Înlăturarea diferenței dintre o foaie de calcul și o bază de date
Unul dintre motivele pentru care companiile ezită să utilizeze Microsoft Access este o lipsă de înțelegere a diferenței dintre o foaie de calcul și o bază de date. Acest lucru îi determină pe mulți să creadă că urmărirea informațiilor despre clienți, a comenzilor de achiziție și a detaliilor proiectului într-o foaie de calcul este adecvată nevoilor acestora. Rezultatul final este că este dificil să se mențină controlul configurației, fișierele sunt pierdute la corupție, iar angajații înlocuiesc în mod accidental informațiile pertinente. Cu puțină cunoaștere despre puterea și multe utilizări ale unei baze de date, este mai ușor pentru firmele mici să vadă când o foaie de calcul este suficientă pentru un loc de muncă și când trebuie creată o bază de date.
Este important să aveți o înțelegere de bază a bazei de date . Majoritatea oamenilor au accesat baze de date înainte, precum cele din biblioteca publică, dar pur și simplu le folosesc nu clarifică modul în care foile de calcul și bazele de date sunt diferite. Cheltuielile de câteva minute de învățare despre bazele de date vor ajuta la o comparație mai clară.
Organizarea datelor
Poate că diferența cea mai evidentă între o foaie de calcul și o bază de date este modul în care sunt organizate datele. Dacă datele sunt relativ plate, atunci o foaie de calcul este perfectă. Modalitatea de a determina dacă o masă plană este cea mai bună, întrebați dacă toate punctele de date pot fi reprezentate sau nu cu ușurință pe o diagramă sau un tabel? De exemplu, dacă o companie dorește să urmărească câștigurile lunare pe parcursul unui an, o foaie de calcul este perfectă. Foile de calcul sunt destinate să se ocupe de o mulțime de același tip de date, mapând evoluția câtorva puncte-cheie.
În comparație, bazele de date au o structură de date relațională. Dacă un utilizator ar trebui să tragă date, ar exista numeroase puncte de luat în considerare. De exemplu, dacă o companie dorește să urmărească câștigurile lunare și să le compare cu concurenții în ultimii cinci ani, există o relație între aceste puncte de date, dar nu o singură atenție. Efectuarea unei singure mese pentru a raporta rezultatele va fi dificilă, dacă nu chiar imposibilă. Bazele de date sunt concepute astfel încât utilizatorii să poată genera rapoarte și să execute interogări.
Complexitatea datelor
Cea mai ușoară modalitate de a compara dacă datele trebuie menținute într-o foaie de calcul sau într-o bază de date este să analizați cât de complexe sunt datele. Acest lucru ajută la clarificarea modului în care datele ar trebui organizate dacă un utilizator nu este încă sigur.
Datele din foaia de calcul sunt simple. Acesta poate fi ușor adăugat la o singură masă sau diagramă și adăugat la o prezentare fără a fi nevoie să excludeți informațiile. Este usor de intretinut deoarece urmeaza doar cateva valori numerice cheie. Dacă sunt necesare doar câteva rânduri și coloane, datele sunt cel mai bine stocate într-o foaie de calcul.
Bazele de date găzduiesc o mulțime de tipuri diferite de date care au toate relații cu celelalte date din baza de date. De exemplu, companiile păstrează o cantitate semnificativă de date despre clienți, de la nume și adrese la comenzi și vânzări. Dacă un utilizator încearcă să înghesuie mii de rânduri într-o foaie de calcul, cotele sunt bune pentru a fi mutate într-o bază de date.
Repetarea datelor
Doar pentru că datele vor trebui actualizate nu înseamnă neapărat că este necesară o bază de date. Vor fi aceleași date repetate în mod constant? Și este afacerea interesată să urmărească evenimente sau acțiuni?
Dacă punctele de date se schimbă, dar tipul de date este același și urmărește un singur eveniment, acea informație este probabil netedă. Un exemplu este valoarea vânzărilor pe parcursul unui an. Perioada de timp se va schimba, iar numerele vor fluctua și nu vor exista date repetate.
Dacă unele părți ale datelor vor rămâne aceleași, cum ar fi informațiile despre clienți, în timp ce altele se schimbă, cum ar fi numărul de comenzi și actualitatea plăților, cotele sunt acțiuni care sunt urmărite. Acesta este momentul în care ar trebui să fie utilizată o bază de date. Acțiunile au multe componente diferite față de acestea, iar încercarea de a le urmări toate necesită o bază de date.
Data este scopul principal
Foile de calcul sunt excelente pentru evenimentele de o singură dată care nu necesită urmărirea multor aspecte diferite. Pentru proiectele care necesită una sau două diagrame sau tabele pentru o prezentare înainte de a fi arhivate, o foaie de calcul este cea mai bună cale de a merge. Dacă echipa sau compania trebuie să fie capabilă să calculeze rezultatele și să determine procentele, atunci foile de calcul sunt cele mai utile.
Bazele de date se referă la proiecte mai lungi, unde este probabil ca datele să fie utilizate din nou și din nou. Dacă sunt necesare note și comentarii, datele ar trebui mutate într-o bază de date. Foile de calcul nu au fost concepute pentru a urmări detalii, doar câteva puncte numerice cheie.
Număr de utilizatori
Numărul de utilizatori ar putea deveni factorul decisiv pentru a utiliza o foaie de calcul sau o bază de date. Dacă un proiect cere ca un număr mare de utilizatori să poată actualiza datele și să facă modificări, acest lucru nu ar trebui făcut într-o foaie de calcul. Este mult mai dificil să mențineți un control adecvat al configurației cu o foaie de calcul. Dacă există doar câțiva utilizatori pentru a actualiza datele, în general între trei și șase, o foaie de calcul ar trebui să fie adecvată (deși asigurați-vă că stabiliți reguli înainte de a merge mai departe).
Dacă toți participanții la un proiect sau departamente întregi trebuie să facă schimbări, o bază de date este cea mai bună alegere. Chiar dacă o companie este mică și are doar una sau două persoane în departament, gândește-te cât de mulți oameni ar putea ajunge în acel departament în cinci ani și să întrebe dacă toți vor trebui să facă schimbări. Cu cât mai mulți utilizatori care au nevoie de acces, cu atât este mai probabil ca o bază de date să fie cea mai bună opțiune.
De asemenea, trebuie să țineți cont de securitatea datelor. Dacă există o mulțime de informații sensibile care trebuie asigurate, bazele de date oferă o mai bună securitate. Înainte de a efectua mutarea, asigurați-vă că ați citit despre problemele de securitate care ar trebui luate în considerare înainte de a crea o bază de date.
Dacă sunteți gata să faceți plonja, citiți articolul nostru Convertirea foilor de calcul la Baze de date pentru a începe să călătoriți.