Utilizarea tehnicilor financiare pentru a justifica dobândirea unui activ IT
Justificarea investițiilor IT este o abilitate critică pentru oricine lucrează în tehnologie. Deși multe decizii de investiții IT vor fi luate de conducerea organizației IT, adesea propunerile de echipamente sau servicii noi vor veni de la personalul IT. Este important să înțelegeți terminologia și tehnicile de bază pentru a face un caz să investească într-un nou echipament. Este un lucru de a cere să înlocuiți software-ul biroului de ajutor. Veți auzi probabil că "vom privi în asta - bla bla bla". În mod alternativ, spuneți că "înlocuirea software-ului nostru de help desk va economisi IT $ 35,000 pe an și vă va plăti în 3 ani", veți obține un răspuns mult mai pozitiv din partea managementului IT. Pot să vă asigur de asta.
Acest articol vă va oferi abilitățile de bază necesare pentru a analiza și a crea o evaluare pentru o investiție IT propusă. Trebuie să înțelegeți elementele de bază înainte de a vă arunca adânc în aceste tehnici financiare. Urmăriți articolele viitoare în care voi oferi tehnici analitice mai avansate pentru a justifica o investiție IT în echipamente sau servicii.
Analiza terminologiei de bază a investițiilor IT
Cheltuieli de capital (CAPEX): Capitalul este un termen folosit pentru a distinge o achiziție care are o durată de viață utilă mai mare de un an. De exemplu, atunci când o companie cumpără un laptop pentru un angajat, este de așteptat ca laptopul să dureze 3 sau 4 ani. Contabilii solicită ca acest tip de investiții IT să fie cheltuiți în această perioadă, în loc să fie cheltuiți în anul în care a fost achiziționat. O companie are, de obicei, politici privind durata de viață utilă a echipamentului, precum și o sumă minimă de dolar pentru o cheltuială de capital. De exemplu, o tastatură care costă 50 USD nu va fi considerată capital.
Amortizarea: amortizarea este metoda care este utilizată pentru a împărți cheltuielile unei investiții IT de capital pe durata de viață utilă a achiziției. De exemplu, presupuneți că politica contabilă pentru capital utilizează deprecierea liniară. Aceasta înseamnă că deprecierea va fi aceeași în fiecare an. Să presupunem că cumperi un nou server pentru 3.000 de dolari cu o durată de viață de 3 ani. Amortizarea pentru această investiție IT va fi de 1.000 de dolari pe an, timp de 3 ani. Asta e deprecierea.
Fluxul de numerar: Fluxul de numerar este mișcarea de numerar în și din afacere. Trebuie să înțelegeți diferența dintre numerar și cele fără numerar. De obicei, numerarul este utilizat la calcularea valorii investițiilor IT. Amortizarea este o cheltuială fără numerar, ceea ce înseamnă că activul suport a fost deja plătit, dar răspândiți cheltuielile pe întreaga durată de viață a activului. Achiziția inițială a investiției IT ar fi considerată ieșirea de numerar atunci când se efectuează analize financiare.
Rata de rată: Este o rată utilizată în analiză pentru a ține cont de faptul că un dolar de astăzi este în valoare de mai mult de un dolar în 5 sau 10 ani. Folosind o rată de actualizare în analiza de investiții IT este o metodă de a declara viitorul dolar în termeni de dolari de astăzi. Rata de actualizare în sine este subiectul multor cărți de scriere. Dacă aveți nevoie de o rată de actualizare foarte exactă pentru compania dvs., contactați departamentul de contabilitate. În caz contrar, vom folosi ceva de genul 10%, care reprezintă inflația și rata pe care o companie ar putea să o câștige din banii care nu au fost investiți în echipamentul dvs. IT. Este un fel de cost de oportunitate.
Tehnici de analiză a investițiilor IT
Există multe metode care ajută la evaluarea investițiilor IT (capital). Depinde într-adevăr de tipul investiției pe care o faceți și de maturitatea organizației IT în evaluarea achizițiilor de capital. De asemenea, dimensiunea organizației poate juca un rol. Dar, rețineți că acest lucru nu durează prea mult și chiar dacă lucrați pentru o organizație de dimensiuni mici și mijlocii, acest efort va fi apreciat.
În acest articol, vom examina două tehnici de investiții IT simple. V-aș încuraja să folosiți ambele împreună pentru a spune o imagine mai completă a valorii investiției IT propuse.
- Valoarea actuală netă
- Perioada de repaus
Valoarea actuală netă (NPV)
Valoarea actuală netă este o tehnică financiară care aliniază o serie de fluxuri de numerar în timp și oferă reduceri fiecărei perioade curente. Valoarea actuală netă ține cont de valoarea în timp a banilor. Este tipic să se uite la intrările de numerar și la ieșirile de lichidități pe o perioadă de 3 până la 5 ani și să se reducă intrările nete mai puțin de ieșirea netă într-o singură valoare. În cazul în care numărul este pozitiv, atunci proiectul ar adăuga valoare organizației și, dacă NPV este negativă, ar fi o valoare mai mică a organizației. Puterea reală a analizei VNA este compararea investițiilor IT alternative. NPV oferă o valoare relativă a scenariilor de investiții IT, iar cel cu cea mai mare valoare a NPV este de obicei preluat de celelalte alternative.
Partea dificilă a calculului Valoare actuală netă este numărul real de utilizat în analiză. Pe partea de ieșire a ecuației, puteți utiliza costul total al investiției împreună cu cheltuielile de întreținere și costurile de implementare. Partea de intrare poate fi mai dificil de atins. Dacă investiția IT generează venituri incrementale, acest lucru este destul de drept înainte și puteți utiliza aceste numere în analiza dvs. Atunci când intrările (sau beneficiile) sunt pe partea moale, ceea ce înseamnă că acestea sunt mai subiective, cum ar fi economiile în timp, este mult mai dificil de estimat.
Cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să documentați ipotezele și să mergeți cu intestinul. Să luăm un exemplu în care faceți o investiție IT într-un pachet software de help-desk. Beneficiul unei astfel de investiții este salvarea timpului de către personalul IT și, eventual, creșterea satisfacției din partea comunității de utilizatori. Dacă înlocuiți un pachet de software deja existent, puteți economisi bani în întreținere din acel sistem. Trebuie să distrugeți intrările și ieșirile pentru a efectua o analiză a valorii actualizate nete (NPV) pentru propunerea dvs. de investiții IT.
Intrări: intrările sau avantajele rezultate dintr-o investiție IT pot fi subiective și mai puțin exacte. Adesea, beneficiile unei investiții IT sunt economisirea în timp, satisfacția clienților sau alte numere "moi". Iată câteva exemple de intrări.
- Costurile de întreținere salvate de la software-ul retras
- Timpul salvat de personalul IT datorită creșterii eficienței
- Venituri crescute
Iesiri: iesirile sunt de obicei mai usor de estimat, dar unele pot fi si subiective. Iată câteva exemple de ieșiri.
- Costul software-ului (taxe de licență etc.)
- întreținere
- Costurile externe de implementare
Această imagine mai mare arată o simplă analiză a investițiilor IT folosind analiza Valoare actuală netă (NPV). Excel face acest tip de analiză foarte simplu. De asemenea, are o funcție de calculare a VNA. După cum puteți vedea din imagine, am stabilit intrări și ieșiri pe an și apoi am calculat VAN pe baza ratei de actualizare de 10%.
- Analiza NPV: Screenshot de investiții IT (imagine mare)
Perioada de repaus
Rezultatul analizei perioadei de rambursare indică cât timp necesită investiția IT pentru a recupera costul investiției. Acesta este, de obicei, declarat în ani, dar acest lucru depinde de orizontul de timp al analizei. Perioada de repaus poate fi un simplu calcul, dar numai cu un set foarte simplu de ipoteze. Iată formula pentru calcularea perioadei de rambursare pentru o investiție IT. În general, cu cât perioada de rambursare este mai scurtă, cu atât este mai puțin riscantă investiția IT.
[Costul investițiilor IT] / [Numerar anual al investițiilor IT]
Să ne uităm la scenariul în care achiziționați o bucată de software de comerț electronic pentru 100.000 de dolari. Să presupunem că acest software crește veniturile cu 35.000 $ în fiecare an. Calculul perioadei de returnare ar fi de 100.000 $ / 35.000 $ = 2.86 ani. Deci, această investiție ar plăti pentru sine în doi ani și 10 luni.
Există un dezavantaj semnificativ în calcularea perioadei de rambursare utilizând un set simplu de ipoteze. Este foarte puțin probabil ca veniturile provenite din investiția IT să vină efectiv în mod egal pe o perioadă extinsă de timp. Este mult mai realist pentru fluxul de venituri să fie neuniform. În acest caz, trebuie să vă uitați la creșterea anuală cumulată a veniturilor până când investiția IT inițială este "plătită".
Luați în considerare același exemplu de mai sus. Să presupunem că în anul 1, creșterea netă a veniturilor din investiția în IT este de 17.000 $. În anii 2, 3, 4 și 5 este de 29.000 dolari, 45.000 dolari, 51.000 dolari și 33.000 dolari, respectiv. Deși aceasta este o creștere medie anuală a veniturilor de 35.000 de dolari, Perioada de rambursare este diferită din cauza veniturilor neuniforme generate de această investiție. Perioada de returnare din exemplu este de fapt mai mare de 3 ani, care este mai lungă decât calculul inițial folosind o medie. Privind creșterea cumulată a veniturilor, puteți vedea când este acoperită investiția inițială. În acest exemplu, găsiți doar unde este acoperit costul investiției IT (100.000 $). Puteți vedea că apare între 3 și 4 ani.
Creșterea cumulată a veniturilor:
- Anul 1 - 17.000 de dolari
- Anul 2 - 46.000 de dolari
- Anul 3 - 91.000 de dolari
- Anul 4 - 142.000 dolari
- Anul 5 - 175.000 de dolari
Uitați-vă la exemplul de calcul tabelar Excel de investiții IT pentru formula detaliată pentru calcularea perioadei de rambursare.
Propunerea de investiții IT
În timp ce calculele sunt importante într-o analiză de investiții IT, nu este totul. Vă recomandăm cu insistență să elaborați o propunere în loc să tipăriți foaia de calcul sau să trimiteți prin e-mail rezultatele. Gândiți-vă la CFO-ul dvs. ca public atunci când puneți împreună propunerea. În cele din urmă, dacă se poate ajunge pe biroul ei oricum.
Aș recomanda să începeți propunerea cu un scurt rezumat al investiției IT (capital) pe care o propuneți, urmată de un scurt rezumat în cuvinte al rezultatelor analizei dvs. (împreună cu calculele sumare). În sfârșit, atașați analiza detaliată a foilor de calcul și aveți o propunere profesională pe care șeful dvs. o va aprecia.
Pachetul de propuneri privind investițiile IT ar putea include:
- Rezumat: un paragraf sau două care rezumă investiția IT pe care o propuneți.
- Justificare: un paragraf sau două care rezumă rezultatele analizei dvs. împreună cu tehnica utilizată (includeți un tabel rezumativ)
- Printout: o imprimare curată a foii de calcul Excel prezentând analiza detaliată
Exemplu de foaie de calcul Excel
Foaia de calcul pentru eșantionul Excel are 3 coli, inclusiv:
- rezumat
- Valoarea actuală netă (NPV)
- Calculul plăților
- Analiza investițiilor IT - Excel 97-2003
Dacă aveți întrebări legate de justificarea investițiilor în IT, dați-mi un e-mail sau postare în forumul New Tech.