Microsoft Access are trei componente majore: tabele, interogări și formulare
Orice companie care este copleșită de cantități mari de date care trebuie urmărite sau de un sistem care utilizează depunerea hârtiei, documente text sau o foaie de calcul pentru a ține evidența informațiilor critice poate beneficia de la trecerea la un sistem de gestionare a datelor. Un sistem de baze de date precum Microsoft Access 2010 poate fi exact ceea ce are nevoie compania.
Ce este o bază de date?
La cel mai de bază nivel, o bază de date este o colecție organizată de date. Un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), cum ar fi Microsoft Access, vă oferă instrumentele software de care aveți nevoie pentru a organiza aceste date într-o manieră flexibilă. Acesta include facilități pentru a adăuga, modifica și șterge datele din baza de date, pune întrebări despre datele stocate în baza de date și produce rapoarte care rezumă conținutul selectat.
Componente Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 oferă utilizatorilor o soluție DBMS simplă și flexibilă. Utilizatorii obișnuiți ai produselor Microsoft apreciază aspectul familiar al Windows și integrarea strânsă cu alte produse de familie Microsoft Office.
Trei dintre componentele majore ale accesului pe care majoritatea utilizatorilor de baze de date le întâlnesc sunt tabele, interogări și formulare. Dacă tocmai începeți cu accesul și nu aveți deja o bază de date de acces, vă rugăm să citiți despre Crearea unei baze de date Access 2010 de la zero.
Tabelele sunt blocurile de construcție
Tabelele reprezintă blocurile fundamentale ale oricărei baze de date. Dacă sunteți familiarizați cu foi de calcul, veți găsi tabele de baze de date similare. O tabelă de bază de date tipică poate conține informații despre angajați, inclusiv caracteristici precum numele, data nașterii și titlul. Ar putea fi structurat după cum urmează:
- card de identitate al angajatului
- Numele de familie
- Nume
- Titlu
- Salut
- Data nasterii
Examinați construirea unei tabele și veți observa că fiecare coloană a tabelului corespunde unei caracteristici specifice a angajatului - sau unui atribut în termeni de bază de date. Fiecare rând corespunde unui angajat particular și conține informațiile sale. Cam despre asta e. Dacă vă ajută, gândiți-vă la fiecare tabel ca listă de informații în formă de foaie de calcul.
Întrebări Recuperare informații
O bază de date care stochează numai informații ar fi inutilă; aveți nevoie de metode pentru a prelua informații, de asemenea. Dacă pur și simplu doriți să reamintiți informațiile stocate într-un tabel, Microsoft Access vă permite să deschideți tabelul și să parcurgeți înregistrările conținute în acesta. Cu toate acestea, puterea reală a unei baze de date constă în capacitatea sa de a răspunde la întrebări complexe. Întrebările de acces oferă posibilitatea de a combina datele din mai multe tabele și de a stabili condiții specifice pentru datele preluate.
Imaginați-vă că organizația dvs. are nevoie de o metodă simplă pentru a crea o listă a acelor produse care în prezent vinde mai mult decât prețul mediu. Dacă pur și simplu preluați tabelul cu informații despre produs, îndeplinirea acestei sarcini ar necesita o cantitate mare de sortare prin date și efectuarea calculelor manual. Cu toate acestea, puterea unei interogări vă permite să solicitați ca accesul să returneze numai acele înregistrări care îndeplinesc condiția de stabilire a prețurilor peste medie. În plus, puteți instrui baza de date să precizeze numai numele și prețul unitar al elementului.
Pentru mai multe informații despre puterea interogărilor bazei de date în Access, citiți Crearea unei interogări simple în Microsoft Access 2010.
Forme Introduceți informații
Până în prezent, ați citit despre conceptele din spatele organizării informațiilor într-o bază de date și preluarea informațiilor dintr-o bază de date. Încă mai aveți nevoie de mecanisme pentru a plasa informații în mese în primul rând. Microsoft Access oferă două mecanisme primare pentru atingerea acestui obiectiv. Prima metodă este să aducă masa într-o fereastră făcând dublu clic pe ea. Apoi, adăugați informații în partea de jos a tabelului, așa cum ați adăuga informații într-o foaie de calcul.
Accesul oferă, de asemenea, o interfață ușor de utilizat. Interfața permite utilizatorilor să introducă informații într-o formă grafică și să le transmită în mod transparent bazei de date. Această metodă este mai puțin intimidantă pentru operatorul de introducere a datelor, dar necesită puțin mai multă muncă din partea administratorului bazei de date. Pentru mai multe informații, citiți Crearea formularelor din Access 2010
Rapoartele Microsoft Access
Rapoartele oferă posibilitatea de a produce rezumate formatate atractiv ale datelor conținute într-unul sau mai multe tabele și interogări. Prin utilizarea de trucuri și șabloane rapide, utilizatorii de baze de date cu cunoștințe pot crea rapoarte în câteva minute.
Să presupunem că doriți să creați un catalog care să împărtășească informațiile despre clienți actuali și potențiali. Acest tip de informații ar putea fi preluate din baza de date prin utilizarea judicioasă a interogărilor. Cu toate acestea, informațiile sunt prezentate într-o formă tabelară - nu exact cel mai atractiv material de marketing. Rapoartele permit includerea graficii, formatarea atractivă și paginarea. Pentru mai multe informații, consultați Crearea de rapoarte în Access 2010.