Chiar trebuie să răspundeți tuturor la un mesaj de grup?
Dacă este bine să răspundeți, ar fi mai bine să răspundeți tuturor. Dreapta?
Nu intotdeauna. Dacă răspunsul este cu adevărat important pentru toți destinatarii, atunci ar trebui folosit un "răspuns total".
Unele răspunsuri la toate scenariile se datorează neajunsurilor în care un destinatar nu își dă seama că a făcut clic sau a lovit această opțiune. Cele mai multe, totuși, sunt probabil datorită faptului că persoana nu își dă seama când să trimită răspunsul tuturor mesajelor.
În orice caz, este, în general, enervant pentru ceilalți oameni implicați în mesajul de grup. Acesta este motivul pentru care este mai bine să folosiți Răspundeți tuturor cu prudență.
Când răspundeți tuturor
Utilizați caracteristica Răspundeți la Toate programele de e-mail ale dvs. numai atunci când:
- Răspunsul dvs. va fi necesar să cunoaștem expeditorul original și toate persoanele din câmpurile Către: și Cc: e-mail.
Nu răspundeți tuturor atunci când:
- Numai expeditorul original trebuie să știe răspunsul dvs.,
- Comentariile dvs. vor fi cruciale pentru a cunoaște expeditorul original și câțiva alți destinatari,
- Faceți un răspuns normal în acest caz, apoi adăugați manual alți destinatari selectați. Puteți copia adresele lor din e-mailul original, dacă acest lucru vă ajută.
- Mesajul dvs. este simplu ca "Multumesc!" sau "și eu":
- Vă mulțumim că anunțurile ar putea fi bine pentru a trimite, dar nu le trimiteți celorlalți destinatari. Numai expeditorul trebuie să știe cu adevărat cum vă simțiți despre mesaj, nu pe fiecare altă persoană din grup.
Răspunsul este rezervat numai cazurilor speciale. Ar trebui să fie utilizat numai dacă trebuie să trimiteți același mesaj fiecărui destinatar din grup. În caz contrar, dacă nu trebuie să faceți acest lucru, trebuie să răspundeți numai persoanelor relevante, chiar dacă aceasta ar putea însemna că răspundeți la expeditor.
De exemplu, luați în considerare obținerea unui e-mail care vă întreabă dacă doriți să veniți la o petrecere de pensionare în acest weekend. Pretindeți că a fost trimis la alte 30 de persoane și vi se cere nu numai dacă mergeți, ci dacă puteți aduce ceva mâncare sau ajuta în alt mod.
De obicei, nu este adecvat să trimiteți un răspuns tuturor celorlalți și să explicați că nu puteți merge pentru că trebuie să lucrați în acest weekend și că copilul dumneavoastră este bolnav oricum, deci nu este un weekend bun pentru dumneavoastră. Aceste detalii sunt relevante pentru expeditor, dar probabil nu tuturor celor invitați.
Există totuși momente când trebuie să răspundeți tuturor și când trebuie să răspundeți tuturor. Poate implică o discuție de grup despre un proiect de lucru sau altceva care implică direct ceilalți destinatari.
Indiferent de situație, ar trebui să vă gândiți întotdeauna înainte de a trimite un e - mail în masă celorlalți. Este chiar mai rău când câțiva oameni trimit toate mesajele unul după celălalt și primiți o duzină de e-mailuri în decurs de un minut sau două. Acestea nu sunt doar greu de urmărit, ci și deranjante dacă nu aveți nevoie să le citiți.