Dacă sunteți proprietar sau manager de magazin, știți deja exact cât de important este să aveți baza de date potrivită. De la inventar și transport la angajați și clienți, știi că chiar și o zi lentă implică o mulțime de întreținere a datelor. Întrebarea reală este ce tip de bază de date aveți nevoie? Sperăm că nu ați încercat să mențineți aceste informații în Microsoft Excel. Dacă aveți, vă recomandăm să începeți cu o bază de date de bază, cum ar fi Microsoft Access, astfel încât să puteți transfera cu ușurință datele în baza de date.
Tipul și mărimea magazinului pe care îl conduceți face o mare diferență în ce fel de bază de date are cel mai mult sens. Dacă magazinul dvs. este stabilit periodic pe piețele fermierului, atunci aveți nevoi foarte diferite de un magazin de cărămidă și mortar. Dacă vindeți alimente, va trebui să urmăriți datele de expirare ca parte a inventarului. În cazul în care magazinul dvs. de comerț cu amănuntul este online, atunci va trebui să urmăriți taxe, informații de expediere și revizuire. Cu toate acestea, există o serie de lucruri pe care toate magazinele le au în comun, cum ar fi inventarul și fluxul de numerar. Pentru a vă ajuta să determinați cea mai bună bază de date pentru nevoile dvs. specifice, iată câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare.
Informații pentru a urmări în baza de date
Rularea unui magazin de vânzare cu amănuntul presupune urmărirea a numeroase aspecte diferite. Nu numai că trebuie să țineți cont de inventar, trebuie să vă asigurați că aveți suficiente modalități de a afișa bunurile (cum ar fi coșurile, umerasele, standurile și cazurile), livrările pentru a arăta prețul mărfurilor, facturile, informații de vânzări și informații despre clienți. Există multe de urmărit, iar bazele de date vă fac mult mai ușor să gestionați magazinul.
Magazinele online pot fi greu de gestionat, deoarece există mult mai mult pe care trebuie să le urmăriți, cum ar fi transportul maritim. O bază de date face mult mai ușor să se ocupe de toate aceste aspecte diferite fără a fi nevoie să vă referiți în mod constant la client sau istoricul vânzărilor. Puteți chiar să exportați informații, cum ar fi rapoartele, și să le încărcați în baza de date, astfel încât să nu trebuiască să vă confruntați cu problemele legate de introducerea manuală.
Decizia de a cumpăra sau de a construi
Indiferent dacă ar trebui să cumpărați sau să construiți o bază de date, este întrebarea mare și depinde în întregime de dimensiunea afacerii dvs. și de locul în care doriți să o luați. Dacă începeți doar și aveți timp pe mâini (dar o sumă foarte limitată de bani), construirea unei baze de date proprii este o modalitate excelentă de ao face specific nevoilor dvs. unice. Acest lucru este valabil în special dacă începeți doar un magazin online. Dacă începeți baza de date chiar înainte de a vă deschide magazinul online de vânzare cu amănuntul, veți avea o înțelegere mai bună a inventarului dvs. și a punctului dumneavoastră de început. Acestea sunt date fantastice pentru a avea acces ușor la un sezon de taxe vamale și vă ajută să rămâneți pe lista inventarului dvs., precum și datele clientului.
Dacă aveți o afacere mai mare, mai ales ceva de genul unei francize, cumpărarea unei baze de date va funcționa mai bine pentru dvs. Vă va ajuta prin toate lucrurile pe care altfel le-ați putea uita. Cotele sunt, nu veți avea timp să creați și să gestionați baza de date, deci este mai bine să aveți toate bazele acoperite. Puteți face mereu propriile modificări pe măsură ce mergeți.
Găsirea programului corect de bază de date
Dacă vă decideți să cumpărați un program de baze de date , veți avea nevoie să petreceți o mare cantitate de timp în cercetarea diferitelor opțiuni . Există o gamă largă de tipuri de magazine de vânzare cu amănuntul, iar piața bazei de date se adaptează nevoilor unice ale acestor tipuri diferite. Dacă lucrați cu produse și produse alimentare, aveți nevoie în mod clar de ceva care vă ajută să urmăriți obiecte perisabile. Dacă aveți un magazin de bijuterii, va trebui să puteți urmări asigurarea pieselor valoroase. Pentru magazinele care au o prezență online și o instalație de cărămidă și mortar, aveți nevoie de ceva care acoperă o mulțime de unghiuri diferite pentru inventar, taxe, impozite și aspecte administrative ale afacerii. Dacă vindeți dintr-un anumit element, va trebui să știți din timp, astfel încât să puteți marca imediat vândut-o pentru porțiunea online a magazinului.
Înainte de a începe, gândiți-vă la tot ceea ce va trebui să urmăriți, apoi asigurați-vă că bazele de date pe care le considerați au acele elemente ca un minim. Există o mulțime de baze de date pe piață, astfel încât ar trebui să puteți obține tot ce aveți nevoie pentru o rată foarte rezonabilă.
Crearea bazei de date proprii
Dacă intenționați să creați o bază de date proprie, va trebui să stabiliți ce program doriți să utilizați. Microsoft Access tinde să fie programul pentru că este puternic și relativ ieftin. Aveți posibilitatea să importați și să exportați date din celelalte software-uri Microsoft (ceea ce este foarte util dacă ați urmărit informații în Excel). De asemenea, puteți încărca e-mailurile, scrisorile de vânzări și alte documente (atât din Word și Outlook) în baza de date, cât și în șabloane. Accesul are avantajul suplimentar de a avea un număr considerabil de șabloane și fișiere gratuite , astfel încât să nu trebuiască să începeți complet de la zero. Puteți să alegeți un șablon gratuit, apoi să efectuați modificările necesare, astfel încât baza de date să includă tot ce aveți nevoie.
Importanța întreținerii
Indiferent de modul în care achiziționați baza de date, va trebui să o mențineți pentru ca baza de date să continue să vă fie utilă. Dacă nu țineți pasul cu lucruri cum ar fi inventarul, adresele, modificările în facturare sau totalurile de vânzări, baza de date se termină doar ca un alt element fără scop. Gândiți-vă la datele dvs. în același mod în care vă gândiți la contabilitatea dvs. Dacă nu țineți pasul cu toate tranzacțiile și schimbările, vă va aduce probleme. Nu trebuie să aveți o persoană IT care să o gestioneze la început, deși poate fi extrem de utilă. Cu toate acestea, cu cât este mai mare magazinul dvs., cu atât mai mult timp va trebui să vă dedicați menținerii și gestionării datelor.