Puteți trece prin toate e-mailurile prin limitarea cantității de e-mail pe care trebuie să o rezolvați în orice moment.
Dacă aveți mesaje de mai mult de o zi ...
... în căsuța poștală, "rezolvarea fiecărui mesaj în momentul în care acesta sosește" -proiectul nu funcționează pentru dvs.
Nu e vina ta. Această abordare poate funcționa numai pentru cei care au un singur loc de muncă de a răspunde la e-mailuri cât mai repede posibil.
Din fericire, un bulevard ușor diferit vă permite să lucrați neîntrerupt prin e-mail, să răspundeți încă într-un timp rezonabil, să nu aveți e-mailuri restante de luni și să scăpați de restanțele de e-mail.
Obțineți și rămâneți pe partea de sus a e-mail-ul dvs. cu ușurință de a face cu ea mâine
Pentru a obține un grip pe adresa dvs. de e-mail:
- Ia-ți ochii din cutia poștală .
- Asigurați-vă că verificarea automată a e-mailurilor și noile anunțuri de e-mail sunt dezactivate.
- Faceți-vă cu toată corespondența care a sosit ieri , în cât mai multe loturi pe care le considerați potrivite.
- Cu cât sunt mai puține loturi, cu atât mai bine. Dacă tratați toate mesajele de ieri dintr-o dată, este posibil să fi petrecut cel mai puțin timp și efort pe el.
- Programați timpul pentru procesarea e-mailurilor .
- Se ocupă cu mesajele în ordine.
- Dacă un mesaj necesită cercetare, programați căutarea pentru ziua de mâine și lăsați-o pe expeditor să știe că veți reveni la ele. Dacă este nevoie de mai multă muncă, planificați o perioadă mai lungă.
- Asigurați-vă că puteți găsi mesajul original când lucrarea este terminată. Expeditorul și, cel mai important, data notată împreună cu sarcina ar trebui să fie de ajuns. În Mac OS X Mail , puteți utiliza, de asemenea, LinkABoo .
- Puteți utiliza un folder inteligent care afișează numai mesajele sosite ieri, aplicați steaguri (de exemplu, zilele de etichetare în culori alternante, de exemplu) sau utilizați sortarea după data sosirii.
- Puteți verifica periodic căsuța poștală pentru toate e-mailurile care necesită acțiuni urgente .
Dacă munca dvs. o cere, procesați corespondența mai des decât zilnic - de trei ori pe zi, de exemplu. Indiferent de perioada pe care o alegeți, elementul esențial este că lista de e-mailuri este închisă pentru intrările noi în timp ce lucrați la ea.
De ce procesează zilnic primirea e-mailului de e-mail?
Cu excepția cazului în care trebuie să vă ocupați de corespondența mai frecvent, vă invit să încercați zilnic procesarea. Are avantaje suplimentare:
- Nu stabiliți în mod întâmplător precedentul de a răspunde imediat, un angajament care nu poate fi îndeplinit.
- Un program zilnic este ușor de ținut și de amintit.
- Puteți alege ora perfectă a zilei pentru fiecare tip de mesaj.
Manipulați cu ușurință cele mai ușoare e-mailuri!
Chiar dacă acest lucru nu este în mod normal stilul tău,
- nu experimentați să obțineți mai întâi cele mai ușoare mesaje.
Odată ce ați ajuns la cele mai provocatoare e-mail-uri, progresul constant le-a imbunatatit deja un pic. Dacă ați scanat rapid complicat înainte de a se aventura cu ușurință, ați petrecut ceva timp și veniți cu soluții.
Ce Dacă Mi-ar lipsi o zi Empty My Inbox?
Dacă vă pierdeți câteva zile datorită călătoriilor sau vacanțelor, nu e mare lucru.
- Să se ocupe de e-mailuri ca și când ar fi sosit ieri.
Adesea, trecerea prin două zile sau chiar o săptămână de e-mail nu are nevoie de tot mai mult timp și efort decât de manipulare într-o zi.
Dacă grămada de e-mail-uri este atât de mare încât nu puteți face față într-o singură zi, permiteți-vă o altă strategie să vă ajute:
Cum să ștergeți un backlog de e-mail
Pentru a scăpa de un eșantion de e-mail-uri:
- Creați un nou dosar.
- Mutați toate e-mailurile restante din căsuța dvs. poștală în dosarul respectiv.
- În fiecare zi și înainte de orice altceva, faceți ceva cu cel puțin unul din mesajele din dosarul restante.
- Nu trebuie să răspunzi. Nu trebuie să o depuneți. Fă ceva, totuși. Căutați un site care vă poate ajuta să răspundeți, de exemplu. Sau căutați adresa de e-mail (sau numărul) a cuiva care vă poate ajuta.
- În anumite zile, veți face acest lucru minim. Grozav! În multe altele, vă veți ocupa de o grămadă de mesaje dintr-o dată. Grozav!
- Utilizați toate e-mailurile noi ca mai sus.
Am învățat aceste strategii de la Mark Forster's Do It Tomorrow și alte secrete ale managementului timpului (comparați prețurile), o carte excelentă dacă doriți să obțineți totul și să aveți încă timp să jucați (comparați prețurile) -Mark Forster gestionarea timpului.