Cum se asigură fișierele Microsoft Office

În funcție de versiunea Microsoft Office pe care o utilizați, aceasta poate conține o varietate de aplicații. Oferta de bază conține de obicei Word, Excel, PowerPoint și Outlook. PowerPoint nu pare să ofere nici o securitate inerentă, dar Word, Excel și Outlook furnizează un anumit nivel de criptare.

Securizarea documentelor Word

Pentru documentele Microsoft Word (Word 2000 și mai noi), puteți alege un nivel mai ridicat de securitate atunci când salvați un fișier. Mai degrabă decât să faceți clic pur și simplu pe "Salvați", faceți clic pe Fișier , apoi pe Salvează ca și urmați acești pași:

1. Faceți clic pe Instrumente din colțul din dreapta sus al casetei de dialog pentru salvarea fișierelor
2. Faceți clic pe opțiunile de securitate
3. Caseta Opțiuni de securitate oferă o varietate de opțiuni:
   • Puteți introduce o parolă în caseta de lângă Parolă pentru a deschide dacă doriți ca fișierul să fie complet inaccesibil fără parola
   • În Word 2002 și 2003, puteți să faceți clic pe butonul Advanced de lângă caseta de parolă pentru a alege un nivel mai ridicat de criptare care este chiar mai greu de trecut
   • Puteți introduce o parolă în căsuța de lângă Parola pentru a modifica dacă este OK pentru alții să deschidă fișierul, dar doriți să restricționați cine poate modifica fișierul
4. Partea de jos a casetei Opțiuni de securitate oferă și câteva opțiuni pentru a proteja confidențialitatea documentului:
   • Eliminați informațiile personale din proprietățile fișierelor pe care le salvați
   • Avertizați înainte de a imprima, salva sau trimite un fișier care conține modificări sau comentarii trimise
   • Stocați un număr aleatoriu pentru a îmbunătăți precizia îmbinării
   • Faceți marcajul ascuns vizibil când deschideți sau salvați
5. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta Opțiuni securitate
6. Selectați un nume pentru fișierul dvs. și faceți clic pe Salvați

Securizarea fișierelor Excel

Excel oferă un stil de protecție foarte asemănător cu Microsoft Word. Doar faceți clic pe File , Save As și urmați acești pași:

1. Faceți clic pe Instrumente din colțul din dreapta sus al casetei de dialog pentru salvarea fișierelor
2. Faceți clic pe Opțiuni generale
3. Puteți introduce o parolă în caseta de lângă Parolă pentru a deschide dacă doriți ca fișierul să fie complet inaccesibil fără parola
   • Puteți să faceți clic pe butonul Avansat de lângă caseta de parolă pentru a alege un nivel mai ridicat de criptare, care este chiar mai greu de trecut
4. Puteți introduce o parolă în căsuța de lângă Parola pentru a modifica dacă este OK pentru alții să deschidă fișierul, dar doriți să restricționați cine poate modifica fișierul
5. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta Opțiuni generale
6. Selectați un nume pentru fișierul dvs. și faceți clic pe Salvați

Securizarea fișierelor Outlook PST

Semnarea digitală și criptarea digitală a mesajelor de poștă electronică de intrare sau de ieșire și a fișierelor atașate acestora reprezintă o problemă totală separată care va fi explicată încă o dată. Cu toate acestea, dacă se întâmplă să exportați date din folderele Microsoft Outlook într-un fișier PST, puteți adăuga protecție pentru a vă asigura că datele nu sunt accesibile altor persoane. Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe Fișier
2. Selectați Import și export
3. Selectați Exportați într-un fișier și faceți clic pe Următorul
4. Selectați fișierul Dosar personal (.pst) și faceți clic pe Următorul
5. Alegeți dosarul sau directoarele pe care doriți să le exportați (și selectați caseta pentru a include subfoldere dacă doriți) și apoi faceți clic pe Următorul
6. Alegeți o cale de ieșire și un nume de fișier și selectați una dintre opțiunile pentru fișierul dvs. de export, apoi faceți clic pe Terminare
   • Înlocuiți duplicatele cu articolele exportate
   • Permiteți crearea de elemente duplicate
   • Nu exportați elemente duplicate
7. Sub Setare criptare , alegeți una dintre următoarele opțiuni
   • Nu există criptare
   • Se criptează criptarea
   • Înaltă criptare
8. În partea de jos a ecranului, introduceți o parolă pentru a deschide fișierul PST criptat (trebuie să introduceți aceeași parolă în ambele casete pentru a verifica dacă ați scris parola așa cum ați intenționat, altfel s-ar putea să nu vă puteți deschide propria parolă fişier)
   • Selectați dacă doriți sau nu să salvați această parolă și în lista de parole
9. Faceți clic pe OK pentru a finaliza exportarea fișierelor

(Editat de Andy O'Donnell)