Cum se creează o diagramă Gantt în Foi de calcul Google

Un instrument popular pentru gestionarea proiectelor, diagramele Gantt oferă o defalcare cronologică și ușor de citită a sarcinilor completate, actuale și viitoare, precum și a cărora le sunt alocate, împreună cu datele de început și de sfârșit. Această reprezentare grafică a unui program oferă o vizualizare la nivel înalt a progresului înregistrat și evidențiază eventualele dependențe potențiale.

Foi de calcul Google oferă posibilitatea de a crea grafice detaliate Gantt chiar în foaia dvs. de calcul, chiar dacă nu ați avut experiență trecută cu formatul unic. Pentru a începe, urmați instrucțiunile de mai jos.

01 din 03

Crearea programului dvs. de proiect

Înainte de a vă scufunda în crearea graficului Gantt, mai întâi trebuie să definiți sarcinile proiectului împreună cu datele corespunzătoare într-un tabel simplu.

1. Lansați Foi de calcul Google și deschideți o foaie de calcul nouă.
2. Alegeți o locație potrivită în partea de sus a foii de lucru necompletate și introduceți următoarele nume de titluri în același rând, fiecare în propria lor coloană, așa cum se arată în captura de ecran însoțitoare: Data începerii , Data de încheiere , Numele sarcinii . Pentru a vă face mai ușoare mai târziu în tutorial, vă recomandăm să utilizați aceleași locații pe care le-am utilizat în exemplul nostru (A1, B1, C1).
3. Introduceți fiecare dintre sarcinile proiectului împreună cu datele corespunzătoare din coloanele corespunzătoare, utilizând câte rânduri este necesar. Acestea ar trebui să fie listate în ordinea apariției (de sus în jos = primul până la ultimul) și formatul datei ar trebui să fie după cum urmează: MM / DD / AAAA.
4. Alte aspecte de formatare ale tabelului dvs. (granițe, umbrire, aliniere, stilul fontului etc.) sunt pur arbitrare în acest caz, deoarece scopul nostru principal este să introduceți datele care vor fi folosite de o diagramă Gantt mai târziu în tutorial. Depinde de dvs. dacă doriți sau nu să faceți alte modificări, astfel încât masa să fie mai atrăgătoare. Dacă faceți acest lucru, este important însă ca datele să rămână în rândurile și coloanele corecte.

02 din 03

Crearea unei tabele de calcul

Doar introducerea datelor de începere și de sfârșit nu este suficientă pentru a face o diagramă Gantt, deoarece aspectul său se bazează în mare măsură pe timpul efectiv care trece între aceste două etape importante. Pentru a face față acestei cerințe, trebuie să creați un alt tabel care calculează această durată.

1. Derulați în jos mai multe rânduri din tabela inițială pe care am creat-o mai sus.
2. Introduceți următoarele nume de titluri în același rând, fiecare în propria coloană, după cum se arată în captura de ecran însoțitoare: Nume sarcină , Ziua de începere , Durata totală .
3. Copiați lista de sarcini de la primul dvs. tabel în coloana Nume sarcină , asigurându-vă că sunt listate în aceeași ordine.
4. Introduceți următoarea formulă în coloana Ziua de începere pentru prima dvs. sarcină, înlocuind "A" cu litera de coloană care conține data de început în primul tabel și "2" cu numărul rândului: = int (A2) -int ($ A $ 2 ) . Apăsați tasta Enter sau Return când ați terminat. Celula trebuie să afișeze numărul zero.
5. Selectați și copiați celula în care tocmai ați introdus această formulă, fie utilizând o comandă rapidă de la tastatură, fie Editați -> Copiere din meniul Foi de calcul Google.
6. Odată ce formula a fost copiată în clipboard, selectați toate celulele rămase din coloana Ziua de începere și lipiți utilizând o comandă rapidă de la tastatură sau Editați -> Lipire din meniul Foi de calcul Google. Dacă este corect copiată, valoarea Zilei de Start pentru fiecare activitate ar trebui să reflecte numărul de zile de la începutul proiectului, care este setat să înceapă. Puteți valida că formula " Ziua de start" din fiecare rând este corectă prin selectarea celulei corespunzătoare și asigurându-vă că este identică cu formula tastată în pasul 4, cu o excepție notabilă, că prima valoare (int (xx)) se potrivește cu celula corespunzătoare locația în primul tău tabel.
7. Următoarea este coloana Durata totală , care trebuie să fie populate cu o altă formulă care este puțin mai complicată decât cea anterioară. Introduceți următoarele în coloana Total Duritate pentru prima dvs. sarcină, înlocuind referințele locației celulare cu cele corespunzătoare primului tabel din foaia de calcul efectivă (similar cu ceea ce am făcut în pasul 4): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Apăsați tasta Enter sau Return când ați terminat. Dacă aveți probleme care determină locațiile celulelor care corespund foii dvs. de calcul, următoarea formulă cheie ar trebui să ajute: (data de încheiere a activității curente - data de începere a proiectului) - (data de începere a activității curente - data de începere a proiectului).
8. Selectați și copiați celula în care tocmai ați introdus această formulă, fie utilizând o comandă rapidă de la tastatură, fie Editați -> Copiere din meniul Foi de calcul Google.
9. Odată ce formula a fost copiată în clipboard, selectați toate celulele rămase din coloana Durată totală și lipiți utilizând o comandă rapidă de la tastatură sau Editați -> Lipire din meniul Foi de calcul Google. Dacă este corect copiată, valoarea Durata totală pentru fiecare activitate ar trebui să reflecte numărul total de zile dintre datele de începere și de sfârșit.

03 din 03

Crearea unei diagrame Gantt

Acum că sarcinile dvs. sunt în vigoare, împreună cu datele și durata lor corespunzătoare, este timpul să creați o diagramă Gantt.

1. Selectați toate celulele din tabelul de calcul, inclusiv anteturile.
2. Alegeți opțiunea Inserare din meniul Foi de calcul Google, care se află în partea de sus a ecranului, direct sub titlul foii de lucru. Când apare meniul derulant, selectați Diagrama .
3. Se va afișa o nouă diagramă intitulată Ziua de începere și durata totală . Selectați această diagramă și glisați-o astfel încât afișajul să fie poziționat deasupra sau lângă cel al tabelelor pe care le-ați creat, spre deosebire de suprapunerea acestora.
4. În plus față de noua diagramă, interfața Editorului grafic va fi vizibilă și în partea dreaptă a ecranului. Selectați Tipul de diagramă , aflat în partea de sus a filei DATE .
5. Derulați în jos până la secțiunea Bara și alegeți opțiunea din mijloc, Diagrama cu bare stivuite . Veți observa că aspectul diagramei dvs. sa modificat.
6. Selectați fila CUSTOMIZARE din Editorul de grafice .
7. Alegeți secțiunea Seria astfel încât aceasta să se prăbușească și să afișeze setările disponibile.
8. În meniul derulant Aplicați la , selectați Start zi .
9. Faceți clic sau atingeți opțiunea Culoare și alegeți Nici una .
10. Diagrama dvs. Gantt este acum creată și puteți vizualiza cifrele individuale de început și de durată totală trecând cu mouse-ul peste zonele lor respective din grafic. De asemenea, puteți face orice alte modificări pe care le doriți prin intermediul Editorului de grafice - precum și prin tabelele pe care le-am creat - inclusiv datele, numele sarcinilor, titlul, schema de culori și multe altele. Dacă faceți clic dreapta oriunde în cadrul diagramei, se va deschide și meniul EDIT , care conține un număr de setări personalizabile.