Cum se creează o listă descendentă în Excel

Opțiunile de validare a datelor din Excel includ crearea unei liste derulante care limitează datele care pot fi introduse într-o anumită celulă într-o listă prestabilită de intrări.

Când o listă derulantă este adăugată la o celulă, lângă ea este afișată o săgeată. Dând clic pe săgeată se va deschide lista și veți permite selectarea unuia dintre elementele listă pentru a intra în celulă.

Datele utilizate în listă pot fi găsite:

• pe aceeași foaie de lucru ca și lista
• pe o altă foaie de lucru din același registru de lucru
• într-un alt registru de lucru

Tutorial: Utilizarea datelor stocate într-un alt registru de lucru

În acest tutorial, vom crea o listă derulantă folosind o listă de intrări dintr-un alt registru de lucru.

Avantajele utilizării unei liste de intrări dintr-un alt registru de lucru includ centralizarea datelor din listă dacă este utilizată de mai mulți utilizatori și protecția datelor împotriva modificărilor accidentale sau intenționate.

Notă: Când datele din listă sunt stocate într-un registru de lucru separat, ambele registre de lucru trebuie să fie deschise pentru ca lista să funcționeze.

Urmând pașii din subiectele de instrucțiuni de mai jos, vă propuneți crearea, utilizarea și modificarea listei derulante similare cu cea din imaginea de mai sus.

Aceste instrucțiuni tutorial, cu toate acestea, nu includ pașii de formatare pentru foile de lucru.

Acest lucru nu va interfera cu finalizarea tutorialului. Foaia dvs. de lucru va arăta diferit decât exemplul de la pagina 1, dar lista derulantă vă va oferi aceleași rezultate.

Tutorial Subiecte

• Deschiderea fișierelor și salvarea datelor tutorialului
• Crearea a două domenii numite
• Deschiderea casetei de dialog Validare date
• Introducerea sursei de date și completarea listei descrescătoare
• Schimbarea elementelor din listă
• Opțiuni pentru protejarea listei de drop-down

01 din 06

Introducerea datelor Tutorial

Deschiderea a două registre de lucru Excel

Așa cum am menționat, pentru acest tutorial datele din lista verticală vor fi localizate într-un alt registru de lucru din lista derulantă.

Pentru acest tutorial urmați acești pași:

1. Deschideți două registre de lucru necompletate Excel
2. Salvați un registru de lucru cu numele data-source.xlsx - acest registru de lucru va conține datele pentru lista derulantă
3. Salvați al doilea registru de lucru cu numele drop-down-list.xlsx - acest registru de lucru va conține lista derulantă
4. Lăsați ambele registre de lucru deschise după salvare.

Introducerea datelor Tutorial

1. Introduceți datele de mai jos în celulele A1 până la A4 din fișierul de date-source.xlsx așa cum se vede în imaginea de mai sus.
2. A1 - Turtă dulce A2 - Lemon A3 - Mazăre de ovăz Raisin A4 - Ciocolată chip
3. Salvați registrul de lucru și lăsați-l deschis
4. Introduceți datele de mai jos în celulele B1 din registrul de lucru drop-down-list.xlsx .
5. B1 - tip cookie:
6. Salvați registrul de lucru și lăsați-l deschis
7. Lista derulantă va fi adăugată la celula C1 a acestui registru de lucru

02 din 06

Crearea a două domenii numite

Crearea a două domenii numite

O gamă numită vă permite să vă referiți la o gamă specifică de celule într-un registru de lucru Excel.

Intervalele numite au multe utilizări în Excel, inclusiv utilizarea în formule și în crearea de diagrame.

În toate cazurile, o gamă numită este utilizată în locul unei game de referințe de celule care indică localizarea datelor într-o foaie de lucru.

Când este utilizat într-o listă derulantă situată într-un alt registru de lucru, trebuie utilizate două intervale numite.

• Unul este creat pentru elementele listei din registrul de lucru unde sunt localizate datele
• Se creează o secundă în registrul de lucru unde se află lista derulantă. Acest interval secundar numit se leagă de domeniul numit în primul registru de lucru

Tutoriale Pași

Primul domeniu numit

1. Selectați celule A1 - A4 din registrul de lucru data-source.xlsx pentru a le evidenția
2. Faceți clic pe caseta Nume deasupra coloanei A
3. Introduceți "Cookies" (fără ghilimele) în caseta Nume
4. Apăsați tasta ENTER de pe tastatură
5. Celulele A1 până la A4 din registrul de date-source.xlsx au acum numele de domeniu al cookie-urilor
6. Salvați registrul de lucru

Al doilea domeniu numit

Această a doua serie numită nu utilizează referințe de celule din registrul de lucru drop-down-list.xlsx .

Mai degrabă, va fi, așa cum sa menționat, legătura la numele domeniului Cookies din registrul de lucru data-source.xlsx .

Acest lucru este necesar deoarece Excel nu va accepta referințe de celule dintr-un alt registru de lucru pentru un domeniu numit. Cu toate acestea, cu excepția unui alt nume de domeniu.

Crearea celui de-al doilea interval numit, prin urmare, nu se face folosind caseta Nume, ci prin utilizarea opțiunii Name Manager din fila Formule a panglicii.

1. Faceți clic pe celula C1 din registrul de lucru drop-down-list.xlsx
2. Faceți clic pe Formule> Nume Manager pe bandă pentru a deschide caseta de dialog Manager nume
3. Faceți clic pe butonul Nou pentru a deschide caseta de dialog New Name (Nume nou)
4. În tipul liniei Nume: Datele
5. În rândul Se referă la linia: = 'data-source.xlsx'! Cookies
6. Faceți clic pe OK pentru a finaliza intervalul numit și a reveni la caseta de dialog Manager nume
7. Faceți clic pe Închidere pentru a închide caseta de dialog Manager nume
8. Salvați registrul de lucru

03 din 06

Deschiderea casetei de dialog Validare date

Deschiderea casetei de dialog Validare date

Toate opțiunile de validare a datelor din Excel, inclusiv listele derulante, sunt setate utilizând caseta de dialog de validare a datelor.

În plus față de adăugarea listelor derulante într-o foaie de lucru, validarea datelor în Excel poate fi de asemenea utilizată pentru a controla sau a limita tipul de date care pot fi introduse în anumite celule într-o foaie de lucru.

Tutoriale Pași

1. Faceți clic pe celula C1 din registrul de lucru drop-down-list.xlsx pentru al face să fie celula activă - aceasta este locul în care va fi afișată lista derulantă
2. Faceți clic pe fila Date din meniul de panglică de deasupra foii de lucru
3. Faceți clic pe pictograma Validare date de pe panglică pentru a deschide meniul derulant
4. Faceți clic pe opțiunea Validare date din meniu pentru a deschide caseta de dialog Validare date
5. Lăsați caseta de dialog deschisă pentru următorul pas în tutorial

04 din 06

Utilizarea unei liste de validare a datelor

Selectarea unei liste pentru validarea datelor

După cum sa menționat, există o serie de opțiuni pentru validarea datelor în Excel, pe lângă o listă derulantă.

În acest pas vom alege opțiunea Listă ca tipul de validare a datelor care va fi utilizat pentru celula D1 a foii de lucru.

Tutoriale Pași

1. Faceți clic pe fila Setări din caseta de dialog
2. Faceți clic pe săgeata în jos de la sfârșitul liniei Permiteți pentru a deschide meniul derulant
3. Faceți clic pe Listă pentru a alege o listă derulantă pentru validarea datelor în celula C1 și pentru a activa linia sursă în caseta de dialog

Introducerea sursei de date și completarea listei descrescătoare

Deoarece sursa de date pentru lista derulantă este localizată pe un alt registru de lucru, cel de-al doilea interval numit creat mai devreme va fi introdus în linia Source din caseta de dialog.

Tutoriale Pași

1. Faceți clic pe linia Source
2. Introduceți "Data" (nu există citate) în linia Source
3. Faceți clic pe OK pentru a finaliza lista verticală și a închide caseta de dialog Validare date
4. O mică pictogramă săgeată în jos, situată în partea dreaptă a celulei C1
5. Dacă faceți clic pe săgeata în jos, ar trebui să deschideți lista verticală care conține cele patru nume de cookie introduse în celulele A1 până la A4 din fișierul de lucru data-source.xlsx
6. Dacă faceți clic pe unul dintre nume, trebuie să introduceți acest nume în celula C1

05 din 06

Schimbarea listei de drop-down

Schimbarea elementelor din listă

Pentru a menține actualizată lista actualizată cu modificările din datele noastre, este posibil să fie necesară modificarea periodică a opțiunilor din listă.

Deoarece am folosit o serie numită ca sursă pentru elementele listă, mai degrabă decât numele actual al listei, modificarea numelor de cookie-uri din intervalul numit în celulele A1 până la A4 din fișierul de date-source.xlsx schimbă imediat numele din meniul derulant listă.

Dacă datele sunt introduse direct în caseta de dialog, modificarea listei implică revenirea în caseta de dialog și editarea liniei sursă.

În acest pas vom schimba Lemon to Shortbread în lista derulantă modificând datele din celula A2 din intervalul numit în registrul de lucru data-source.xlsx .

Tutoriale Pași

1. Faceți clic pe celula A2 din registrul de lucru data-source.xlsx (Lemon) pentru al face să fie celula activă
2. Introduceți scurgerea în celula A2 și apăsați tasta Enter de pe tastatură
3. Faceți clic pe săgeata în jos pentru lista verticală din celula C1 din registrul de lucru drop-down-list.xlsx pentru a deschide lista
4. Punctul 2 din listă ar trebui să citească acum " Shortbread" în loc de " Lemon"

06 din 06

Opțiuni pentru protejarea listei de drop-down

Opțiuni pentru protejarea listei de drop-down

Dat fiind că datele noastre se află într-o altă foaie de lucru din lista derulantă, opțiunile disponibile pentru protejarea datelor din listă includ:

• Protejați foaia de lucru care implică blocarea celulelor A1 la A4 pe foaia 2
• Solicitarea unei parole pentru a modifica registrul de lucru
• Având ca registru de lucru deschis doar pentru citire