O introducere în caracteristicile și fundamentele
Sunteți copleșiți de cantitățile mari de date care trebuie urmărite în organizația dvs.? Poate că utilizați în prezent un sistem de depunere a hârtiei, documente text sau o foaie de calcul pentru a ține evidența informațiilor critice. Dacă căutați un sistem de gestionare a datelor mai flexibil, o bază de date ar putea fi doar mântuirea pe care o căutați și Microsoft Access 2013 oferă o opțiune excelentă.
Ce este o bază de date?
La nivelul cel mai de bază, o bază de date este pur și simplu o colecție organizată de date. Un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), cum ar fi Microsoft Access, Oracle sau SQL Server vă oferă instrumentele software de care aveți nevoie pentru a organiza aceste date într-o manieră flexibilă. Acesta include facilități pentru a adăuga, modifica sau șterge datele din baza de date, pune întrebări (sau interogări) despre datele stocate în baza de date și produce rapoarte care rezumă conținutul selectat.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 oferă utilizatorilor una dintre cele mai simple și flexibile soluții DBMS de pe piață astăzi. Utilizatorii obișnuiți ai produselor Microsoft se vor bucura de aspectul familiar al Windows și de integrarea strânsă cu alte produse de familie Microsoft Office. Pentru mai multe informații despre interfața Access 2010, citiți Access 2013 Interface User Tour .
Să examinăm mai întâi trei dintre componentele majore ale Accesului pe care majoritatea utilizatorilor de baze de date le vor întâlni - tabele, interogări și formulare. Dacă nu aveți deja o bază de date de acces, vă recomandăm să citiți despre Crearea unei baze de date Access 2013 de la zero sau Crearea unei baze de date Access 2013 dintr-un șablon.
Tabele Microsoft Access
Tabelele cuprind blocurile fundamentale ale oricărei baze de date. Dacă sunteți familiarizat cu foi de calcul, veți găsi tabele de baze de date extrem de similare.
O tabelă comună de baze de date poate conține informații despre angajați, inclusiv caracteristici precum numele, data nașterii și titlul. Ar putea fi structurat după cum urmează:
- card de identitate al angajatului
- Numele de familie
- Nume
- Titlu
- Salut
- Data nasterii
Examinați construcția tabelului și veți observa că fiecare coloană a tabelului corespunde unei caracteristici specifice a angajatului (sau atribut în termeni de bază de date). Fiecare rând corespunde unui angajat particular și conține informațiile sale. Cam despre asta e! Dacă vă ajută, gândiți-vă la fiecare dintre aceste tabele ca listă de informații în format de foaie de calcul. Pentru mai multe informații, citiți Adăugarea tabelelor la o bază de date Access 2013
Preluarea informațiilor dintr-o bază de date de acces
Evident, o bază de date care stochează numai informații ar fi inutilă - avem nevoie și de metode pentru a prelua informații. Dacă pur și simplu doriți să reamintiți informațiile stocate într-un tabel, Microsoft Access vă permite să deschideți tabelul și să parcurgeți înregistrările conținute în acesta. Cu toate acestea, puterea reală a unei baze de date constă în capacitatea sa de a răspunde la mai multe solicitări complexe sau la întrebări. Întrebările de acces oferă posibilitatea de a combina datele din mai multe tabele și de a stabili condiții specifice pentru datele preluate.
Imaginați-vă că organizația dvs. are nevoie de o metodă simplă pentru a crea o listă a acelor produse care în prezent vinde mai mult decât prețul mediu. Dacă ați preluat pur și simplu tabelul cu informații despre produs, îndeplinirea acestei sarcini ar necesita o cantitate mare de sortare prin date și efectuarea calculelor manual. Cu toate acestea, puterea unei interogări vă permite să solicitați pur și simplu ca aceștia să returneze doar acele înregistrări care îndeplinesc condiția medie de prețuri de mai sus. În plus, puteți instrui baza de date să menționeze numai numele și prețul unitar al elementului.
Pentru mai multe informații despre puterea interogărilor bazei de date în Access, citiți Crearea unei întrebări simple în Microsoft Access 2013.
Introducerea informațiilor într-o bază de date de acces
Până acum, ați învățat conceptele din spatele organizării informațiilor într-o bază de date și preluarea informațiilor dintr-o bază de date. Încă mai avem nevoie de mecanisme pentru plasarea informațiilor în mese! Microsoft Access oferă două mecanisme primare pentru atingerea acestui obiectiv. Prima metodă este să aduci simplu tabelul într-o fereastră făcând dublu clic pe el și adăugând informații în partea de jos a acestuia, la fel cum s-ar adăuga informații într-o foaie de calcul.
Accesul oferă, de asemenea, o interfață ușor de utilizat pentru utilizatori, care permite utilizatorilor să introducă informații într-o formă grafică și să le transmită în mod transparent bazei de date. Această metodă este mai puțin intimidantă pentru operatorul de introducere a datelor , dar necesită puțin mai multă muncă din partea administratorului bazei de date. Pentru mai multe informații, citiți Crearea formularelor din Access 2013
Rapoartele Microsoft Access
Rapoartele oferă posibilitatea de a produce rapid rezumate formatate atractiv ale datelor conținute în unul sau mai multe tabele și / sau interogări. Prin utilizarea de trucuri și șabloane de comenzi rapide, utilizatorii de baze de date pot crea rapoarte în termen de câteva minute.
Să presupunem că doriți să creați un catalog care să împărtășească informațiile despre clienți actuali și potențiali. În secțiunile anterioare, am aflat că acest tip de informații ar putea fi preluate din baza noastră de date prin utilizarea judicioasă a interogărilor. Cu toate acestea, rețineți că aceste informații au fost prezentate într-o formă tabelară - nu exact cel mai atractiv material de marketing! Rapoartele permit includerea graficii, formatarea atractivă și paginarea. Pentru informații suplimentare, consultați Crearea de rapoarte în Access 2013.