Există o mulțime de motive bune pentru care digitizarea documentelor pe suport de hârtie poate fi un ajutor imens când vine vorba de organizarea biroului dvs. de acasă (sau, de altfel, casa dvs.). În primul rând, puteți să scăpați de o mulțime de hârtie suplimentară, care este înghesuiată în sertare și fișiere, sau să luați spațiu de birou valoroasă.
Fișierele digitale (chiar și PDF-urile) pot fi convertite în fișiere care pot fi căutate utilizând software-ul optic de recunoaștere a caracterelor (OCR), care de obicei vine cu imprimanta (HP are un videoclip foarte cool care explică cum funcționează OCR și cum poate simplifica sarcina simplificând viața ta).
Asta inseamna ca nu numai ca informatia dvs. nu incepe nici un loc, este mult mai usor de gasit decat pe hartie. Și puteți salva fișierele digitale oricum doriți - pe CD sau DVD, pe o unitate flash, într-o unitate de stocare online sau pe toate cele de mai sus. Deci, poți fi sigur că atunci când ai nevoie de ceva, poți să-ți iei mâinile pe ea.
Când începeți să vă digitalizați fișierele de acasă, este momentul perfect pentru a crea un set organizat de fișiere care vă vor ușura viața. Gândiți-vă la categoriile de documente de care aveți nevoie și configurați un dosar pentru fiecare. Cărți de credit într-un singur dosar; asigurarea documentelor de asigurare auto în altul; conturile de telefon, chitanțele pentru bacșiști, facturile de reparații la domiciliu și altele, pot fi date numai foldere separate. În fiecare dosar, creați subfoldere pentru fiecare an (sau lună). Este mult mai ușor să începeți cu un sistem organizat și apoi pur și simplu adăugați noi documente la fișierul drept pe măsură ce mergeți mai departe decât să încercați să rearanjați sistemul de fiecare dată când o nouă chitanță este scanată.
Asigurați-vă că scanerul sau imprimanta dvs. au fost livrate cu software OCR (software-ul ABBYY FineReader pare să vină în pachet cu multe dintre imprimantele și scanerele pe care le testez). Dacă nu găsiți nimic, nu vă puneți în panică. Există o șansă bună să aveți deja deja instalate pe computer un software OCR decent, atâta timp cât utilizați Windows. Software-ul Cool OCR pe care l-ați deja vă va ghida în procesul de localizare și de utilizare a acestui software împreună cu scanerul pentru a crea documente editabile.
Desigur, acest lucru aduce un alt aspect important: trebuie să aveți cel puțin un scaner de documente dacă intenționați să faceți acest lucru. Nu trebuie să fie costisitoare sau fantezie. Dacă nu aveți unul, acum este momentul potrivit să căutați unul; începeți cu aceste recenzii de scanere foto și scanere de documente pentru unele dintre cele mai bune cumpărături. Dacă nu doriți un scaner separat, o imprimantă ieftină all-in-one va face munca perfectă.
Deci aici este partea dificilă. Pregătirea sistemului nu este prea complicată; chiar scanarea documentelor dvs. nu va fi prea dură. Ce este greu este să vă asigurați că veți face automat de fiecare dată când primiți noi chitanțe sau documente. În caz contrar, ziarele vor începe să se încarce din nou și veți simți ca și cum v-ați pierde timpul. Deci, stai cu ea!