Formular de introducere de date Excel

Instrucțiuni pas cu pas pentru introducerea datelor

Utilizarea formularului de introducere a datelor construit în Excel este o modalitate rapidă și ușoară de a introduce datele într-o bază de date Excel.

Utilizarea formularului vă permite să:

• începeți o nouă tabelă de baze de date sau adăugați înregistrări noi la una existentă
• parcurgeți înregistrările de date câte unul câte unul
• căutați înregistrări care conțin informații specifice
• editați sau ștergeți înregistrările individuale după cum este necesar

Despre adăugarea pictogramei formularului de introducere a datelor în bara de instrumente Acces rapid

Formularul de introducere a datelor este unul dintre instrumentele de date integrate Excel. Pentru a le folosi tot ce trebuie să faceți este să furnizați titlurile coloanelor care vor fi folosite în baza dvs. de date, faceți clic pe pictograma Form și Excel va face restul.

Pentru a face lucrurile mai dificile, totuși, din 2007, Microsoft a ales să nu includă pictograma Form pe panglică.

Primul pas pentru a utiliza formularul de introducere a datelor este să adăugați pictograma Formular la bara de instrumente pentru acces rapid, astfel încât să o putem folosi.

Aceasta este o operație unică. Odată adăugat, pictograma Formă rămâne disponibilă în bara de instrumente Acces rapid.

Găsirea butonului formularului de introducere a datelor

Bara de instrumente pentru acces rapid este utilizată pentru a stoca comenzi rapide la funcțiile utilizate frecvent în Excel. De asemenea, puteți adăuga comenzile rapide la funcțiile Excel care nu sunt disponibile pe panglică.

Una dintre aceste caracteristici este formularul de introducere a datelor.

Formularul de date este o modalitate rapidă și ușoară de a adăuga date la o tabelă de baze de date Excel.

Totuși, dintr-un motiv anume, Microsoft a ales să nu adauge formularul la unul din filele panglicii, începând cu Excel 2007.

Mai jos sunt pașii care vă vor arăta cum să adăugați pictograma Formular în bara de instrumente Acces rapid.

Adăugați formularul de date la bara de instrumente pentru acces rapid

1. Dați clic pe săgeata în jos de la sfârșitul barei de instrumente pentru acces rapid pentru a deschide meniul derulant.
2. Alegeți Mai multe comenzi din listă pentru a deschide caseta de dialog Particularizarea barei de instrumente pentru acces rapid.
3. Faceți clic pe săgeata în jos de la sfârșitul comenzii Alegeți din linie pentru a deschide meniul derulant.
4. Selectați Toate comenzile din listă pentru a vedea toate comenzile disponibile în Excel 2007 în panoul din stânga.
5. Derulați prin această listă alfabetică pentru a găsi comanda Form .
6. Faceți clic pe butonul Adăugați între panourile de comandă pentru a adăuga comanda Form la bara de instrumente Acces rapid.
7. Faceți clic pe OK .

Butonul Formă trebuie acum adăugat la Bara de instrumente pentru acces rapid.

Adăugarea numelor câmpurilor bazei de date

După cum am menționat anterior, tot ce trebuie să facem pentru a utiliza formularul de introducere a datelor în Excel este să furnizăm titlurile coloanelor sau numele câmpurilor care vor fi folosite în baza noastră de date.

Cea mai ușoară modalitate de a adăuga numele câmpurilor la formular este să le tastați în celulele din foaia dvs. de lucru. Puteți include până la 32 de nume de câmp în formular.

Introduceți următoarele rubrici în celulele A1 - E1:

Carnet de student
Numele de familie
Iniţială
Vârstă
Program

Deschiderea formularului de introducere a datelor

Deschiderea formularului de introducere a datelor

1. Faceți clic pe celula A2 pentru a deveni celula activă .
2. Faceți clic pe pictograma de formular care a fost adăugată la Bara de instrumente pentru acces rapid la pagina 2.
3. Făcând clic pe pictograma de formular se va afișa o casetă de mesaje din Excel conținând o serie de opțiuni legate de adăugarea de rubrici în formular.
4. Din moment ce am introdus deja numele câmpurilor pe care dorim să le folosim ca titluri, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe OK în caseta de mesaje.
5. Formularul care conține toate numele câmpurilor trebuie să apară pe ecran.

Adăugarea înregistrărilor de date cu formularul

Adăugarea înregistrărilor de date împreună cu formularul

Odată ce rubricile de date au fost adăugate la formularul de adăugare a înregistrărilor în baza de date este pur și simplu o chestiune de introducere a datelor în ordinea corectă în câmpurile de formular.

Exemplu de înregistrări

Adăugați următoarele înregistrări în baza de date introducând datele în câmpurile de formate de lângă titlurile corecte. Faceți clic pe butonul Nou după ce ați introdus prima înregistrare pentru a șterge câmpurile pentru cea de-a doua înregistrare.

1. StudentID : SA267-567
   Nume : Jones
   Inițial : B.
   Varsta : 21
   Program : Limbi
   
   StudentID : SA267-211
   Nume : Williams
   Inițial : J.
   Vârsta : 19
   Program : Știință

Sfat: atunci când introduceți date foarte asemănătoare, cum ar fi numerele de identificare ale studenților (numai numerele după liniuță sunt diferite), utilizați copierea și lipirea pentru a accelera și simplifica introducerea datelor.

Pentru a adăuga înregistrările rămase în baza de date tutorial, utilizați formularul pentru a introduce restul datelor din imaginea de mai sus în celulele A4 - E11.

Adăugarea înregistrărilor de date cu formularul (con't)

Pentru a adăuga înregistrările rămase în baza de date tutorial, utilizați formularul pentru a introduce restul datelor din imagine aici în celulele A4 - E11.

Utilizarea instrumentelor de date ale formularului

O problemă majoră cu o bază de date este menținerea integrității datelor, pe măsură ce fișierul crește în dimensiune. Este nevoie de:

• stabilirea erorilor de date sau actualizarea înregistrărilor individuale.
• ștergerea înregistrărilor învechite sau duplicate.

Formularul de introducere a datelor conține mai multe instrumente de-a lungul părții drepte, care facilitează găsirea și corectarea sau ștergerea înregistrărilor din baza de date.

Aceste instrumente sunt:

• Butoanele Găsiți înainte și Găsiți următoarele - acestea vă permit să derulați înapoi și înapoi prin baza de date câte o înregistrare la un moment dat.
• Butonul Ștergere - este folosit pentru a șterge înregistrările din baza de date.
• Butonul Restaurare - Acest buton poate fi folosit pentru a anula modificările aduse unei înregistrări care este în curs de editare. Ocazional, facem schimbări greșite într-o înregistrare sau chiar editatem o înregistrare greșită. Dacă da, butonul de restaurare poate fi utilizat pentru a anula aceste modificări.
• Notă: butonul Restaurare funcționează numai atâta timp cât este prezentă o înregistrare în formular. De îndată ce accesați altă înregistrare sau închideți formularul, butonul de restaurare devine inactiv.
• Butonul Criteria vă permite să căutați baza de date pentru înregistrări pe baza unor criterii specifice, cum ar fi numele, vârsta sau programul. Un exemplu de utilizare a butonului Criteria este inclus în următoarea etapă a tutorialului.

Căutarea de înregistrări utilizând un nume de câmp

Butonul Criteria vă permite să căutați baza de date pentru înregistrări utilizând unul sau mai multe nume de câmp, cum ar fi numele, vârsta sau programul.

Căutarea de înregistrări utilizând un nume de câmp

1. Faceți clic pe butonul Criterii din formular.
2. Dând clic pe butonul Criteria șterge toate câmpurile de formular, dar nu elimină niciunul din datele din baza de date.
3. Faceți clic pe câmpul Program și tastați Artă, deoarece dorim să căutați toți elevii înscriși în programul de arte din colegiu.
4. Faceți clic pe butonul Găsiți următorul . Înregistrările pentru H. Thompson ar trebui să apară sub forma în care este înscrisă în programul de arte.
5. Faceți clic pe butonul Găsiți Următorul a doua și a treia oară, iar înregistrările pentru J. Graham și W. Henderson ar trebui să apară unul după celălalt, deoarece acestea sunt, de asemenea, înscrise în programul Arts.

Următorul pas al acestui tutorial include un exemplu de căutare a înregistrărilor care corespund mai multor criterii.

Căutarea înregistrărilor utilizând numere de câmpuri multiple

În acest exemplu, vom căuta toți elevii care au împlinit vârsta de 18 ani și s-au înscris la programul de arte din cadrul colegiului. Doar acele înregistrări care corespund ambelor criterii ar trebui să fie afișate în formular.

1. Faceți clic pe butonul Criterii din formular.
2. Faceți clic pe câmpul de vârstă și introduceți textul 18.
3. Faceți clic în câmpul Program și tastați Arte.
4. Faceți clic pe butonul Găsiți următorul . Recordul pentru H. Thompson ar trebui să apară în formă, deoarece are vârsta de 18 ani și se înscrie în programul de arte.
5. Faceți clic pe butonul Găsiți Next pentru a doua oară, iar înregistrarea pentru J. Graham ar trebui să apară deoarece și el are vârsta de 18 ani și sa înscris în programul Arts.
6. Faceți clic pe butonul Găsiți următorul pentru a treia oară și înregistrarea pentru J. Graham ar trebui să fie în continuare vizibilă, deoarece nu există alte înregistrări care să corespundă ambelor criterii.

Înregistrările pentru W. Henderson nu ar trebui să fie afișate în acest exemplu, deoarece, deși este înscris în programul Arts, el nu are 18 ani, astfel încât nu se potrivește ambelor criterii de căutare.