E-mailurile lungi pot părea intimidante și o lungă secvență de paragrafe lungi, care pot include și fraze lungi care nu par să se oprească, dar nu par să meargă nicăieri - propoziții pline de cuvinte străine care adaugă puțin semnificației, dar servesc confundă cu interpretări posibile și uneori conflictuale - poate face ca destinatarul să citească mai puțin decât dacă mesajul ar fi fost doar, uh, aproximativ 3 propoziții - trei fraze pline, concis și precise - lungi.
Dacă nu ați citit paragraful de mai sus, ați înțeles.
Păstrați scurte e-mailuri
De aceea este de obicei o idee bună
- păstrați e-mailurile cât mai scurte posibil.
Desigur, acest lucru nu înseamnă că ar trebui să tăiați mesajele cu orice preț.
Scrieți la fel de necesar
Scrieți cât mai mult timp și cât este necesar și potrivit. Este mai important ca e-mailurile de afaceri să fie succinte.
E-mailurile personale pot fi florale și lungi. Pentru claritate, cuvintele mai puține și mai simple sunt încă mai bune.
Utilizați punctele Bullet
Dacă aveți multe de scris:
- Împărțiți mesajul în punctele de glonț.
- Începeți fiecare punct cu un rezumat concis al acțiunii pe care doriți să o luați.
- Asigurați-vă că informațiile importante nu sunt ascunse în carnea mesajului dvs. sau al oricărui punct al glonțului .
O acțiune pe mesaj
Nu strângeți împreună nimic de care aveți nevoie sau doriți să îi spuneți unui destinatar un mesaj. În special:
- Începeți un nou mesaj pentru fiecare acțiune majoră solicitată de la destinatar.
Acest lucru facilitează destinatarului să-și gestioneze e-mailurile și să completeze acțiunile necesare. Prin stabilirea unui precedent, sunt șanse să adopte aceeași metodă pentru mesaje - și veți avea un timp mai ușor de a tăia e-mailuri, de asemenea.