6 moduri de sortare a datelor în Excel

Această serie de sfaturi acoperă diferite metode de sortare a datelor în Excel. Informații specifice pot fi găsite pe următoarele pagini:

1. Sortare rapidă pe o singură coloană utilizând funcția Sortare și filtrare sau Taste rapide
2. Sortați pe mai multe coloane
3. Sortați după date sau ore
4. Sortați după Zilele săptămânii, lunilor sau alte liste personalizate
5. Sortați după rânduri - Reordonați coloanele

Selectarea datelor care vor fi sortate

Înainte ca datele să poată fi sortate, Excel trebuie să cunoască intervalul exact care urmează să fie sortat și, de obicei, Excel este destul de bun în selectarea zonelor de date conexe - atâta timp cât când a fost introdus,

1. nu au fost lăsate rânduri sau coloane goale într-o zonă cu date conexe;
2. și rânduri și coloane goale au fost lăsate între zonele de date conexe.

Excel va determina, chiar destul de precis, dacă zona de date are nume de câmp și exclude acest rând din înregistrările care urmează să fie sortate.

Cu toate acestea, permiterea ca Excel să selecteze intervalul de sortare poate fi riscant - mai ales cu cantități mari de date greu de verificat.

Pentru a vă asigura că sunt selectate datele corecte, evidențiați intervalul înainte de a începe sortarea.

Dacă același interval trebuie să fie sortat în mod repetat, cea mai bună abordare este să -i dați un nume .

01 din 05

Sortați ordinea de comandă și sortarea

Sortarea necesită utilizarea unei chei de sortare și a unei ordini de sortare.

Tasta de sortare este datele din coloana sau coloanele pe care doriți să le sortați. Acesta este identificat de numele coloanei sau al câmpului. În imaginea de mai sus, cheile de sortare posibile sunt ID-ul Student, Numele , Varsta , Programul și Luna începută

Într-un fel rapid, faceți clic pe o singură celulă din coloana care conține cheia de sortare este suficientă pentru a spune Excel care este cheia de sortare.

Pentru valori text sau numerice, cele două opțiuni pentru ordinea de sortare sunt ascendente și descendente .

Când utilizați butonul Sortare și filtrare din fila Acasă a panglicii, opțiunile de ordonare în listă se modifică în funcție de tipul de date din intervalul selectat.

Selectați rapid Sortare și filtrare

În Excel, un sortare rapidă poate fi efectuată utilizând butonul Sort & Filter din fila Home a panglicii .

Pașii pentru a efectua o sortare rapidă sunt:

1. Faceți clic pe o celulă din coloana care conține cheia de sortare
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii, dacă este necesar
3. Faceți clic pe butonul Sortare și filtrare pentru a deschide meniul drop-down al opțiunilor de sortare
4. Faceți clic pe una dintre cele două opțiuni pentru a sorta fie în ordine crescătoare, fie în ordine descrescătoare
5. Verificați dacă datele au fost sortate corect

Sortați datele utilizând tastele rapide de tip panglică

Nu există o combinație de taste de la tastatură pentru a sorta date în Excel.

Ceea ce sunt disponibile sunt cheile rapide, care vă permit să utilizați mai degrabă apăsările de la tastatură decât indicatorul mouse-ului pentru a selecta aceleași opțiuni listate mai sus pe fila Home a panglicii.

• Utilizarea tastaturii pentru a accesa opțiunile pentru panglică începe întotdeauna cu tasta Alt .

Pentru a sorta în ordine crescătoare cu ajutorul tastelor rapide

1. Faceți clic pe o celulă din coloana cu tastele de sortare
2. Apăsați următoarele taste de pe tastatură:
3. Alt HSS
4. Tabelul de date trebuie să fie sortat de la A la Z / cel mai mic până la cel mai mare după coloana selectată

Cheile fierbinți se traduc în:
Tasta "Alt"> fila "Acasă"> grupul "Editare"> meniul "Sortare și filtrare"> opțiunea "Sortare cel mai mic la cel mai mare".

Pentru a sorta în ordine descrescătoare cu ajutorul tastelor rapide

Pașii pentru a sorta în ordine descrescătoare folosind tastele fierbinți sunt aceiași ca și cele listate pentru un sortare ascendentă, cu excepția combinației de taste fierbinți:

Alt HSO

Cheile fierbinți se traduc în:
Tasta "Alt"> fila "Acasă"> grupul "Editare"> meniul "Sortare și filtrare"> opțiunea "Sortare cel mai mare la cel mai mic".

02 din 05

Sortați pe mai multe coloane de date în Excel

Pe lângă efectuarea unui sortare rapidă bazată pe o singură coloană de date, caracteristica de sortare personalizată a Excel vă permite să sortați pe mai multe coloane, definind mai multe chei de sortare.

În sortarea cu mai multe coloane, tastele de sortare sunt identificate prin selectarea rubricilor coloanelor din caseta de dialog Sortare.

Ca și în cazul unui sortare rapidă, tastele de sortare sunt definite prin identificarea titlurilor de coloane sau a câmpurilor , în tabelul care conține cheia de sortare.

Sortați pe Exemple de coloane multiple

În exemplul de mai sus, s-au urmat pașii următori pentru a sorta datele din intervalul H2-L12 pe două coloane de date - primul după nume, apoi după vârstă.

1. Evidențiați gama de celule care urmează să fie sortate
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii .
3. Faceți clic pe pictograma Sort & Filter de pe panglică pentru a deschide lista verticală.
4. Faceți clic pe Sort personalizat din lista derulantă pentru a afișa caseta de dialog Sortare
5. Sub rubrica Coloană din caseta de dialog, selectați Nume din lista derulantă pentru a sorta mai întâi datele prin coloana Nume
6. Opțiunea Sortare pe este lăsată setată la Valori - deoarece sortarea se bazează pe datele efective din tabel
7. Sub rubrica Ordonare sortare , alegeți Z la A din lista derulantă pentru a sorta datele Nume în ordine descrescătoare
8. În partea de sus a casetei de dialog, faceți clic pe butonul Adăugați nivel pentru a adăuga cea de-a doua opțiune de sortare
9. Pentru cea de-a doua tastă de sortare, sub titlul Coloană , alegeți Vârstă din lista verticală pentru a sorta înregistrările cu nume duplicate în coloana Vârstă
10. În rubrica Ordonare ordine , alegeți din lista derulantă cel mai mare la cel mai mic, pentru a sorta datele de vârstă în ordine descrescătoare
11. Faceți clic pe OK în caseta de dialog pentru a închide caseta de dialog și a sorta datele

Ca rezultat al definirii unei a doua chei de sortare, în exemplul de mai sus, cele două înregistrări cu valori identice pentru câmpul Nume au fost sortate în ordine descrescătoare folosind câmpul Age , rezultând înregistrarea pentru studentul A. Wilson cu vârsta de 21 de ani înainte recordul pentru al doilea A. Wilson, în vârstă de 19 ani.

Primul rând: titluri de coloane sau date?

Intervalul de date selectat pentru sortare în exemplul de mai sus a inclus rubricile coloanelor de deasupra primului rând de date.

Excel a detectat că acest rând conținea date care erau diferite de datele din rândurile ulterioare, astfel încât a presupus că primul rând a fost titlul coloanelor și a ajustat opțiunile disponibile în caseta de dialog Sortare pentru a le include.

Un criteriu pe care Excel îl utilizează pentru a determina dacă primul rând conține rubrici de coloane este formatarea. În exemplul de mai sus, textul din primul rând este un font diferit și este o culoare diferită de datele din restul rândurilor. De asemenea, este separat de rândurile de mai jos printr-o margine groasă.

Excel folosește o astfel de diferență pentru a-și determina dacă primul rând este un rând de poziție și este destul de bun pentru a-l face bine - dar nu este infailibil. Dacă face o greșeală, caseta de dialog Sortare conține o casetă de selectare - Datele mele are anteturi - care pot fi utilizate pentru a înlocui această selecție automată.

Dacă primul rând nu conține titluri, Excel folosește litera coloanei - cum ar fi Coloana D sau Coloana E - ca opțiuni în opțiunea Coloana din caseta de dialog Sortare .

03 din 05

Sortați datele după dată sau oră în Excel

În plus față de sortarea datelor de text în ordine alfabetică sau a numerelor de la cea mai mare la cea mai mică, opțiunile de sortare din Excel includ sortarea valorilor datei.

Comenzile de sortare disponibile pentru date sunt:

• Ordine crescătoare - mai veche până la cea mai nouă
• Ordine descendentă - cea mai recentă la cea mai veche

Caseta de dialog Sortare vs. Sortare rapidă

Deoarece datele și orele sunt doar date formatate, pentru sortarea pe o singură coloană - cum ar fi Data Împrumutat în exemplul din imaginea de mai sus - metoda rapidă de sortare poate fi utilizată cu succes.

Pentru tipurile care implică mai multe coloane de date sau de ore, este necesară utilizarea casetei de dialog Sortare - la fel ca la sortarea pe mai multe coloane de numere sau de date text.

Sortați după dată Exemplu

Pentru a efectua un sortare rapidă după dată în ordine crescătoare - mai veche până la cea mai nouă - pentru exemplul din imaginea de mai sus, pașii ar fi:

1. Evidențiați gama de celule care urmează să fie sortate
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii
3. Faceți clic pe pictograma Sort & Filter de pe panglică pentru a deschide lista verticală
4. Faceți clic pe opțiunea Sortare cel mai vechi la cel mai nou din listă pentru a sorta datele în ordine crescătoare
5. Înregistrările trebuie sortate cu cele mai vechi date din coloana Împrumutat în partea de sus a tabelului

Datele și orele stocate ca text

Dacă rezultatele sorții după dată nu se dovedesc conform așteptărilor, datele din coloana care conține cheia de sortare ar putea să conțină date sau ore stocate mai degrabă ca date text decât ca numere (datele și orele sunt doar date formatate în număr).

În imaginea de mai sus, înregistrările pentru A. Peterson au ajuns în partea de jos a listei, când, pe baza datei de împrumut - 5 noiembrie 2014 -, înregistrarea ar fi trebuit să fie plasată deasupra notei pentru A. Wilson, care, de asemenea, are o dată de împrumut din 5 noiembrie.

Motivul pentru rezultatele neașteptate este că data de împrumut pentru A. Peterson a fost stocată ca text, mai degrabă decât ca număr

Date mixte și sorții rapide

Când se utilizează metoda de sortare rapidă dacă înregistrările care conțin date text și de număr sunt amestecate, Excel sortează numărul și datele de text separat - plasând înregistrările cu date text în partea de jos a listei sortate.

Excel ar putea include și titlurile coloanelor din rezultatele sortare - interpretându-le ca un alt rând de date text, mai degrabă decât ca nume de câmp pentru tabelul de date.

Sortați caseta de dialog Avertismente - sortare

După cum se arată în imaginea de mai sus, dacă se utilizează caseta de dialog Sortare , chiar și pentru tipurile dintr-o coloană, Excel afișează un mesaj care vă avertizează că a întâmpinat date stocate ca text și vă oferă posibilitatea de a alege:

• Sortați orice seamănă cu un număr ca număr
• Sortați numerele și numerele stocate separat ca text

Dacă alegeți prima opțiune, Excel va încerca să plaseze datele textului în locația corectă a rezultatelor de sortare.

Alegeți a doua opțiune și Excel va plasa înregistrările care conțin date text în partea de jos a rezultatelor de sortare - la fel ca în cazul sortimentelor rapide.

04 din 05

Sortarea datelor pe Zilele Săptămânii sau pe Lună în Excel

Sortați în funcție de zilele din săptămână sau de luni ale anului utilizând aceeași listă particularizată încorporată pe care Excel o folosește pentru a adăuga zile sau luni la o foaie de lucru utilizând mânerul de umplere .

Această listă permite sortarea după zile sau luni în ordine cronologică, mai degrabă decât în ​​ordine alfabetică.

În exemplul de mai sus, datele au fost sortate după luna în care studenții și-au început programul on-line de studii.

Ca și în cazul altor opțiuni de sortare, sortarea valorilor printr-o listă personalizată poate fi afișată în ordine ascendentă (de duminică până sâmbătă / ianuarie până în decembrie) sau în ordine descrescătoare (de sâmbătă până duminică / decembrie-ianuarie).

În imaginea de mai sus, s-au urmat pașii următori pentru a sorta eșantionul de date în intervalul H2 până la L12 după luni ale anului:

1. Evidențiați gama de celule care urmează să fie sortate
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii .
3. Faceți clic pe pictograma Sort & Filter de pe panglică pentru a deschide lista verticală.
4. Faceți clic pe Sort personalizat din lista derulantă pentru a afișa caseta de dialog Sortare
5. Sub rubrica Coloană din caseta de dialog, selectați Luna începută din lista derulantă pentru a sorta datele după lunile anului
6. Opțiunea Sortare pe este lăsată setată la Valori - deoarece sortarea se bazează pe datele efective din tabel
7. Sub rubrica Ordonare sortare , faceți clic pe săgeata în jos de lângă opțiunea implicită de la A la Z pentru a deschide meniul drop-down
8. În meniu, alegeți Listă particularizată pentru a deschide caseta de dialog Listări personalizate
9. În fereastra din stânga a casetei de dialog, faceți clic o singură dată pe listă: ianuarie, februarie, martie, aprilie ... pentru ao selecta

10. Faceți clic pe OK pentru a confirma selecția și a reveni la caseta de dialog Sortare

11. Lista selectată - ianuarie, februarie, martie, aprilie - va fi afișată sub titlul Ordine

12. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și pentru a sorta datele după luni ale anului

Notă : În mod prestabilit, listele personalizate sunt afișate numai în ordine crescătoare în caseta de dialog Listă liste personalizate . Pentru a sorta datele în ordine descrescătoare utilizând o listă personalizată după ce ați selectat lista dorită astfel încât să fie afișată sub titlul Ordine din caseta de dialog Sortare :

1. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă lista afișată - cum ar fi ianuarie, februarie, martie, aprilie ... pentru a deschide meniul drop-down
2. În meniu, selectați opțiunea listă personalizată care este afișată în ordine descrescătoare - cum ar fi decembrie, noiembrie, octombrie, septembrie ...

3. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și pentru a sorta datele în ordine descrescătoare utilizând lista personalizată

05 din 05

Sortați după rânduri pentru a reordona coloanele în Excel

După cum se arată în opțiunile de sortare anterioare, datele sunt în mod normal sortate folosind titluri de coloane sau nume de câmp și rezultatul este reordonarea întregilor rânduri sau înregistrări de date.

O opțiune de sortare mai puțin cunoscută și, prin urmare, mai puțin folosită în Excel este de a sorta după rând, ceea ce are efectul de a rearanja ordinea coloanelor de la stânga la dreapta într-o foaie de lucru

Un motiv pentru sortare pe rând este acela de a se potrivi cu ordinea coloanelor dintre diferite tabele de date. Cu coloanele din aceeași ordine stânga-dreapta, este mai ușor să comparați înregistrările sau să copiați și să mutați date între tabele.

Personalizarea ordinului coloanei

Foarte rar, totuși, obținerea coloanelor în ordinea corectă este o sarcină simplă datorită limitărilor opțiunilor de ordine de sortare ascendentă și descendentă pentru valori.

De obicei, este necesar să utilizați o ordine de sortare personalizată, iar Excel include opțiuni pentru sortare după culoarea celulei sau fontului sau prin pictogramele de formatare condiționată .

Aceste opțiuni, așa cum se subliniază în partea de jos a acestei pagini, sunt încă destul de intense în ceea ce privește forța de muncă și nu sunt ușor de utilizat.

Probabil cel mai simplu mod de a spune Excel ordinea coloanelor este de a adăuga un rând deasupra sau dedesubtul tabelului de date care conține numerele 1, 2, 3, 4 ... care indică ordinea coloanelor de la stânga la dreapta.

Sortarea după rânduri devine o chestiune simplă de sortare a coloanelor cel mai mic până la cel mai mare de rândul care conține numerele.

Odată ce sortarea este terminată, rândul adăugat de numere poate fi șters cu ușurință .

Sortați după Exemple de rânduri

În eșantionul de date utilizat pentru această serie în opțiunile de sortare Excel, coloana Student ID a fost întotdeauna prima în partea stângă, urmată de Nume și apoi, de obicei, de vârstă .

În acest caz, așa cum se arată în imaginea de mai sus, coloanele au fost reordonate astfel încât coloana Programului să fie prima în partea stângă, urmată de Luna Începută , Numele etc.

Următorii pași au fost folosiți pentru a schimba ordinea coloanelor la cea văzută în imaginea de mai sus:

1. Introduceți un rând gol deasupra rândului care conține numele câmpurilor
2. În acest rând nou, introduceți următoarele numere de la stânga la dreapta care încep
   coloana H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Evidențiați domeniul de la H2 la L13
4. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii .
5. Faceți clic pe pictograma Sort & Filter de pe panglică pentru a deschide lista verticală.
6. Faceți clic pe Sort personalizat din lista derulantă pentru a afișa caseta de dialog Sortare
7. În partea de sus a casetei de dialog, faceți clic pe Opțiuni pentru a deschide caseta de dialog Opțiuni de sortare
8. În secțiunea Orientare a acestei a doua ferestre de dialog, faceți clic pe Sortare din stânga la dreapta pentru a sorta ordinea coloanelor din stânga la dreapta în foaia de lucru
9. Faceți clic pe OK pentru a închide această casetă de dialog
10. Odată cu modificarea orientării, rubrica Coloană din caseta de dialog Sortare se modifică în Rând
11. Sub rubrica Row , alegeți să sortați după rândul 2 - rândul care conține numerele personalizate
12. Opțiunea Sort On este lăsată setată la Values
13. Sub rubrica Ordonare sortare , alegeți Cel mai mic la cel mai mare din lista derulantă pentru a sorta numerele din rândul 2 în ordine crescătoare
14. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și a sorta coloanele din stânga spre dreapta prin numerele din rândul 2
15. Ordinea coloanelor trebuie să înceapă cu Programul urmat de Luna Începută , Numele etc.

Folosind opțiunile de sortare personalizate din Excel pentru a reordona coloanele

Așa cum am menționat mai sus, în timp ce sortimentele personalizate sunt disponibile în caseta de dialog Sortare în Excel, aceste opțiuni nu sunt ușor de utilizat atunci când este vorba de reordonarea coloanelor într-o foaie de lucru.

Opțiunile pentru crearea unei ordini de sortare personalizate disponibile în caseta de dialog Sortare sunt de sortare a datelor prin:

• culoarea celulelor
• culoarea fontului
• icoană

Și, cu excepția cazului în care fiecare coloană a aplicat deja o formatare unică - cum ar fi diferite culori de fonturi sau de celule, acea formatare trebuie adăugată la celule individuale din același rând pentru fiecare coloană care urmează să fie reordonată.

De exemplu, pentru a utiliza culoarea fontului pentru a reordona coloanele din imaginea de mai sus

1. Faceți clic pe fiecare nume de domeniu și modificați culoarea fontului pentru fiecare - cum ar fi roșu, verde, albastru etc.
2. În caseta de dialog Sortare, setați opțiunea Sortare pe la Culoare fontă
3. În ordine, setați manual ordinea numelor culorilor pentru câmpuri pentru a se potrivi cu ordinea coloanelor dorită
4. După sortare, resetați culoarea fontului pentru fiecare nume de câmp