Utilizatorul tipic este confortabil care lucrează în Microsoft Excel . De ce nu oferiți utilizatorilor dvs. un instrument pe care ei deja îl cunosc și adăugați o conexiune în mediul SQL Server . Avantajul acestei abordări este că foaia de calcul Excel este întotdeauna actualizată cu datele curente din baza de date din spate. Este tipic pentru utilizatori să pună date în Excel, dar de obicei este un instantaneu al datelor la un moment dat. Acest articol vă va arăta cât de simplu este să configurați o foaie de calcul Excel cu o conexiune la SQL pe care o puteți furniza utilizatorilor.
În acest exemplu, vom folosi baza de date Adventure Works, pe care Microsoft o livrează cu SQL Server 2008.
Dificultate: medie
Timp necesar: 10 minute
Iată cum
- Veți avea nevoie de câteva informații pentru a configura conexiunea Excel la SQL Server.
- Numele serverului SQL - În exemplul nostru, SQL Server este MTP \ SQLEXPRESS.
- Numele bazei de date - Exemplul nostru, folosim baza de date AdventureWorks.
- Tabel sau vizualizare - Mergem după viziunea Sales.vIndividualCustomer.
- Deschideți Excel și creați un registru de lucru nou.
- Faceți clic pe fila Date. Localizați opțiunea "Obțineți date externe" și faceți clic pe "Din alte surse" și alegeți "De la SQL Server". Aceasta deschide "Expertul de conectare la date".
- Completați numele serverului . În acest exemplu, numele serverului este "MTP \ SQLEXPRESS". Setați acreditările de conectare la "Utilizarea autentificării Windows". Cealaltă opțiune ar fi utilizată dacă administratorul bazei de date a furnizat un nume de utilizator și o parolă pentru utilizatorul dvs. Faceți clic pe Următorul. Aceasta afișează "Data Connection Wizard".
- Selectați baza de date ("AdventureWorks" în exemplul nostru) din caseta derulantă "Selectați baza de date care conține datele dorite". Asigurați-vă că este bifată Conectarea la o anumită tabelă. Localizați vizualizarea ("Sales.vIndividualCustomer" în exemplul nostru) din listă și selectați-o. Faceți clic pe Finalizare care afișează caseta de dialog Import date.
- Bifați caseta de selectare a tabelului și alegeți unde doriți să puneți datele (foaia de lucru existentă sau foaia de lucru nouă). Faceți clic pe OK, care creează o listă Excel și importă întreaga tabelă în foaia de calcul.
- Salvați foaia de calcul și trimiteți-le utilizatorului. Lucru frumos despre această tehnică este că utilizatorul dvs. are acces la datele curente oricând au nevoie de el. În timp ce datele sunt salvate în foaia de calcul, există o conexiune la baza de date SQL. Ori de câte ori doriți să actualizați foaia de calcul, faceți clic dreapta pe undeva în tabel și faceți clic pe "Table" și apoi pe "Refresh". Asta e.
sfaturi
- Este foarte important să vă asigurați că utilizatorul este setat corect în SQL Server. Acesta este cauza care provoacă probleme în majoritatea cazurilor, folosind această tehnică.
- Verificați numărul de înregistrări care se află în tabelul sau vizualizarea la care vă conectați. Dacă tabelul are un milion de înregistrări, poate doriți să filtrați acest lucru. Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să închideți serverul SQL.
- În caseta de dialog Proprietăți conexiune, există o opțiune numită "Actualizare date la deschiderea fișierului". Luați în considerare verificarea acestei opțiuni. Când această opțiune este bifată, utilizatorul va avea întotdeauna un set nou de date la deschiderea foii de calcul Excel.
- Luați în considerare utilizarea tabelelor pivot pentru a vernaliza datele.
De ce ai nevoie
- Microsoft Excel 2007
- Date SQL Server, inclusiv serverul, baza de date și tabelul sau vizualizarea