Cele mai multe companii sunt familiarizate cu ceea ce se poate face în Microsoft Word și Excel, dar înțelegerea a ceea ce poate face Microsoft Access este un pic mai greu de înțeles. Ideea creării de baze de date și încercarea de a le menține pare a fi o utilizare inutilă a resurselor. Cu toate acestea, pentru întreprinderile mici, acest program poate oferi mai multe avantaje distincte, în special în ceea ce privește gestionarea creșterii și organizării.
Microsoft Access oferă o modalitate mult mai robustă pentru companiile mici de a urmări datele și proiectele decât Excel sau Word. Accesul poate necesita mai mult timp pentru a învăța decât cele mai frecvent utilizate aplicații Microsoft, dar are și cea mai mare valoare adăugată pentru urmărirea proiectelor, a bugetelor și a creșterii. Toate datele necesare pentru a rula o afacere mică pentru comparație și analiză sunt menținute într-un singur program, ceea ce face mai ușor să executați rapoarte și diagrame decât orice alt program. Microsoft oferă o serie de șabloane pentru a simplifica procesul de învățare și utilizatorii pot personaliza șabloanele în timp ce merg. Înțelegerea fundamentelor Microsoft Access poate ajuta companiile mici să-și vadă valoarea deplină în operațiunile zilnice.
Dacă utilizați deja o foaie de calcul, este ușor să vă convertiți foaia de calcul Excel într-o bază de date Access.
Menținerea informațiilor despre clienți
Baza de date permite companiilor să urmărească toate informațiile necesare pentru fiecare client sau client, inclusiv adrese, informații despre comenzi, facturi și plăți. Atâta timp cât baza de date este stocată într-o rețea unde toți angajații au acces la ea, utilizatorii se pot asigura că informațiile rămân actuale. Deoarece informațiile clientului sunt esențiale pentru fiecare afacere mică, baza de date poate fi asigurată. Adăugarea formularelor în baza de date ajută întreprinderile mici, astfel încât datele să fie introduse în mod consecvent de către toți angajații.
Pe măsură ce utilizatorii se familiarizează cu programul, pot fi adăugate componente mai elaborate, cum ar fi maparea adreselor clienților. Acest lucru permite angajaților să verifice adresele pentru noi clienți sau să planifice rute pentru livrări. De asemenea, permite companiilor să creeze facturi și să poată trimite e-mailuri sau poștă obișnuită și să poată urmări când și cum au fost plătite facturile. Actualizarea și stocarea datelor despre clienți în Access este mai fiabilă decât o foaie de calcul sau un document Word și simplifică gestionarea acestor informații.
Urmărirea datelor financiare
Multe companii achiziționează software special pentru urmărirea finanțelor, însă pentru o întreprindere mică, care nu este numai inutilă, ea tinde să creeze o muncă suplimentară. Pe lângă faptul că este capabil să creeze și să urmărească facturile, toate cheltuielile și tranzacțiile pot fi înregistrate prin același program. Pentru companiile care dispun de pachetul Microsoft Office complet, inclusiv Outlook și Access, memento-urile de plată din Outlook pot fi conectate la baza de date. Când apare mesajul de avertizare, utilizatorii pot efectua plățile necesare, pot introduce datele în Access, apoi închid mementoul.
Poate fi necesar să achiziționați software mai sofisticat pe măsură ce afacerea crește, iar acele companii au un avantaj dacă toate datele lor financiare sunt stocate în Access. Multe alte programe pot găzdui datele exportate din Access, facilitând migrarea informațiilor atunci când vine momentul.
Gestionarea marketingului și a vânzărilor
Una dintre metodele cele mai puțin utilizate, dar puternice, de a utiliza Access, este de a monitoriza informațiile de marketing și vânzări. Cu informațiile existente despre clienți deja stocate în baza de date, este ușor să trimiteți e-mailuri, pliante, cupoane și posturi regulate celor care ar putea fi interesați de vânzări sau de oferte speciale. Întreprinderile mici pot urmări apoi numărul clienților lor existenți care au răspuns după o campanie de marketing.
Pentru clienții noi, pot fi create și monitorizate întregi campanii dintr-o singură locație. Acest lucru face mai ușor pentru angajați să vadă ceea ce a fost deja finalizat și ce urmează să fie făcut sau care sunt urmările necesare.
Urmărirea producției și a inventarului
Similar cu urmărirea clientului, posibilitatea de a urmări datele privind inventarul, resursele și stocul este esențială pentru orice afacere. Accesul facilitează introducerea datelor privind expedițiile în depozite și cunoașterea momentului când este necesar să comandați mai mult un anumit produs. Acest lucru este deosebit de important pentru producătorii care necesită o serie de resurse diferite pentru a finaliza un produs, cum ar fi piese de avion sau ingrediente farmaceutice active.
Chiar și industria serviciilor trebuie să păstreze inventarul și având toate aceste informații într-un singur loc facilitează a vedea ce computer este atribuit angajatului sau care determină când trebuie să fie modernizate echipamentele de birou. Indiferent dacă vor fi urmărite vehicule, dispozitive mobile, numere de serie, informații de înregistrare, jurnale de utilizator sau durate de viață hardware, întreprinderile mici vor putea să-și urmărească mai ușor hardware-ul.
Dincolo de hardware, companiile trebuie să poată urmări programele software. Din momentul înregistrării și a numărului de computere autorizate să utilizeze software-ul pentru a informa despre versiune și pentru utilizator, este esențial ca întreprinderile să poată trage rapid și precis informații despre configurațiile lor actuale. Terminarea recentă a suportului pentru Windows XP servește ca o reamintire clară a motivului pentru care este important să știm ce software și sisteme de operare există pe computerele și dispozitivele de afaceri.
Rularea rapoartelor și analizelor
Poate că cel mai puternic aspect al accesului este abilitatea utilizatorului de a genera rapoarte și diagrame din toate datele. Fiind capabil să compileze tot ceea ce este stocat în diferite baze de date este ceea ce face ca Microsoft Access să fie o sursă de putere pentru întreprinderile mici. Un utilizator poate genera rapid un raport care compară costurile resurselor cu prețurile curente, poate crea o diagramă care să ilustreze cât de mult este disponibil pentru o campanie de marketing viitoare sau să efectueze o analiză care să identifice clienții care au trecut în urma plăților. Cu puțină cunoștință suplimentară despre interogări, întreprinderile mici pot lua controlul asupra modului în care văd datele.
Chiar mai important, Microsoft Access poate fi legat de alte produse Microsoft. Întreprinderile mici pot să revadă un raport, să caute date despre clienți și să genereze facturi în Word. O îmbinare de corespondență poate crea litere regulate post în timp ce utilizatorul generează simultan un e-mail în Outlook. Datele pot fi exportate în Excel pentru o examinare mai detaliată a detaliilor și de acolo să fie trimise la PowerPoint pentru o prezentare. Integrarea cu toate celelalte produse Microsoft este probabil cel mai bun motiv pentru a utiliza Access pentru a centraliza toate informațiile unei companii.