Plasarea semnăturii dvs. este probabil cea mai ușoară parte a redactării mesajelor dvs. de e-mail și nu numai pentru că nu există reguli clare pentru această parte a etichetei de e-mail.
Plasați semnătura prin e-mail
Puneți semnătura dvs. de e-mail chiar sub sfârșitul răspunsurilor dvs. text, precum și în mesajele noi. Faceți acest lucru atât în e-mailurile pe care le trimiteți profesional, cât și în cele pe care le trimiteți familiei și prietenilor.
- Gândiți-vă, totuși, că nu utilizați o semnătură deloc în mesajele private, deoarece corespondența privată poate fi mai intimă decât mesajele formalizate folosind o semnătură foarte structurată.
- În răspunsuri, nici o semnătura sau una condensată nu sunt, de asemenea, opțiuni bune; în cele din urmă, destinatarul te cunoaște deja.
În practică, plasarea semnăturilor de e-mail va varia în funcție de preferințele pe care le-ați setat în programul dvs. de e-mail:
- Dacă includeți mesaje originale utilizând indentare și citare selectivă , semnătura dvs. va apărea de obicei în partea de jos a mesajului.
- Dacă citezi leneș, punând mesajul pe partea de sus a mesajului original (ne-fragmentat), semnătura dvs. va fi, de obicei, între mesajul dvs. și mesajul original pe care îl citează, chiar deasupra liniei "--Original mesaj".
Diferența dintre citatul leneș și citarea selectivă este adesea o funcție a clientului de e-mail pe care îl utilizați sau a standardelor profesiei dvs. Profesioniștii care iubesc Linux, de exemplu, se bazează adesea pe citare selectivă, în timp ce Microsoft Outlook implicit nu citează leneș.
Eliminați greșelile de plasare a semnăturilor pe care trebuie să le evitați
Punerea semnăturii dvs. în cazul în care nu aparține este greu o infracțiune majoră împotriva etichetei, dar totuși ar trebui să evitați greșelile de plasare comune pentru a reduce confuzia.
- Semnătura deasupra, răspundeți în rândul de mai jos : cititorii sunt condiționați să nu privească cu mult de orice semnătura pe care o întâlnesc. Dacă programul sau serviciul dvs. de poștă electronică este configurat pentru a vă pune semnătura pe partea de sus a textului citat în răspunsuri și înainte, nu scrieți nimic în textul citat. Există șanse, destinatarii să vă plictisească răspunsul gol, dar posibil să nu fie suficient de lungi pentru a găsi răspunsurile dvs. în partea cotată. În schimb, răspundeți deasupra semnăturii sau mutați semnătura în partea de jos.
- Semnătura în partea de jos a paginii, răspundeți pe toate : dacă răspundeți în partea de sus, dar semnătura dvs. de e-mail este în partea de jos, destinatarii nu vor vedea niciodată semnătura sau, dacă văd, semnătura îi poate trimite să vâneze în linie pentru a răspunde la textul pe care l-ar fi ratat. În schimb: mutați semnătura deasupra părții cotate și sub răspunsul dvs.
Semnături în general
Semnătura dvs. de e-mail nu depășește patru sau cinci rânduri de text și conține delimitatorul de semnături standard . Semnătura dvs. nu depășește 75 de caractere. Evitați, acolo unde este posibil, să includeți imagini, deoarece unele programe de e-mail tratează imaginile încorporate cum ar fi atașamentele și le scoate din mesajul însuși.
postscripts
În mod natural, poziționarea semnăturii în locurile sugerate vă oferă opțiunea de a include postscript-uri chiar sub ea. Rețineți, totuși, că unele programe și servicii de e-mail tratează ceva sub semnătura separatorului de semnături a semnăturii în sine. Deci, ca alternativă, includeți post-textul de mai jos "semnat" textul principal al mesajului dvs. cu numele dvs., dar deasupra semnăturii e-mailului.