Este o idee bună?
Indiferent dacă utilizați sau nu contul de e-mail al companiei pentru a trimite e-mailuri personale, este în primul rând la compania. Depinde de angajatorul dvs. să stabilească politici și linii directoare care să guverneze utilizarea resurselor lor de rețea. Angajatorii trebuie să aibă angajații să citească și să fie de acord cu o politică de utilizare acceptabilă (AUP) care să indice ce este permis și ce nu este înainte de a le acorda acces la resursele de rețea.
Dar cum să utilizați contul personal de e-mail pentru a desfășura o afacere?
Din nou, răspunsul este că, probabil, nu este înțelept. Contul dvs. personal de e-mail are aceleași reguli de parolă stricte ca și contul dvs. de e-mail al companiei? Comunicațiile dintre computerul dvs. și serverele furnizorului personal de e-mail sunt securizate sau criptate într-un fel? Dacă trimiteți informații sensibile sau confidențiale, poate fi interceptată sau o copie va fi stocată sau stocată pe serverele de e-mail?
În plus față de aceste întrebări, în cazul în care compania dvs. se încadrează în mandate de conformitate, cum ar fi Sarbanes-Oxley (SOX), există cerințe privind protejarea și păstrarea comunicărilor prin e-mail legate de companie. Dacă lucrați pentru o agenție guvernamentală, există o șansă bună ca comunicațiile dvs. să fie supuse unor reguli de libertate a informațiilor. În ambele cazuri, trimiterea de informații oficiale în contul personal ar plasa în afara controalelor existente pentru a proteja și a păstra comunicările prin e-mail. Făcând acest lucru nu este doar o încălcare a conformității, ci și apariția unei încercări intenționate și intenționate de a eluda sistemul și ascunde ascunse comunicările.
Nu există o ilustrare mai bună a motivului pentru care amestecul de e-mail personal cu e-mail de lucru este o idee teribilă decât cea a utilizării de către Hillary Clinton a unui server de e-mail privat în timpul său de secretar de stat. Acesta a fost unul dintre cazurile cele mai publice de ce nu ar trebui să faceți așa ceva. Nu numai că este împotriva politicii guvernamentale. Nu este o idee bună, deoarece conturile personale de e-mail nu au, de obicei, aproape de suma garanțiilor tehnice pe care le fac sistemele guvernamentale. Nu că sistemele guvernamentale sunt perfecte, dar ele sunt de obicei configurate astfel încât să încerce să minimizeze amenințările la adresa securității.
Pe cealaltă parte a culoarului, o nominalizată republicană, vicepreședintele Republicii, Sarah Palin, fost guvernator al Alaska, a învățat că modul în care conturile de e-mail personale nu oferă același nivel de securitate ca sistemul de e-mail al guvernului din Alaska. Un grup care se numește "anonim" a reușit să se hrănească în conturile sale personale Yahoo. "Anonim" a făcut public o mână de mesaje de e-mail, mai mult sau mai puțin, pentru a dovedi că au hackat contul. Unele dintre titlurile mesajelor și destinatarii par să sprijine zvonurile potrivit cărora ar fi putut să-și folosească e-mail-ul personal pentru a păstra subiectul problematic etic din sistemul de e-mail al guvernului din Alaska și în afara oricăror cerințe privind libertatea de informare.
Încă nu știu cum a putut accesa "anonimatul", dar asigurați-vă că respectați bunele practici atunci când creați parole chiar și pentru conturile dvs. personale. Dar, parolele securizate sau nu, folosiți judecata solidă și respectați regulile atunci când decideți dacă doriți să amestecați e-mailurile personale și cele de afaceri.
Unele alte resurse importante pentru securitatea e-mailului includ următoarele
- 5 sfaturi pentru îmbunătățirea securității Gmail
- Pericolele mesajelor out-of-office-auto-răspuns
- De ce aveți nevoie de un cont de e-mail de unică folosință
Nota editorului: Acest articol moștenit a fost actualizat de Andy O'Donnell