Configurarea unui răspuns automat în Outlook în Outlook

Configurați un răspuns de vacanță în afara biroului în Outlook și programul va răspunde la orice mesaje de e-mail noi pe care le primiți în timp ce vă aflați departe.

Luarea e-mail-ului cu tine este ușoară; Ce este greu este lăsându-l în spate

Oriunde te duci, luând toate e-mail-urile cu tine într-un pachet mic, la îndemână este ușor. Lăsându-l în urmă pe un computer mare, voluminos este greu și, adesea, obișnuit să facă.

Dacă vă place să vă simțiți sănătoși, Outlook este aici pentru a vă ajuta: în timp ce faceți o vacanță din depresiunea zilnică de e-mail, Outlook va răspunde în mod automat la mesajele primite - luând acea povară de pe umeri chiar și după ce vă întoarceți.

Desigur, Outlook nu ar putea răspunde niciodată într-un mod coerent, convingător și concis așa cum ați putea personal, dar acesta va răspunde cu sârguință, permițând expeditorilor să știe că sunteți în afara biroului, poate când vă veți întoarce și dacă ar trebui să- (dacă este încă relevantă) sau direcționați-le către un alt contact pentru probleme care necesită un răspuns mai rapid.

Configurați o retragere automată a mesajului Vacation Out-Office în Outlook pentru un cont POP și IMAP

Pentru a configura un automat în Outlook pentru un cont de e-mail IMAP sau POP (pentru Exchange, vezi mai jos), mai întâi configurați mesajul utilizat pentru răspuns:

1. Creați un mesaj nou (faceți clic pe E-mail nou ) în Outlook.
2. Introduceți subiectul și mesajul dorit pentru răspunsul automat de la birou.
   • Dacă este posibil și relevant, includeți în cazul în care persoanele care trimit prin poștă vă puteți aștepta la un răspuns personal sau dacă ar trebui să aștepte un răspuns. Ar putea fi ceva timp după ce te-ai întors.
   • De asemenea, puteți adăuga destinatarii Cc: și Bcc: pentru a primi o copie a fiecărui răspuns automat.
   • Dacă configurați răspunsul automat de ieșire din birou pentru a fi trimis ca răspuns la toate mesajele primite (în loc de numai mesajele din contactele selectate), luați în considerare faptul că dezvăluirea prea multor informații în mod liber reprezintă un risc .
3. Faceți clic pe Fișier (sau FILE ).
4. Selectați Salvare ca pe foaia care apare.
5. Asigurați-vă că este selectat Șablon Outlook sub Save as type:.
6. Opțional, introduceți un nume de șablon sub Numele fișierului: (Outlook a ales subiectul șablonului implicit).
7. Dați clic pe Salvați .

Continuați să creați regula de auto-responder din birou în Outlook:

1. Faceți clic pe File (sau FILE ) din vizualizarea Outlook Mail.
2. Asigurați-vă că este deschisă categoria Info .
3. Faceți clic pe Gestionați regulile și alertele din secțiunea Informații de cont .
4. Asigurați-vă că vă aflați în fila Reguli de e-mail din fereastra Reguli și Avertizări .
5. Acum, asigurați-vă că contul pentru care doriți să creați răspunsul la vacanță este selectat în Aplicați modificările la acest dosar :.
   • Puteți aplica regula cu ușurință tuturor conturilor dvs. vedeți mai jos, pasul 21.
6. Faceți clic pe Regula nouă ...
7. Asigurați-vă că este aplicată regulă Aplicare pe mesajele pe care le primesc în secțiunea Începeți de la o regulă goală .
8. Faceți clic pe Următorul> .
9. Asigurați-vă că În cazul în care numele meu este în caseta Către este bifată la Pasul 1: Selectați condiția (condițiile) .
   • Puteți lăsa toate casetele necontrolate și puteți efectua răspunsul la răspuns automat la răspunsul la toate mesajele primite, sau puteți verifica Unde numele meu este în caseta În sau Cc pentru a include e-mailuri de care nu sunteți decât un destinatar Cc:
10. Faceți clic pe Următorul> .
11. Asigurați-vă că ați verificat răspunsul utilizând un șablon specific la Pasul 1: Selectați acțiunea (acțiunile) .
12. Faceți clic pe un șablon specific la Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată) .

1. Asigurați-vă că șabloanele utilizatorilor din sistemul de fișiere sunt selectate sub Look In:.
2. Evidențiați șablonul creat înainte.
3. Faceți clic pe Deschideți .
4. Acum faceți clic pe Următorul> .
5. Asigurați-vă că, cu excepția cazului în care este efectuat un răspuns automat, este verificat pasul 1: Selectați excepția (dacă este necesar) .
6. Faceți clic pe Următorul> .
7. Introduceți numele dorit pentru filtrul dvs. care răspunde automat la Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă .
8. Asigurați-vă că este activată opțiunea Activarea acestei reguli pentru a permite răspunsul vacant imediat; puteți debifa Activarea acestei reguli , desigur, și implicarea automată a răspunsului numai atunci când este necesar.
   • Pentru a activa filtrul în orice moment, deschideți fereastra Reguli și Avertizări ca mai sus și asigurați-vă că regula responderului de vacanță este verificată în fila Reguli e-mail .
9. Opțional, activați Creați această regulă pentru toate conturile .
   • Rețineți însă că este posibil ca filtrele să nu funcționeze cu anumite tipuri de cont (pentru care Outlook nu le va crea chiar și cu această casetă bifată).
10. Faceți clic pe Finalizare .
11. Faceți clic pe OK .

Dezactivați o regulă de răspuns la vacanțele Outlook

Pentru a dezactiva un auto-răspuns în afara biroului pe care l-ați configurat (și l-ați activat) în Outlook:

1. Selectați Fișier (sau FILE ) în vizualizarea Outlook Mail.
2. Accesați categoria Info .
3. Faceți clic pe Gestionați regulile și alertele (lângă Reguli și alerte ).
4. Asigurați-vă că ați selectat fila Reguli e-mail .
5. Selectați contul pentru care doriți să dezactivați răspunsul automat selectat sub Aplicați modificările în acest dosar: ( Va trebui să dezactivați răspunsul la vacanțe pentru fiecare cont separat.)
6. Asigurați-vă că regula de răspuns automat pe care ați creat-o pentru a activa răspunsul nu este bifată în lista de reguli.
7. Faceți clic pe OK .

O alternativă: add-on-uri pentru respondenții de vacanță din Outlook

În loc să stabiliți manual o regulă în Outlook, puteți utiliza un instrument precum Email Responder (FreeBusy) sau Manager automat de răspunsuri. De obicei, aceste instrumente sunt, de asemenea, inteligente cu privire la trimiterea numai a răspunsurilor automate necesare în afara biroului.

Luați în considerare faptul că Outlook în sine va trimite doar un răspuns automat la fiecare adresă o dată pe sesiune; un al doilea răspuns automat poate fi trimis numai după închiderea și deschiderea Outlook. De asemenea, Outlook nu va răspunde automat la un expeditor cu două mesaje diferite.

Creați un răspuns automat de vacanță în afara biroului în Outlook pentru un cont Exchange

Dacă utilizați Outlook cu un cont Exchange, aveți posibilitatea să configurați un răspuns automat de la birou direct la server:

1. Faceți clic pe FILE în fereastra principală Outlook.
2. Deschideți categoria Info .
3. Faceți clic pe Răspunsuri automate .
4. Asigurați-vă că este selectată opțiunea Trimitere automată a răspunsurilor .
5. Pentru ca auto-răspunsul să pornească și să se oprească automat:
   1. Asigurați-vă că trimiteți numai în acest interval de timp: este bifată.
   2. Selectați data și ora dorită pentru a porni automat răspunsul la ora de începere:.
   3. Alegeți data și ora de încheiere dorită la ora Sfârșit:.
6. Introduceți mesajul răspunsului automat de la birou în cadrul Organizației mele .
   • Acest e-mail va fi trimis persoanelor din compania dvs.
7. Pentru a trimite răspunsuri automate și persoanelor din afara companiei dvs.:
   1. Deschideți fila Outside My Organization .
   2. Asigurați-vă că este verificat Răspuns automat la persoane din afara organizației dvs. dacă sunteți în regulă cu riscurile de securitate implicate .
   3. Introduceți mesajul trimis persoanelor din afara companiei dvs.
8. Faceți clic pe OK .

Pentru a menține răspunsurile extraordinar din partea centrului pe un server Exchange (inclusiv șabloanele care conțin câmpuri îmbinate cu Active Directory), puteți încerca Managerul Out-of-Office Symprex.

(Testați cu Outlook 2013 și Outlook 2016)