Dos și Dont de introducere de date în Excel

01 din 08

Prezentare generală privind intrarea în Excel

7 DO și DON'Ts de intrare de date. © Ted Franceză

Acest tutorial acoperă câteva din DOS-urile de bază și DON'Ts de introducere a datelor în programe de calcul tabelar, cum ar fi Excel, Google Spreadsheets și Open Office Calc.

Introducerea corectă a datelor pentru prima dată poate evita problemele mai târziu și poate facilita utilizarea mai multor instrumente și funcții ale Excel, cum ar fi formule și diagrame.

DOS-urile și DON'T-urile sunt:

  1. Planificați foaia de calcul
  2. Nu lăsați rânduri sau coloane goale atunci când introduceți date înrudite
  3. Salvați frecvent și salvați în două locuri
  4. Nu utilizați numere ca titluri de coloane și nu includeți unități cu datele
  5. Utilizați referințele de celule și numerele de ranguri în formule
  6. Nu lăsați celulele care conțin formulele deblocate
  7. Sortați datele

Planificați foaia de calcul

Când vine vorba de introducerea datelor în Excel, este o idee bună să faci un pic de planificare înainte de a începe să tastați.

Știind ce va fi folosit foaia de lucru, datele pe care le va conține și ce se va face cu aceste date ar putea afecta foarte mult aspectul final al foii de lucru.

Planificarea înainte de introducerea textului ar putea economisi timp mai târziu dacă foaia de calcul trebuie să fie reorganizată pentru ao face mai eficientă și mai ușor de utilizat.

Puncte de luat în considerare

Care este scopul foii de calcul?

Cât de multe date va păstra foaia de calcul?

Cantitatea de date pe care o va păstra foaia de calcul și cât va fi adăugată mai târziu va afecta numărul de foi de lucru utilizate.

Sunt necesare diagrame?

Dacă toate sau o parte din date trebuie să fie afișate într-o diagramă sau diagrame, ar putea afecta aspectul informațiilor,

Va fi tipărită foaia de calcul?

Modul în care sunt aranjate datele pot fi afectate dacă toate sau unele date vor fi imprimate, în funcție de aspectul portretului sau peisajului și numărul de foi necesare.

02 din 08

Nu lăsați rânduri sau coloane în date înrudite

Nu lăsați rânduri sau coloane goale. © Ted Franceză

Lăsând rânduri sau coloane goale în tabelele de date sau intervalele conexe de date poate face foarte dificilă utilizarea corectă a unui număr de caracteristici Excel, cum ar fi diagrame, tabele pivot și anumite funcții.

Chiar și celulele necompletate într-un rând sau într-o coloană care conține date pot cauza probleme așa cum se arată în imaginea de mai sus.

Absența de spații goale va facilita, de asemenea, ca Excel să detecteze și să selecteze toate datele asociate într-un interval dacă sunt utilizate funcții precum sortarea , filtrarea sau AutoSum .

Mai degrabă decât să lăsați rânduri sau coloane goale, utilizați margini sau formate titluri și etichete utilizând caractere aldine sau subliniate pentru a distruge datele și a le face mai ușor de citit.

Introduceți coloana de date când este posibil.

Păstrați separat datele necorelate

Deși este important să păstrați datele asociate împreună, este important să fiți în același timp util să păstrați separat intervalele de date independente.

Lăsând coloanele sau rândurile goale între diferitele intervale de date sau alte date din foaia de lucru va face din nou mai ușor pentru Excel să detecteze corect și să selecteze intervalele sau tabelele de date asociate.

03 din 08

Economisiți frecvent

Salvați datele dvs. frecvent. © Ted Franceză

Importanța salvării muncii în mod frecvent nu poate fi supraestimată - sau declarată prea des.

Desigur, dacă utilizați o foaie de calcul bazată pe web - cum ar fi foi de calcul Google sau Excel online - salvarea nu este o problemă, deoarece niciunul dintre aceste programe nu are o opțiune de salvare, ci, în schimb, funcționează cu o caracteristică de salvare automată.

Cu toate acestea, pentru programele bazate pe computere, după două sau trei modificări - fie că este vorba de adăugarea de date, de modificarea formatării sau de introducerea unei formule - salvați foaia de lucru.

Dacă pare prea mult, salvați cel puțin la fiecare două sau trei minute.

Chiar dacă stabilitatea calculatoarelor și a programelor informatice s-a îmbunătățit drastic în ultimii ani, software-ul continuă să se prăbușească, încă se întâmplă defecțiuni de alimentare, iar alte persoane uneori trec peste cablul de alimentare și îl scoate din priză.

Iar când se întâmplă, pierderea oricărei cantități de date - mari sau mici - mărește numai volumul de muncă în timp ce încercați să reconstruiți ceea ce ați făcut deja.

Excel are o caracteristică de salvare automată, care de obicei funcționează foarte bine, dar nu trebuie să se bazeze pe ea. Obțineți obiceiul de a vă asigura propriile date prin salvarea frecventă.

Comandă rapidă pentru salvare

Salvarea nu trebuie să fie o sarcină oneroasă de a muta mouse-ul pe bandă și de a face clic pe pictograme, obișnuiți să salvați folosind combinația de taste de la tastatură :

Ctrl + S

Salvați în două locuri

Un alt aspect al salvării care nu poate fi supraestimat este importanța salvării datelor în două locații diferite.

A doua locație este, bineînțeles, o copie de rezervă și sa spus de mai multe ori că "Backup-urile sunt ca asigurarea: ai una și probabil că nu ai nevoie de ea, nu ai una și probabil că o vei face".

Cea mai bună copie de siguranță este cea care se află într-o locație fizică diferită de cea originală. La urma urmei, care este punctul de a avea două copii ale unui dosar dacă acestea

Backupuri bazate pe Web

Din nou, a face o copie de rezervă nu trebuie să fie o sarcină oneroasă sau consumatoare de timp.

Dacă securitatea nu este o problemă - foaia de lucru este o listă a DVD-urilor dvs. - trimiterea prin e-mail a unei copii prin e-mail, astfel încât o copie rămâne pe server este probabil suficientă.

În cazul în care securitatea este o problemă, stocarea pe Internet este încă o opțiune - deși cu o companie care se specializează în astfel de lucruri și percepe o taxă pentru acest lucru.

În cazul foilor de calcul online, probabil că proprietarii programului își rezervă serverele - și aceasta include toate datele utilizatorului. Dar pentru a fi în siguranță, descărcați o copie a fișierului pe calculatorul propriu.

04 din 08

Nu utilizați numere ca titluri de coloane și nu includeți unități cu datele

Nu utilizați numere pentru titluri de coloane sau rânduri. © Ted Franceză

Utilizați rubricile din partea de sus a coloanelor și la începutul rândurilor pentru a vă identifica datele, deoarece fac operațiuni precum sortarea mult mai ușoară, dar nu folosiți numere precum - 2012, 2013 și așa mai departe - pentru a face acest lucru.

Așa cum se arată în imaginea de mai sus, rubricile de coloane și de rând care sunt doar numere pot fi incluse din greșeală în calcule. Dacă formulele dvs. conțin funcții precum:

care selectează automat intervalul de date pentru argumentul funcției.

În mod obișnuit, astfel de funcții caută mai întâi coloanele de numere deasupra locului în care sunt amplasate și apoi în stânga pentru un rând de numere, iar toate rubricile care sunt doar numere vor fi incluse în intervalul selectat.

Numerele utilizate ca titluri de rând pot fi, de asemenea, confundate cu alte serii de date dacă sunt selectate ca parte a unui interval pentru o diagramă, mai degrabă decât ca etichete axe.

Formați numerele din titlu ca text sau creați etichete de text, precedând fiecare număr cu un apostrof (') - cum ar fi' 2012 și '2013. Apostroful nu apare în celulă, dar schimbă numărul în text.

Păstrați unități în rubrici

Nu: introduceți moneda, temperatura, distanța sau alte unități în fiecare celulă cu datele despre număr.

Dacă faceți acest lucru, există șanse mari ca fișierele Excel sau Google să vă afișeze toate datele ca text.

În schimb, plasați unitățile în rubricile din partea de sus a coloanei, care, așa cum se întâmplă, se vor asigura că acele titluri sunt cel puțin text și nu vor crea problema discutată mai sus.

Textul din stânga, numerele din dreapta

O modalitate rapidă de a afla dacă aveți date de tip text sau de număr este să verificați alinierea datelor dintr-o celulă. În mod prestabilit, datele de text sunt aliniate la stânga în Excel, iar foile de calcul Google și numărul de date sunt aliniate la dreapta într-o celulă.

Deși această aliniere implicită poate fi modificată cu ușurință, formatarea nu este aplicată în mod normal decât după ce toate datele și formulele au fost introduse, astfel încât alinierea implicită vă poate da un indiciu precoce că ceva nu este în foaia de lucru.

Procent și simboluri valutare

Cea mai bună practică pentru introducerea tuturor datelor într-o foaie de lucru este să introduceți doar numărul simplu și apoi să formatați celula pentru a afișa corect numărul - și acesta include procentele și sumele valutelor.

Excel și foile de calcul Google acceptă însă simboluri procentuale care sunt introduse într-o celulă împreună cu numărul și ambele recunosc și simbolurile monedei comune, cum ar fi semnul dolar ($) sau simbolul în lire sterline (£), dacă sunt introduse într-o celulă împreună cu datele despre număr, dar alte simboluri ale monedelor, cum ar fi Randul Africii de Sud (R), vor fi probabil interpretate ca text.

Pentru a evita eventualele probleme, urmați cele mai bune practici menționate mai sus și introduceți suma și apoi formatați celula pentru monedă, nu tastați simbolul monedei.

05 din 08

Utilizați referințele de celule și numerele de ranguri în formule

Utilizarea numelor intervalelor și referințelor de celule în formule. © Ted Franceză

Atât referințele de celule, cât și intervalele numite pot fi și ar trebui folosite în formule pentru a face mai rapid și mai ușor păstrarea formulelor și, prin extensie, a întregii foi de lucru, fără erori și actualizate.

Referința datelor în formule

Formulele sunt utilizate în Excel pentru a efectua calcule - cum ar fi adăugarea sau scăderea.

Dacă numerele reale sunt incluse în formule - cum ar fi:

= 5 + 3

De fiecare dată când datele se schimbă - de exemplu, la 7 și 6, formula trebuie să fie modificată, iar numerele s-au modificat astfel încât formula să devină:

= 7 + 6

Dacă, în schimb, datele sunt introduse în celule în foaia de lucru, referințele de celule - sau numele domeniilor - pot fi utilizate în formula, mai degrabă decât în ​​numere.

Dacă numărul 5 este introdus în celula A 1 și 3 în celula A2, formula se face:

= A1 + A2

Pentru a actualiza datele, modificați conținutul celulelor A1 și A2, dar formula rămâne aceeași - Excel actualizează automat rezultatele formulei.

Economiile în timp și efort sunt sporite dacă foaia de lucru conține formule mai complexe și dacă mai multe formule fac referire la aceleași date, deoarece datele trebuie schimbate doar într-o singură locație și toate formulele care o referă vor fi actualizate.

Utilizarea referințelor de celule sau a intervalelor numite face, de asemenea, foaia dvs. de lucru mai sigură, deoarece vă permite să protejați formulele de modificările accidentale, lăsând în același timp celulele care se schimbă accesibile.

Arătând datele

O altă caracteristică a fișierelor Excel și Google Spreadsheets este că vă permit să introduceți referințe de celule sau nume de grupe în formule folosind indicarea - care implică clic pe o celulă pentru a introduce referința în formule.

Indicația reduce posibilitatea apariției de erori cauzate de introducerea unei referințe de celule greșite sau cu greșeli de scriere a unui nume de domeniu.

Utilizați intervale numite pentru a selecta date

Oferirea unui domeniu de date conexe unui nume poate face mult mai ușor selectarea datelor atunci când efectuați operații de sortare sau de filtrare.

Dacă dimensiunea unei zone de date se modifică, intervalul unui nume poate fi editat cu ușurință utilizând Managerul de nume .

06 din 08

Nu lăsați celulele care conțin formule neprotejate

Blocarea celulelor și protejarea formulelor foilor de lucru. © Ted Franceză

Dupa ce a petrecut atat de mult timp obtinerea formulelor lor corecte si folosind referinte corecte de celule, multi oameni fac greseala de a lasa acele formule vulnerabile la schimbari accidentale sau intentionate.

Prin plasarea datelor în celule în foaia de lucru și apoi prin referirea acelor date în formule permite celulelor care conțin formulele să fie blocate și, dacă este necesar, protejate prin parolă pentru a le menține în siguranță.

În același timp, celulele care conțin datele pot fi lăsate deblocate, astfel încât modificările să poată fi introduse cu ușurință pentru a menține foaia de calcul actualizată.

Protejarea unei foi de lucru sau a unui registru de lucru este un proces în două etape:

  1. Asigurați-vă că celulele corecte sunt blocate
  2. Aplicați opțiunea de foaie de protecție - și, dacă doriți, adăugați o parolă

07 din 08

Sortați datele

Sortați datele după ce a fost introdus. © Ted Franceză

Sortați datele după ce ați terminat să le introduceți.

Lucrul cu cantități mici de date nesortate în Excel sau în Google Spreadsheets nu este de obicei o problemă, dar, având în vedere că o serie de date crește, există dificultăți în utilizarea eficientă a acestora.

Datele sortite sunt mai ușor de înțeles și analizate, iar unele funcții și instrumente, cum ar fi VLOOKUP și SUBTOTAL, necesită date sortate pentru a returna rezultatele corecte.

De asemenea, sortarea datelor în diferite moduri poate face mai ușor să vedeți tendințe care nu sunt evidente la început.

Selectarea datelor care vor fi sortate

Înainte de a putea fi sortate datele, Excel trebuie să cunoască intervalul exact care urmează să fie sortat și, de obicei, Excel este destul de bun la selectarea zonelor de date conexe - atâta timp cât când a fost introdus,

  1. nu au fost lăsate rânduri sau coloane goale într-o zonă cu date conexe;
  2. și rânduri și coloane goale au fost lăsate între zonele de date conexe.

Excel va determina, chiar destul de precis, dacă zona de date are nume de câmp și exclude acest rând din înregistrările care urmează să fie sortate.

Cu toate acestea, permiterea ca Excel să selecteze intervalul de sortare poate fi riscant - mai ales cu cantități mari de date greu de verificat.

Utilizarea numelor pentru a selecta date

Pentru a vă asigura că sunt selectate datele corecte, evidențiați intervalul înainte de a începe sortarea.

Dacă același interval trebuie să fie sortat în mod repetat, cea mai bună abordare este să-i dați aName.

Dacă este definit un nume pentru intervalul de sortare, tastați numele în caseta Nume sau selectați-l din lista derulantă asociată și Excel va evidenția automat intervalul corect de date din foaia de lucru.

Rânduri și coloane ascunse și sortare

Rândurile ascunse și coloanele de date nu sunt mutate în timpul sortimentării, așa că trebuie să fie dezvăluite înainte ca sortarea să aibă loc.

De exemplu, dacă rândul 7 este ascuns și face parte dintr-o gamă de date care este sortată, acesta va rămâne ca rândul 7, mai degrabă decât să fie mutat la locația sa corectă ca urmare a sortimentului.

Același lucru este valabil și pentru coloanele de date. Sortarea pe rânduri implică reordonarea coloanelor de date, dar dacă coloana B este ascunsă înainte de sortare, va rămâne ca și coloana B și nu va fi reordonată cu celelalte coloane din intervalul sortat.

08 din 08

Toate numerele ar trebui să fie stocate ca numere

Problemă: Verificați dacă toate numerele sunt stocate ca numere. Dacă rezultatele nu sunt cele așteptate, coloana poate conține numere stocate ca text și nu ca numere. De exemplu, numerele negative importate din unele sisteme de contabilitate sau un număr introdus cu un "lider" (apostrof) sunt stocate ca text.

Când sortați rapid datele cu ajutorul butonului AZ sau ZA, lucrurile pot merge prost greșit. Dacă există un rând gol sau coloane goale în cadrul datelor, o parte din date pot fi sortate, în timp ce alte date sunt ignorate. Imaginați-vă mizeria pe care o veți avea, dacă numele și numărul de telefon nu se mai potrivesc sau dacă comenzile merg către clienții greșiți!

Cea mai ușoară modalitate de a vă asigura că intervalul corect de date este selectat înainte de sortare este să-i dați un nume.

A doua ipoteză afectează exact ceea ce sortează Excel. Dacă aveți o singură celulă selectată, Excel extinde selecția pentru a selecta un interval (la fel ca apăsarea tastelor Ctrl + Shift + 8) limitat de una sau mai multe coloane și rânduri goale. Apoi examinează primul rând din intervalul selectat pentru a determina dacă conține sau nu informații antet.

Acesta este locul în care sortarea cu instrumentele barei de instrumente poate deveni complicată - antetul dvs. (presupunând că aveți unul) trebuie să îndeplinească câteva orientări destul de stricte pentru ca Excel să o recunoască ca antet. De exemplu, dacă există celule libere în rândul antet, Excel poate crede că nu este un antet. De asemenea, dacă rândul de antet este formatat ca și celelalte rânduri din intervalul de date, este posibil să nu o recunoască. De asemenea, dacă tabelul dvs. de date constă în întregime din text, iar rândul antetului nu conține decât text, Excel va - aproape în întregime - nu reușește să recunoască rândul antetului. (Rândul arată exact ca un alt rând de date în Excel.)

Numai după ce ați selectat intervalul și ați determinat dacă există un rând antet, Excel va efectua sortarea efectivă. Cât de mulțumit sunteți cu rezultatele depinde de faptul dacă Excel a primit atât selecția intervalului, cât și determinarea rândului antetului drept. De exemplu, dacă Excel nu crede că aveți un rând de antet, iar tu faci, atunci antetul tău este sortat în corpul datelor; acest lucru este în general un lucru rău.

Pentru a vă asigura că intervalul de date este recunoscut corect, utilizați comanda rapidă Ctrl + Shift + 8 pentru a vedea ce selectează Excel; acesta este ceea ce va fi sortat. Dacă nu corespunde așteptărilor dvs., trebuie fie să modificați caracterul datelor din tabel, fie trebuie să selectați intervalul de date înainte de a utiliza caseta de dialog Sortare.

Pentru a vă asigura că poziția dvs. este recunoscută corect, utilizați comanda rapidă Ctrl + Shift + 8 pentru a selecta intervalul de date, apoi căutați primul rând. Dacă antetul dvs. are celule goale printre cele selectate în primul rând sau primul rând este formatat la fel ca al doilea rând sau dacă aveți mai mult de un rând antet selectat, atunci Excel presupune că nu aveți deloc un rând de antet. Pentru a corecta acest lucru, efectuați modificări în rândul antetului dvs. pentru a vă asigura că este recunoscut corect de către Excel.

În cele din urmă, toate pariurile ar putea fi dezactivate dacă tabelul de date utilizează anteturi în mai multe rânduri. Excel le-a greu să le recunoască. Ați comportat problema atunci când vă așteptați ca aceasta să includă rânduri goale în acel antet; nu se poate face automat. Cu toate acestea, puteți selecta toate rândurile pe care doriți să le sortați înainte de a efectua sortarea. Cu alte cuvinte, fi specific în ceea ce doriți să sortați Excel; nu lăsați Excel să facă ipotezele pentru tine.
Datele și orele stocate ca text

Dacă rezultatele sorții după dată nu se dovedesc conform așteptărilor, datele din coloana care conține cheia de sortare ar putea să conțină date sau ore stocate mai degrabă ca date text decât ca numere (datele și orele sunt doar date formatate în număr).

În imaginea de mai sus, înregistrările pentru A. Peterson au ajuns în partea de jos a listei, când, pe baza datei de împrumut - 5 noiembrie 2014 -, înregistrarea ar fi trebuit să fie plasată deasupra notei pentru A. Wilson, care, de asemenea, are o dată de împrumut din 5 noiembrie.

Motivul pentru rezultatele neașteptate este că data de împrumut pentru A. Peterson a fost stocată ca text, mai degrabă decât ca număr
Date mixte și sorții rapide.

Atunci când se utilizează metoda de sortare rapidă a înregistrărilor care conțin date text și numerotare, Excel sortează numărul și datele de text separat - plasând înregistrările cu date text în partea de jos a listei sortate.

Excel ar putea include și titlurile coloanelor din rezultatele sortare - interpretându-le ca un alt rând de date text, mai degrabă decât ca nume de câmp pentru tabelul de date.
Sortați caseta de dialog Avertismente - sortare

După cum se arată în imaginea de mai sus, dacă se utilizează caseta de dialog Sortare, chiar și pentru tipurile dintr-o coloană, Excel afișează un mesaj care vă avertizează că a întâmpinat date stocate ca text și vă oferă posibilitatea de a alege:

Sortați orice seamănă cu un număr ca număr
Sortați numerele și numerele stocate separat ca text

Dacă alegeți prima opțiune, Excel va încerca să plaseze datele textului în locația corectă a rezultatelor de sortare.

Alegeți a doua opțiune și Excel va plasa înregistrările care conțin date text în partea de jos a rezultatelor de sortare - la fel ca în cazul sortimentelor rapide.