Formatarea numerelor negative, lungi și speciale în Excel

01 din 04

Formatarea numerelor în Excel Prezentare generală

Informații despre formatele de numere specifice pot fi găsite pe următoarele pagini:

Pagina 1: Numere negative (de mai jos);
Pagina 2: Afișați numere zecimale ca fracții;
Pagina 3: Numere speciale - coduri poștale și formatare număr de telefon;
Pagina 4: Formatarea numerelor lungi - cum ar fi numerele cărților de credit - ca text.

Formatul numărului în Excel este folosit pentru a schimba aspectul unui număr sau a unei valori într-o celulă din foaia de lucru.

Formatul numărului este atașat la celulă și nu la valoarea din celulă. Cu alte cuvinte, formatarea numărului nu schimbă numărul real din celulă, ci doar modul în care apare.

De exemplu, aplicarea formatării în valută, procent sau număr în date este vizibilă numai în celula unde este localizat numărul. Dacă faceți clic pe acea celulă, va apărea numărul simplu, neformatat în bara de formula de deasupra foii de lucru.

Implicit general

Formatul implicit pentru celulele care conțin toate datele este stilul general . Acest stil nu are un format specific și, în mod implicit, afișează numere fără semne de dolari sau virgule și numere mixte - numere care conțin o componentă fracționată - nu se limitează la un anumit număr de zecimale.

Formatul numărului poate fi aplicat unei singure celule, unor coloane sau rânduri întregi, unei game selectate de celule sau întregii foi de lucru .

Formatarea numărului negativ

În mod implicit, numerele negative sunt identificate utilizând semnul negativ sau liniuța (-) în partea stângă a numărului. Excel are mai multe opțiuni de format pentru afișarea numerelor negative aflate în caseta de dialog Format celule . Acestea includ:

• text roșu
• paranteze rotunde
• paranteze rotunde și text roșu

Afișarea numerelor negative în roșu poate face mai ușoară găsirea lor - mai ales dacă acestea sunt rezultatul formulelor care pot fi dificil de urmărit într-o foaie de lucru mare.

Parantezele sunt adesea folosite pentru a face identificarea mai ușoară a numerelor negative pentru datele care urmează să fie imprimate în alb-negru.

Modificarea formării numărului negativ în caseta de dialog Formatare celule

1. Evidențiați datele care urmează să fie formatate
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii
3. Faceți clic pe butonul de lansare a casetei de dialog - mica săgeată îndreptată în jos în colțul din dreapta jos al grupului de pictograme număr din bandă pentru a deschide caseta de dialog Format celule
4. Faceți clic pe Număr în secțiunea Categorie din caseta de dialog
5. Alegeți o opțiune pentru afișarea numerelor negative - roșii, paranteze sau roșii și paranteze
6. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și a reveni la foaia de lucru
7. Valorile negative din datele selectate trebuie să fie acum formatate cu opțiunile alese

02 din 04

Formatarea numerelor ca fracții în Excel

Afișați numerele zecimale ca fracții

Utilizați formatul Fraction pentru a afișa numerele ca fracțiuni reale, mai degrabă decât zecimale. După cum apare în coloana Descriere din imaginea de mai sus, opțiunile disponibile pentru fracții includ:

• afișând zecimale ca fracțiuni de una, două sau trei cifre în porțiunea numitorului numărului;
• afișând zecimale ca fracțiuni utilizate frecvent - cum ar fi o jumătate și un sfert.

Formatați mai întâi datele secunde

De obicei, este mai bine să aplicați formatul de fracție celulelor înainte de a intra în date pentru a evita rezultatele neașteptate.

De exemplu, dacă fracțiunile cu numerotatori între 1 și 12 - cum ar fi 1/2 sau 12/64 - sunt introduse în celulele cu formatul general , numerele vor fi modificate în date precum:

• 1/2 va fi returnat ca 2-Jan
• 12/64 va fi returnat ca Jan-64 (ianuarie, 1964)

De asemenea, fracțiunile cu numerarii mai mari de 12 vor fi convertite în text și pot cauza probleme dacă sunt utilizate în calcule.

Formați numerele ca fracții în caseta de dialog Formatare celule

1. Evidențiați celulele care urmează să fie formatate ca fracțiuni
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii
3. Faceți clic pe butonul de lansare a casetei de dialog - mica săgeată îndreptată în jos în colțul din dreapta jos al grupului de pictograme număr din bandă pentru a deschide caseta de dialog Format celule
4. Faceți clic pe Fraction în secțiunea Category din caseta de dialog pentru a afișa lista formatelor de fragmente disponibile în partea dreaptă a casetei de dialog
5. Alegeți un format pentru afișarea numerelor zecimale ca fracțiuni din listă
6. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și a reveni la foaia de lucru
7. Numerele zecimale introduse în intervalul formatat trebuie să fie afișate ca fracțiuni

03 din 04

Formatarea numerelor speciale în Excel

Limitări ale formatelor generale și ale numărului

Dacă utilizați Excel pentru a stoca numere de identificare - cum ar fi codurile poștale sau numerele de telefon - puteți găsi numărul schimbat sau afișat cu rezultate neașteptate.

Implicit, toate celulele dintr-o foaie de lucru Excel utilizează formatul general , iar caracteristicile acestui format includ:

• conducând zerouri în numere sunt eliminate,
• numerele cu mai mult de 11 cifre sunt convertite în notație științifică (sau exponențială).

În mod similar, formatul Număr este limitat la afișarea unor numere de 15 cifre în lungime. Orice cifre care depășesc această limită sunt rotunjite până la zero

Pentru a evita problemele cu numere speciale, pot fi utilizate două opțiuni, în funcție de tipul de număr care este stocat într-o foaie de lucru:

• categoria de format special din caseta de dialog Format celule (a se vedea mai jos);
• formatarea numerelor ca text (pagina următoare).

Pentru a vă asigura că numerele speciale sunt afișate corect la introducere, formatați celula sau celulele utilizând unul dintre cele două formate de mai jos înainte de a introduce numărul.

Categorie specială de format

Categoria Specială din caseta de dialog Format celule aplică automat formatări speciale la numere precum:

• numere de telefon - cuprinde primele trei cifre ale unui număr de 10 cifre în paranteze și separă celelalte șapte cifre în două grupuri separate printr-o cratimă. De exemplu: (800) 555-1212
• Numerele de securitate socială - separă numerele de nouă cifre în grupuri de câte trei, două și patru separate prin cratime. De exemplu: 555-00-9999

• coduri zip - păstrează numerele de zer inițiale - care sunt eliminate cu formate de numere regulate. De exemplu: 00987

• Codul + 4 : separă numerele de nouă cifre în grupuri de cinci cifre și patru separate printr-o cratimă. De asemenea, păstrează orice zerouri de conducere. Exemplu: 00987-5555

Locale sensibile

Lista derulantă din meniul Locale oferă opțiuni pentru formarea numerelor speciale corespunzătoare anumitor țări. De exemplu, dacă opțiunea Locale este schimbată în limba engleză (Canada) , opțiunile disponibile sunt Numărul de telefon și numărul de asigurare socială - care sunt în mod obișnuit numere speciale pentru țara respectivă.

Folosind formatul special pentru numere în caseta de dialog Formate celule

1. Evidențiați celulele care urmează să fie formatate ca fracțiuni
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii
3. Faceți clic pe butonul de lansare a casetei de dialog - mica săgeată îndreptată în jos în colțul din dreapta jos al grupului de pictograme număr din bandă pentru a deschide caseta de dialog Format celule
4. Faceți clic pe secțiunea Specială din secțiunea Categorie din caseta de dialog pentru a afișa lista formatelor speciale disponibile în partea dreaptă a casetei de dialog
5. Dacă este necesar, faceți clic pe opțiunea Locale pentru a schimba locațiile
6. Alegeți una din opțiunile de format pentru a afișa numere speciale din listă
7. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și a reveni la foaia de lucru
8. Numerele corespunzătoare introduse în intervalul formatat trebuie să fie afișate ca la formatul special selectat

04 din 04

Formatarea numerelor ca text în Excel

Limitări ale formatelor generale și ale numărului

Pentru a vă asigura că numerele lungi - cum ar fi carduri de credit cu 16 cifre și numere de carduri bancare - sunt afișate corect când sunt introduse, formatați celula sau celulele utilizând formatul text - de preferință înainte de a introduce datele.

Implicit, toate celulele dintr-o foaie de lucru Excel utilizează formatul general , iar una dintre caracteristicile acestui format este aceea că numerele cu mai mult de 11 cifre sunt convertite în notație științifică (sau exponențială) - după cum se arată în celula A2 din imaginea de mai sus.

În mod similar, formatul Număr este limitat la afișarea unor numere de 15 cifre în lungime. Orice cifre care depășesc această limită sunt rotunjite până la zero.

În celula A3 de mai sus, numărul 1234567891234567 este schimbat la 123456789123450 când celula este setată pentru formatarea numărului.

Utilizarea datelor text în formule și funcții

Dimpotrivă, atunci când se folosește formatarea textului - celula A4 de mai sus - același număr se afișează corect și, din moment ce limita de caractere per celulă pentru formatul de text este de 1.024, probabil sunt doar numere iraționale precum Pi (Π) și Phi (Φ) care nu pot fi afișate în întregime.

În afară de păstrarea numărului identic cu modul în care a fost introdus, numerele formatate ca text pot fi utilizate în continuare în formule utilizând operații matematice de bază - cum ar fi adăugarea și scăderea așa cum se arată în celula A8 de mai sus.

Cu toate acestea, ele nu pot fi utilizate în calcule cu unele dintre funcțiile Excel - cum ar fi SUM și AVERAGE , deoarece celulele care conțin datele sunt tratate ca goale și returnate:

• un rezultat de zero pentru celula SUM A9
• valoarea erorii # DIV / 0! pentru MEDIUL - celulă A10

Pașii pentru formarea unei celule pentru text

Ca și în cazul altor formate, este important să formatați celula pentru datele de text înainte de a introduce numărul - în caz contrar, va fi afectată de formatul curent al celulei.

1. Faceți clic pe celulă sau selectați o gamă de celule pe care doriți să le convertiți în format text
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii
3. Dați clic pe săgeata în jos de lângă caseta Formatul numărului - afișează General în mod prestabilit - pentru a deschide meniul derulant al opțiunilor de format
4. Derulați în partea de jos a meniului și faceți clic pe opțiunea Text - nu există opțiuni suplimentare pentru formatul textului

Textul din stânga, numerele din dreapta

Un indiciu vizual pentru a vă ajuta să determinați formatul unei celule este să vă uitați la alinierea datelor.

Implicit în Excel, datele de text sunt aliniate la stânga într-un număr de celule și cifre din dreapta. Dacă alinierea implicită pentru un domeniu formatat ca text nu a fost modificată, numerele introduse în acest interval ar trebui să fie afișate în partea stângă a celulelor așa cum se arată în celula C5 din imaginea de mai sus.

În plus, după cum se arată în celulele A4 până la A7, numerele formatate ca text vor afișa, de asemenea, un triunghi verde mic în colțul din stânga sus al celulei, indicând faptul că datele pot fi formatate incorect.