Netiquette trebuie să știți
În timp ce toată lumea utilizează e-mailuri pentru cel puțin câteva comunicări de afaceri în fiecare lună, unii dintre noi vor folosi e-mailul ca instrument zilnic pentru a ne face munca profesională. Vom utiliza e-mailuri pentru a comunica cu clienții, colegii, superiorii și posibilii angajați noi sau eventualii noi angajatori. Și da, acești oameni ne vor judeca prin capacitatea noastră de a crea un mesaj scris și profesionist scris.
Eticheta e-mail, sau "netiquette", a fost în jur de 27 de ani de World Wide Web. Netiquette este un set de linii directoare acceptate pe scară largă pentru a vă arăta respectul și competența în e-mailul dvs. Din păcate, există oameni care nu au avut niciodată timp pentru a afla netiquette de e-mail pentru setările de afaceri. Și mai rău: există oameni care confundă netiquette-ul de e-mail cu stilul liber și informal al mesageriei text.
Nu permiteți unui e-mail proaspăt creat să vă ucidă credibilitatea cu un client sau un angajator superior sau potențial. Iată regulile netiquette de e-mail care vă vor servi bine și vă va ajuta să vă faceți stăpânire la locul de muncă.
01 din 10
Introduceți adresa de e-mail ca fiind ultimul lucru pe care îl faceți înainte de trimitere.
Acest lucru pare contra-intuitiv, dar aceasta este o formă excelentă. Așteptați până la sfârșitul scrisului și corectării înainte de a adăuga adresa (e) de e-mail la antetul de e-mail. Această tehnică vă va salva stânjenirea trimiterii accidentale a mesajului prea curând înainte de a vă termina conținutul și corectarea.
Acest lucru este deosebit de important pentru un e-mail mai lung care conține conținut sensibil, cum ar fi trimiterea unei cereri de locuri de muncă, răspunsul la întrebarea unui client sau comunicarea de știri proaste echipei dvs. În aceste cazuri, amânarea adresei de e-mail adaugă siguranță atunci când trebuie să vă îndepărtați de e-mailul dvs. pentru o vreme, pentru a vă aduna gândurile și pentru a vă repeta cuvintele în minte.
Dacă răspundeți la un e-mail și considerați că conținutul are sensibilități, ștergeți temporar adresa de e-mail a destinatarului până când sunteți gata să trimiteți și apoi adăugați adresa înapoi. Puteți să tăiați și să lipiți adresa de e-mail a destinatarului într-un fișier Notepad sau pe OneNote, să scrieți e-mailul și apoi să tăiați și să inserați adresa de e-mail înapoi.
Credeți-ne despre acest lucru: o linie de adresă de e-mail necompletată în timp ce creați vă va salva durerea substanțială într-o zi!
02 din 10
Verificați triplă că trimiteți prin e-mail persoana potrivită.
Acest lucru este deosebit de important dacă lucrați într-o companie mare sau departament guvernamental. Când trimiteți un e-mail sensibil la "Mike" sau "Heather" sau "Mohammed", software-ul dvs. de e-mail va dori să introduceți în mod predictiv adresa completă pentru dvs. Denumirile populare, cum ar fi acestea, vor avea multe rezultate în cartea de adrese a companiei , iar tu ai putea să-i trimiți un rău mai târziu vicepreședintelui tău sau un răspuns confidențial pentru persoanele care nu au contabilitate.
Datorită regulii netiquette # 1 de mai sus, ați lăsat adresarea până la sfârșit, astfel că triple-verificarea adresei de e-mail a destinatarului ar trebui să meargă fără probleme ca ultimul pas înainte de a trimite!
03 din 10
Evitați "Răspundeți tuturor", mai ales într-o companie mare.
Când primiți o emisiune trimisă la zeci de oameni, este înțelept să răspundeți numai expeditorului. Acest lucru este valabil mai ales dacă este o companie difuzată cu liste de distribuție mari.
De exemplu: managerul general trimite prin e-mail întreaga companie despre parcarea în lotul de sud și cere membrilor să respecte tarifele numerotate și alocate pentru care angajații plătesc. Dacă faceți clic pe "Răspundeți tuturor" și începeți să vă plângeți că ceilalți angajați încalcă vehiculul dvs. personal și vă zgâriați vopseaua, ați putea să vă răsturnați avansarea în carieră, devenind o companie de succes.
Nimeni nu dorește să primească mesaje care nu li se aplică . Chiar și mai mult, nimeni nu apreciază plângerea la grup sau audierea despre nemulțumirile personale difuzate într-un format de difuzare.
Evitați acest pas faux și utilizați răspunsul individual la expeditor ca acțiune prestabilită. A se vedea cu siguranță regula # 9 de mai jos.
04 din 10
Utilizați salutări profesionale în loc de expresii colocviale.
Cea mai bună modalitate de a începe un e-mail profesional este o versiune a următoarelor:
1. Bună ziua, doamnă Chandra.
2. Bună ziua, echipa de proiect și voluntarii.
3. Bună, Jennifer.
4. Bună dimineața, Patrick.
NU, în niciun caz, utilizați următoarele pentru a iniția un e-mail profesionist:
1. Hei,
2. Sup, echipa!
3. Bună, Jen.
4. Mornin, Pat.
Expresiile colocviale, cum ar fi "hei", "yo", "sup", vă pot părea prietenoase și calde pentru tine, dar de fapt vă erodează credibilitatea într-un mediu de afaceri. În timp ce puteți utiliza cu siguranță aceste colocvializări în conversație odată ce aveți un raport de încredere cu cealaltă persoană, este o idee proastă să folosiți aceste cuvinte într-un e-mail de afaceri.
În plus, este o formă proastă de a lua comenzi rapide de ortografie, cum ar fi "dimineața". Este o formă foarte proastă de a scurta numele cuiva (Jennifer -> Jen), cu excepția cazului în care persoana respectivă v-a cerut în mod expres să faceți acest lucru.
Ca și în cazul oricăror comunicări inteligente de afaceri, este inteligent să eroare pe partea prea formală și să demonstrăm că credeți în etichetă și respect.
05 din 10
Corectați fiecare mesaj, ca și cum reputația profesională depinde de ea.
Și, într-adevăr, reputația ta este ușor de demonstrat de gramatică proastă, ortografie rea și cuvinte nepotrivite.
Imaginați-vă cât de profesionalism vă va face o lovitură dacă trimiteți în mod accidental " Trebuie să vă verificați meta-ul , Ala " când ați vrut cu adevărat să spuneți " trebuie să vă verificați matematica, Alma" . Sau dacă spui " pot face o interviu în ziua de mâine " când ai vrut să spui " pot face un interviu mâine ".
Corectați fiecare e-mail pe care îl trimiteți; faceți-o ca și cum reputația dvs. profesională depinde de ea.
06 din 10
O linie de subiect concisă și clară va realiza minuni (și vă va ajuta să citiți).
Linia subiect este atât un titlu de comunicare, cât și un mod de a rezuma și eticheta e-mailul, astfel încât să poată fi găsit cu ușurință mai târziu. Ar trebui să rezume în mod clar conținutul și orice acțiune dorită.
De exemplu, o linie de subiect: "cafeaua" nu este foarte clară.
În schimb, încercați "Preferințele pentru personalul de cafea: răspunsul dvs. este necesar"
Ca un al doilea exemplu, linia de subiect " solicitarea dvs. " este prea vagă.
În schimb, încercați o linie de subiect mai clară, cum ar fi: " Cererea dvs. de parcare: mai multe detalii sunt necesare" .
07 din 10
Utilizați numai cele două fonturi clasice: variantele Arial și Times Roman, cu cerneală neagră.
Poate fi tentant să adăugați fețe și culori de stil elegant la adresa dvs. de e-mail pentru a-l face să devină strălucitoare, dar sunteți mai bine să utilizați negru 12-pt sau 10-pt Arial sau Times New Roman. Variante similare, cum ar fi Tahoma sau Calibri, sunt și ele bune. Și dacă atrageți atenția asupra unei anumite expresii sau a unui glonț, atunci cerneala roșie sau fontul cu caractere aldine pot fi foarte utile pentru moderare.
Problema este când e-mailurile dvs. încep să devină incoerente și nefocuse sau încep să transmită atitudinea maverică sau disruptivă din partea dvs. În lumea afacerilor, oamenii doresc ca comunicările să fie demne de încredere și clare și scurte, nu decorative și distragătoare.
08 din 10
Evitați sarcasmul și tonurile negative / snotite, cu orice preț.
E-mailul nu reușește să transmită inflexiunea vocală și limbajul corpului. Ceea ce credeți că este direct și direct poate să vină, de fapt, atât de dur și să însemne o dată ce este pus în e-mail. Nu folosiți cuvintele "vă rog" și "mulțumesc" va cauza subcurenți negativi. Și ceea ce considerați umor și lumină ar putea să transmită, de fapt, ca fiind condescendent și nepoliticos.
Oferirea unui ton respectuos și comportament plăcut în e-mail necesită practică și multă experiență. Vă ajută când citiți e-mailul cu voce tare pentru sine, sau chiar pentru altcineva, înainte de al trimite. Dacă ceva despre e-mail pare mediu sau dur, rescrie-l.
Dacă sunteți încă blocat cu privire la modul de a transmite tonul de ceva într-un e-mail, atunci luați serios în considerare ridicarea telefonului și transmiterea mesajului ca o conversație.
Amintiți-vă: e-mailul este pentru totdeauna, iar odată ce trimiteți acest mesaj, nu îl puteți retrage niciodată.
09 din 10
Să presupunem că lumea va citi e-mailul dvs., deci planificați în consecință.
Într-adevăr, e-mailul este pentru totdeauna. Acesta poate fi trimis în sute de oameni în câteva secunde. Acesta poate fi solicitat de către organele de drept și de către auditorii fiscali, dacă ar exista o investigație. Poate chiar să o facă în știri sau în mass-media socială.
Aceasta este o responsabilitate largă și înfricoșătoare, dar este una pe care o purtăm cu toții: ceea ce scrieți într-un e-mail ar putea deveni cu ușurință cunoaștere publică. Alegeți-vă cu atenție cuvintele și, dacă credeți că există vreo șansă să vă mușcă înapoi, atunci considerați că nu ați trimis mesajul deloc.
10 din 10
Întotdeauna încheie cu un "mulțumesc" și un semn de semnătură scurt.
Puterea minunatelor precum "mulțumesc" și "vă rog" este imensă. De asemenea, câteva secunde suplimentare pentru a include blocul dvs. de semnătură profesională vorbește volumele despre atenția acordată detaliilor și că vă ocupați de comunicările dvs. prin ștampilarea numelui și a informațiilor de contact.
Bună, Shailesh.
Vă mulțumim pentru întrebarea dvs. cu privire la serviciile noastre de broderie de la TGI Sportswear. Aș fi foarte bucuros să vorbesc cu tine la telefon pentru a vă spune mai multe despre opțiunile noastre pentru jacheta sport pentru echipa ta. De asemenea, am putea să vă vizitați showroom-ul nostru mai târziu în această săptămână și vă pot arăta probele personale.
La ce număr pot să te sun? Sunt disponibil să vorbesc după ora 13:00 astăzi.
Mulțumesc,Paul Giles
Director de Servicii Clienți
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Branding-ul dvs. este în centrul atenției noastre"