Etichetele Microsoft Word facilitează găsirea și organizarea documentelor
Etichetele Microsoft Word adăugate în documente vă pot ajuta să organizați și să găsiți fișiere de documente atunci când aveți nevoie de ele.
Etichetele sunt considerate metadate, la fel ca proprietățile documentului, dar etichetele nu sunt salvate împreună cu fișierul dvs. de documente. În schimb, aceste etichete sunt gestionate de sistemul de operare (în acest caz Windows). Acest lucru permite ca etichetele să fie utilizate în diferite aplicații. Acesta poate fi un mare avantaj pentru organizarea fișierelor care sunt toate legate, dar fiecare are un tip de fișier diferit (de exemplu, prezentări PowerPoint, foi de calcul Excel etc.).
Puteți adăuga etichete prin Windows Explorer, dar le puteți adăuga chiar și în Word. Cuvântul vă permite să atribuiți etichete documentelor atunci când le salvați.
Etichetarea este la fel de simplă ca salvarea fișierului dvs.:
- Faceți clic pe Fișier (dacă utilizați Word 2007, faceți clic pe butonul Office din colțul din stânga sus al ferestrei).
- Faceți clic pe Salvare sau Salvare ca pentru a deschide fereastra Salvare.
- Introduceți un nume pentru fișierul salvat dacă nu aveți deja unul.
- Sub numele de fișier, introduceți etichetele în câmpul etichetat. Puteți introduce cât doriți.
- Dați clic pe Salvați .
Fișierul dvs. are acum atașat etichetele alese.
Sfaturi pentru etichetarea fișierelor
Etichetele pot fi orice doriți. La introducerea etichetelor, Word vă poate oferi o listă de culori; acestea ar putea fi utilizate pentru a grupa fișierele împreună, dar nu trebuie să le utilizați. În schimb, puteți crea propriile nume de etichete personalizate. Acestea pot fi cuvinte simple sau cuvinte multiple.
De exemplu, un document de factură ar putea avea atașat eticheta evidentă "factură". S-ar putea să doriți, de asemenea, să etichetați facturile cu numele companiei la care sunt trimise.
Când introduceți etichete în Word pentru PC (Word 2007, 2010, etc.), separați mai multe etichete folosind punct și virgulă. Acest lucru vă va permite să utilizați etichete cu mai mult de un cuvânt.
Când introduceți o etichetă în câmpul Word pentru Mac, apăsați tasta tab. Acest lucru va crea unitatea de etichetare și apoi mutați cursorul înainte pentru a crea mai multe etichete dacă doriți. Dacă aveți o etichetă cu mai multe cuvinte, tastați-le pe toate și apoi apăsați pe fila pentru a le face să facă parte dintr-o singură etichetă.
Dacă aveți o mulțime de fișiere și doriți să utilizați etichete pentru a le ajuta să le organizați, veți dori să vă gândiți la numele etichetelor pe care le veți folosi. Un sistem de etichete de metadate utilizate pentru organizarea documentelor este uneori denumit taxonomie în managementul conținutului (deși are o semnificație mai largă în domeniu). Planificând numele tag-urilor și menținându-le consecvent, va fi mai ușor să vă mențineți organizarea ordonată și eficientă a documentelor.
Cuvântul vă poate ajuta să păstrați etichetele consecvente, făcând sugestii ale etichetelor utilizate anterior atunci când introduceți o etichetă în timp ce salvați un fișier.
Schimbarea și editarea etichetelor
Pentru a edita etichetele dvs., va trebui să utilizați panoul Detalii din Windows Explorer.
Deschideți Windows Explorer. Dacă panoul Detalii nu este vizibil, faceți clic pe Vizualizare din meniu și faceți clic pe Detalii panou . Aceasta va deschide panoul din partea dreaptă a ferestrei Explorer.
Selectați documentul și căutați în panoul Detalii pentru eticheta Etichete. Faceți clic în spațiu după Etichete pentru a efectua modificări. După ce ați terminat modificările, faceți clic pe Salvați în partea de jos a panoului Detalii.