Aveți grijă de manierele dvs. atunci când trimiteți e-mailuri
Regulile etichetei de e-mail nu sunt "reguli", în sensul că poliția etichetei de e-mail va veni după dvs. dacă nu le urmați.
Acestea sunt linii directoare care ajută la evitarea greșelilor (cum ar fi ofensarea cuiva atunci când nu vrei să) și neînțelegerile (cum ar fi jignit când nu ai intenția).
Aceste reguli de bază ale etichetei de e-mail ne ajută pe toți să comunice mai bine prin e-mail, și merită să le cunoaștem.
01 din 26
Luați o altă privire înainte de a trimite un mesaj
Trimiteți o singură dată, uitați de două ori și evitați e-mailurile jenante care au textul greșit să meargă la destinatarul greșit (sau, agresiv, destinatari). Asa de
- permiteți fiecărui mesaj cel puțin câteva minute de odihnă după ce ați terminat
- înainte de a atinge sau faceți clic pe Trimitere .
În Gmail (și alte servicii și programe de e-mail), puteți activa o caracteristică de dezactivare care vă oferă câteva secunde pentru a anula posibile pagube chiar și după expediere. În cazul în care acest lucru nu este disponibil, încercați să părăsiți câmpul Către: sau să introduceți propria adresă de e-mail, astfel încât să vi se reamintească un aspect final înainte de trimitere.
02 din 26
Nu e implicit la "Răspundeți tuturor"
Dacă "Răspuns" este bun, "Răspundeți tuturor" trebuie să fie mai bine. E drept, totuși? Mai Mult "
03 din 26
Păstrați scurte e-mailuri
Nu intimidează destinatarii cu prea mult text. Lăsați mesajul să fie ușor de citit și de înțeles în schimb. Mai Mult "
04 din 26
Format corect de răspunsurile dvs. de e-mail (și să fie leneș)
Credeți că citând textul original în răspunsurile dvs. de e-mail este foarte mult de lucru? Nu lăsați ">" să vă intimideze! Iată o modalitate foarte confortabilă, relaxată, rapidă și încă curată și compatibilă de a răspunde corect. Mai Mult "05 din 26
Scrie bun linii de e-mail
Faceți aceste erori prostești în subiectele dvs. de e-mail? Cheia pentru a vă citi mesajele, se dovedește, nu este să fii inteligent. Mai Mult "
06 din 26
Curățați e-mailurile înainte de a le expedia
Transmiterea e-mailurilor este o modalitate excelentă de a împărtăși idei, dar asigurați-vă că ideea originală nu este pierdută în confuzie. Mai Mult "
07 din 26
Când sunteți în Doubt, Trimiteți e-mail text simplu, HTML nu este bogat
Nu toată lumea poate primi mesajele dvs. eșalonate în format fantezie. Unii ar putea reacționa chiar furios. Pentru a fi mai degrabă sigur decât pentru a-ți pară rău, trimiteți e-mailuri de text simplu numai atunci când aveți dubii. Mai Mult "
08 din 26
Nu răspunde la e-mail
E-mailurile de e-mail conțin adesea povesti care sunt interesante și sigur de a irita. Asa de,
- nu trimiteți prin e-mail nici o poveste pe care nu ați investigat-o folosindu-vă, de exemplu,
- Despre Urban Legends,
- Skeptoid sau
- Snopes.com.
09 din 26
Utilizați software antivirus, păstrați la zi și scanați gratuit
Asigurați-vă că nu răspândiți viermi și viruși prin e-mail sau că acționați ca un vehicul pentru răspândirea spamului. Toate acestea pot fi cauzate de e-mailuri rău intenționate. Din fericire, există protecție:
- Cel mai bun software Windows Anti-Virus
- Top software anti-virus Mac
- VirusTotal pentru scanarea fișierelor și a adreselor URL online.
10 din 26
Explicați de ce vă transmiteți
O comunicare mai bună și mai bună generează relații mai bune. Pentru a redirecționa e-mailurile și link-urile într-un mod care împărtășește informații relevante și promovează legăturile,
- Exprimați, în partea de sus a e-mailului, de ce credeți că destinatarul va găsi interesant ce împărtășiți.
11 din 26
Nu permiteți oamenilor să știe că e-mailul lor a fost primit
Filtrul de spam a mâncat mesajul? Străduiți-i pe alții această întrebare și faceți-le să știți că ați primit e-mailul. Mai Mult "
12 din 26
Întreabă înainte să trimiteți atașamente uriașe
Nu blocați sistemele de e-mail sau faceți-o numai cu permisiune.
13 din 26
Discutați despre o singură temă numai pe e-mail
Ajutați-l pe lumea să devină mai puțin confuză. Încercați să vorbiți numai despre un subiect pe mesaj. Pentru un alt subiect, începeți un nou e-mail.
14 din 26
Puncte de punctuație; în E-mailuri prea
Cuvintele, colonul, cratimă și punct și virgulă - toate există pentru un motiv: ele ușurează înțelegerea semnificației intenționate a unei propoziții. Nu faceți viața mai dificilă și, eventual, mai puțin interesantă pentru destinatarii e-mailurilor dvs. Plătiți - deși nu prea pedantic - multă atenție la punctuație. Mai Mult "
15 din 26
Utilizați acronimele Disponibil
DYK? Nu toată lumea știe fiecare acronim și aceste abrevieri nu economisesc atâta timp oricum. Asa de,
- utilizați doar foarte puține acronime și, posibil, numai dacă puteți fi sigur că destinatarul își cunoaște semnificația.
- fiți atent cu acronime religioase, cum ar fi JFC . Nu știi niciodată cum va juca religia prin e-mail.
16 din 26
Redimensionați imaginile la proporții utile pentru e-mailuri
Când fotografiile dvs. arată bine în e-mailul dvs., arătați bine și dvs.! Iată cum să vă asigurați că imaginile dvs. nu sunt mai mari decât ecranele și cutiile poștale prin redimensionarea acestora în stil - online și gratuit. Mai Mult "17 din 26
Scrierea în toate capace este ca Shouting
Nu striga în e-mailurile tale mai mult decât vrei să spui. Textul setat cu majuscule este greu de citit. Mai Mult "
18 din 26
Fii atent cu ironia în e-mailuri
Nu chiar! Sunt serios. Sincer!
Un mediu care oferă un context redus, cum ar fi e-mailul, nu este adecvat pentru ironie și sarcasm, chiar dacă cunoașteți destinatarul.
19 din 26
Prindeți Typos prin imprimarea e-mailurilor
Faceți acest lucru pentru e-mailuri importante și formale importante și scrisori de dragoste:
- tipăriți schița înainte de a da clic pe Trimiteți .
Pe o copie tipărită și cu un creion în mână, puteți găsi adeseori virgule sau virgule necorespunzătoare, nici verificatorul dvs. de ortografie, nici dvs. pe care l-ați prins atunci când corectați pe ecran.
20 din 26
Cum să evitați emailurile jenante
Evitați e-mailurile jenante, trimițându-le numai la dvs. (implicit). Poți și tu
- părăsiți câmpurile To , Cc și Bcc complet sau
- introduceți propria adresă în câmpul Către până când înainte de a trimite mesajul.
21 din 26
Setați ceasul sistemului dreapta
Asigurați-vă că nu trimiteți mesaje din 1981; sau 3078. Mai mult »
22 din 26
În Doubt, End e-mailuri cu "Multumesc"
Dacă nu știți cum să vă spuneți rămas bun la sfârșitul unui e-mail, există un lucru care va fi aproape întotdeauna potrivit. Mulțumiri. Mai Mult "23 din 26
Unde să vă puneți semnătura
Fără o linie sub-scriptată "semnați aici", cum decideți unde să plasați semnătura dvs. de e-mail? Uite aici. Mai Mult "24 din 26
Te întrebi "Cum să faci asta în scris", scrie "Asta"
Ați observat cum oamenii pe care îi înțelegeți foarte bine când le ascultați devin cripți când încep să scrie?
Nu fi ca ei. Spuneți-le cum este și cum ați spune (nu cum sunteți obișnuiți să vedeți acest lucru scris, eventual într-un context tehnic, academic sau juridic).
25 din 26
Comprimați fișierele înainte de a le trimite prin e-mail
Mai mic este mai frumos, cel puțin atunci când vine vorba de atașamentele de e-mail. Deci, faceți fișiere mai mici înainte de a le trimite prin e-mail. Mai Mult "26 din 26
Evitați mesajele "Me Too"
"Și eu" nu este suficient de conținut, dar este prea multă enervare.