Excel nu are capabilitățile de gestionare a datelor ale programelor de baze de date relaționale, cum ar fi SQL Server și Microsoft Access. Ceea ce poate face, totuși, este servi ca o bază de date simplă sau plată care îndeplinește cerințele de gestionare a datelor în multe situații.
În Excel, datele sunt organizate în tabele utilizând rândurile și coloanele unei foi de lucru. Versiunile mai recente ale programului au o caracteristică de tabelă , care facilitează introducerea, editarea și manipularea datelor .
Fiecare piesă individuală de date sau informații despre un subiect - cum ar fi un număr al unei părți sau o adresă a unei persoane - este stocată într-o celulă de foaie de lucru separată și denumită câmp.
Termeni de bază de date: tabel, înregistrări și câmpuri în Excel
O bază de date este o colecție de informații conexe stocate într-unul sau mai multe fișiere computerizate în mod organizat.
În mod normal, informațiile sau datele sunt organizate în tabele. O bază de date simplă sau cu un fișier plat, cum ar fi Excel, conține toate informațiile despre un subiect într-un singur tabel.
Bazele de date relaționale, pe de altă parte, constau dintr-un număr de tabele, fiecare tabel conținând informații despre subiecte diferite, dar legate.
Informațiile dintr-un tabel sunt organizate astfel încât să poată fi ușor:
- Actualizat
- Sortare
- corectat
- S-a filtrat sau căutat informații specifice
Înregistrări
În terminologia bazei de date, o înregistrare conține toate informațiile sau datele despre un anumit obiect care a fost introdus în baza de date.
În Excel, înregistrările sunt organizate în mod normal în rândurile foii de lucru, fiecare cutie conținând un element de informație sau valoare.
Câmpuri
Fiecare element individual de informații dintr-o înregistrare a bazei de date - cum ar fi un număr de telefon sau un număr de stradă - este denumit câmp .
În Excel, celulele individuale ale unei foi de lucru servesc ca câmpuri, deoarece fiecare celulă poate conține o singură bucată de informație despre un obiect.
Nume de câmp
Este vital ca datele să fie introduse în mod organizat într-o bază de date, astfel încât să poată fi sortate sau filtrate pentru a găsi informații specifice.
Pentru a vă asigura că datele sunt introduse în aceeași ordine pentru fiecare înregistrare, se adaugă titluri în fiecare coloană a unui tabel. Aceste titluri ale coloanelor sunt denumite nume de câmpuri.
În Excel, rândul de sus al unei tabele conține numele câmpurilor pentru tabel. Acest rând este denumit, de obicei, un rând de antet .
Exemplu
În imaginea de mai sus, toate informațiile adunate pentru un student sunt stocate într-un rând individual sau într-o înregistrare în tabel. Fiecare elev, indiferent cât de mult sau cât de puțin informație este colectat, are un rând separat în tabel.
Fiecare celulă dintr-un rând este un câmp care conține o singură parte a acelei informații. Numele câmpurilor din rândul antetului vă ajută să vă asigurați că datele rămân organizate prin păstrarea tuturor datelor despre un anumit subiect, cum ar fi numele sau vârsta, în aceeași coloană pentru toți elevii.
Instrumentele de date Excel
Microsoft a inclus o serie de instrumente de date pentru a facilita lucrul cu cantitățile mari de date stocate în tabelele Excel și pentru a le menține în stare bună.
Folosind un formular pentru înregistrări
Unul dintre acele instrumente care facilitează lucrul cu înregistrările individuale este forma de date. Un formular poate fi utilizat pentru a găsi, edita, introduce sau șterge înregistrări în tabele care conțin până la 32 de câmpuri sau coloane.
Formularul implicit include o listă cu numele câmpurilor în ordinea în care sunt aranjate în tabel, pentru a se asigura că înregistrările sunt introduse corect. Lângă fiecare nume de câmp este o casetă de text pentru introducerea sau editarea câmpurilor individuale de date.
În timp ce este posibilă crearea de formulare personalizate, crearea și utilizarea formularului implicit este mult mai ușoară și de multe ori este tot ceea ce este necesar.
Eliminați înregistrările de date duplicat
O problemă comună cu toate bazele de date este erorile de date. În plus față de greșelile de ortografie simple sau lipsa câmpurilor de date, înregistrările de date duplicate pot constitui o preocupare majoră, deoarece tabelul de date crește în mărime.
Un alt instrument de date Excel poate fi utilizat pentru a elimina aceste înregistrări duplicate - fie duplicate exacte, fie parțiale.
Sortarea datelor
Sortarea înseamnă reorganizarea datelor în funcție de o anumită proprietate, cum ar fi sortarea unui tabel în ordine alfabetică, după nume sau cronologic, de la cel mai vechi la cel mai tânăr.
Opțiunile de sortare pentru Excel includ sortarea după unul sau mai multe câmpuri, sortarea personalizată, cum ar fi data sau ora și sortarea după rânduri, ceea ce face posibilă reordonarea câmpurilor dintr-un tabel.