Introduceți-vă, setați contextul și mențineți-l scurt
Mesageria instant poate fi o metodă de comunicare standard pentru dvs., dar unii oameni încă o consideră intimidantă. Dacă sunteți obișnuiți să trimiteți mesaje text și prietenii și colegii de mesagerie instantanee, este posibil să nu realizați modul în care un text poate părea să iasă din câmpul stâng la un contact nou. Acest tip de surpriză este în special o preocupare într-un context de afaceri. Atunci când utilizați texte în afaceri, păstrați în minte eticheta de mesagerie comună și urmați câteva reguli simple de comportament.
Cereți permisiunea de a trimite un mesaj text
Persoana pe care doriți să o trimiteți a fost de acord să fie contactată în acest mod? Nu presupuneți că toată lumea poartă în permanență un telefon mobil pentru a primi mesaje text sau că este online pentru a accesa mesaje instant prin intermediul unei rețele, Facebook sau alte programe de mesagerie instantanee. Adresați-vă personal sau într-o conversație telefonică modul în care persoanele preferă să fie contactate. S-ar putea să descoperiți că au un plan de mesaje text limitat sau că utilizarea IM este descurajată la stațiile lor de lucru.
Vă prezentați când trimiteți un mesaj inițial
Introduceți-vă în mesajul dvs. și faceți-l scurt. În timp ce numele, pseudonimul sau numărul de telefon se pot afișa, în funcție de metoda de trimitere pe care o utilizați, destinatarul vă vede textul în afara contextului. Porniți mesajul cu un intro și un cadru de referință, cum ar fi:
- "Eu sunt Joan Smith de la XYZ Consultants. Aveți timp să discutați săptămâna trecută întrebarea pe care mi-ați adresat-o la telefon?"
- "Este Brad Jones din contabilitate, am o întrebare cu privire la cererea dvs. de rambursare. Aveți timp să răspundeți acum, sau ar trebui să vă sun mai târziu?"
Procedând astfel, evitați ca mesajul dvs. să pară o întrebare aleatorie și eventual greșit direcționată de la o persoană pe care destinatarul o poate aminti doar vag sau deloc.
În timp ce multe programe de mesagerie instant au o arhivă care le permite oamenilor să afle cine sunteți și despre ce ați vorbit în trecut, este de obicei o idee bună să vă prezentați și mai succint în conversațiile ulterioare, mai ales dacă v-ați schimbat porecla sau numărul de telefon.
Păstrați primul mesaj al unui șir de caractere
Începeți cu introducerea și contextul numai până când persoana răspunde. În caz contrar, puteți să compuneți și să trimiteți un mesaj detaliat care nu este văzut niciodată. Aceasta este o practică bună pentru toate șirurile de mesaje.
Urmați politicos dacă nu primiți niciun răspuns
Trimiterea unui mesaj text sau a unui IM și lipsa unui răspuns poate însemna mai multe lucruri. Persoana ar putea să vă ignore, însă persoana mai probabil nu monitorizează telefonul sau computerul pentru a vă vedea mesajul. După o perioadă adecvată de timp, urmați un mesaj suplimentar, dar încercați să contactați persoana respectivă prin e-mail sau prin telefon. După caz, puteți să vă opriți și de biroul persoanei.
Aceste protocoale revin la modul în care oamenii preferă să fie contactați. În timp ce mesajele pot fi singura modalitate de comunicare, nu este prima alegere a fiecăruia. Dacă doriți să aveți relații productive de muncă, înțelegeți și respectați faptul că oamenii au preferințe diferite.