Cum se creează și utilizează șabloane de e-mail în Outlook

Când îți dai seama că trimitei frecvent e-mailuri similare , nu dă clic pe Trimite imediat. Salvați mesajul ca pe un șablon de mesaje mai întâi în Outlook , iar compoziția săptămânii viitoare va fi atât de rapidă, pornind de la papetărie (pentru a nu fi confundată cu papetărie de e-mail, desigur ...).

Creați un șablon de e-mail (pentru mesaje noi) în Outlook

Pentru a salva un mesaj ca șablon pentru viitoare e-mailuri din Outlook:

1. Creați un nou mesaj e-mail în Outlook.
   1. Accesați Mail (de exemplu, apăsați pe Ctrl-1 ).
   2. Faceți clic pe E-mail nou în secțiunea nouă panglică Acasă sau apăsați pe Ctrl-N .
2. Introduceți un subiect dacă doriți să utilizați unul pentru șablonul de mesaj.
   • Puteți salva un șablon de e-mail fără subiect implicit în Outlook, desigur.
3. Acum introduceți corpul de text al șablonului de e-mail.
   1. Eliminați orice semnături dacă ați configurat Outlook să adauge automat o semnătură atunci când compuneți.
4. Faceți clic pe Fișier în bara de instrumente a mesajului.
5. Selectați Salvare ca pe foaia care a apărut.
   1. În Outlook 2007 și mai devreme, selectați File | Save As din meniu.
   2. În Outlook 2010, faceți clic pe butonul Office și selectați Salvare ca.
6. Selectați Șablon de Outlook sub Salvare ca tip: în dialogul Salvează ca.
   • Outlook va selecta automat dosarul "Șabloane" pentru salvare.
7. Tastați numele șablonului dorit (dacă este diferit de subiectul e-mailului) sub Numele fișierului:.
8. Dați clic pe Salvați .
9. Închideți fereastra de compunere a emailurilor.
10. Dacă vi se solicită:
    1. Faceți clic pe Nu în conformitate cu Noi am salvat o schiță a acestui mesaj pentru dvs. Vrei să o păstrezi? .

Desigur, puteți să trimiteți și mesajul utilizând, într-un fel, șablonul pentru prima dată - în loc să îl aruncați.

Compuneți un e-mail utilizând un șablon în Outlook

Pentru a scrie un mesaj nou (vedeți mai jos pentru răspunsuri) utilizând un șablon de mesaj în Outlook:

1. Accesați Mail în Outlook.
   • Puteți apăsa, de exemplu, tasta Ctrl-1 .
2. Asigurați-vă că este selectată și extinsă panglica Home (sau HOME ).
3. Faceți clic pe Articole noi în secțiunea Nou .
4. Selectați mai multe articole | Alegeți formularul ... din meniul care a apărut.
   1. În Outlook 2007, selectați Tools | Formulare | Alegeți formularul ... din meniul din căsuța de e-mail Outlook.
5. Asigurați-vă că șabloanele de utilizator din sistemul de fișiere sunt selectate sub Look In:.
6. Faceți dublu clic pe șablonul mesajului de e-mail dorit.
7. Adresați-vă, adaptați și trimiteți în cele din urmă e-mailul.

Creați un șablon de e-mail simplu pentru răspunsuri rapide în Outlook

Pentru a configura un șablon pentru răspunsuri rapide în Outlook:

1. Accesați Mail în Outlook.
2. Asigurați-vă că panglica Acasă este activă și extinsă.
3. Selectați Creare nou în secțiunea Pași rapizi .
   • De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul Gestionați pașii rapizi din colțul din dreapta jos al secțiunii, dați clic pe Nou și selectați Personalizat .
4. Introduceți un scurt nume pentru șablonul dvs. de răspuns sub numele:.
   • Pentru un șablon care să răspundă cu o descriere a produsului și o listă de prețuri, de exemplu, ați putea folosi ceva de genul "Răspuns (Prețuri)", de exemplu.
5. Dați clic pe Alegeți o acțiune în Acțiuni .
6. Selectați Răspundeți (sub Respond ) din meniul care a apărut.
   • Utilizând Mesaj nou (în loc de Răspundeți ), puteți seta un șablon simplu și pentru mesajele noi, inclusiv pentru un destinatar implicit.
7. Faceți clic pe Afișați opțiunile .
8. Introduceți mesajul pentru răspunsul dvs. sub Text:.
   • Nu includeți o semnătură
9. Eventual, selectați Importanță: Normal pentru ca răspunsul dvs. să meargă cu o importanță normală, indiferent de nivelul mesajului inițial.
10. Opțional, bifați opțiunea Trimiteți automat după întârziere de 1 minut. .
    • Aceasta înseamnă că nu veți putea să editați sau chiar să vedeți răspunsul în mod implicit înainte ca Outlook să îl trimită.
    • Pentru 1 minut, mesajul va sta în dosarul Curier ieșiri ; îl puteți șterge de acolo sau o puteți deschide pentru editare pentru a evita răspunsul rapid.

1. Opțional, adăugați alte acțiuni utilizând Adăugați o acțiune .
   • Adăugați o acțiune pentru a muta mesajul inițial în dosarul dvs. de arhivare, de exemplu, sau pentru ao clasifica cu o anumită culoare, pentru a vă ajuta să identificați mesajele care au primit un răspuns de tip boilerplate.
2. De asemenea, opțional, selectați o comandă rapidă de la tastatură pentru acțiunea de sub tasta Shortcut: pentru o acțiune mai rapidă.
3. Faceți clic pe Finalizare .

Răspundeți la un e-mail rapid utilizând un șablon de răspuns rapid în Outlook

Pentru a trimite un răspuns cu un șablon Quick Step predefinit:

1. Asigurați-vă că mesajul la care doriți să răspundeți este selectat în lista de mesaje sau dacă este deschis (în panoul de lectură Outlook sau în fereastra proprie).
2. Asigurați-vă că este selectată și extinsă panglica Acasă (utilizând lista de mesaje sau panoul de lectură) sau Panglica Mesaj (cu e-mailul deschis în fereastra proprie).
3. Faceți clic pe pasul de răspuns dorit din secțiunea Pași rapizi .
   • Pentru a vedea toți pașii, faceți clic pe Mai multe .
   • Dacă ați definit o comandă rapidă de la tastatură pentru acțiune, puteți, de asemenea, să o apăsați, desigur.
4. Dacă nu ați configurat pasul rapid pentru a trimite automat mesajul, adaptați e-mailul după cum este necesar și faceți clic pe Trimitere .

(Testați cu Outlook 2013 și Outlook 2016)