Decideți ce pachet EDMS este potrivit pentru munca pe care o faceți este cheia implementării cu succes a procedurilor de gestionare a documentelor în biroul dvs. Să aruncăm o privire la cele cinci mari pachete de acolo și să le cântăriți argumentele pro și contra înainte de a vă cumpăra.
01 din 05
Va fi o colaborare
Autodesk Vault Collaboration vine în două arome: seif pentru AEC și seif pentru producție. În funcție de tipul de muncă pe care o faceți, unul dintre acestea vă va oferi cu siguranță toate instrumentele EDMS de care aveți nevoie. Din moment ce Vault este un produs Autodesk, puteți fi siguri că acestea sunt pe deplin dezvoltate și integrate cu software-ul de proiectare Autodesk corespunzător. Fiecare program are o funcționalitate extinsă dacă utilizați versiunile AutoCAD ca pachet de design primar. Asta nu înseamnă că Vaultul este limitat la lucrul cu aceste programe, nu este. Vaultul se integrează cu MicroStation și întreaga linie de produse Microsoft Office, dar adevărata sa putere constă în cât de bine se leagă în diferitele pachete de design Autodesk.
Echipa mea lucrează în domeniul Infrastructură, iar Civil 3D este software-ul nostru principal de proiectare. Având în vedere acest lucru, ne schimbăm întreaga firmă de pe Meridian și peste la Vault AEC Collaboration din cauza beneficiilor suplimentare pe care ni le oferă în partajarea datelor între fișiere pe care nici un alt software EDMS nu le poate oferi. Deoarece Civil 3D creează toate informațiile de proiectare (aliniamente, suprafețe etc.) într-un singur desen, trebuie să creați manual o referință de date pentru a permite utilizatorilor să partajeze aceste date între fișiere. Vault AEC are acea funcționalitate deja construită: când închideți un fișier în interiorul Civil 3D, Vaultul intervine și întreabă dacă doriți să împărtășiți aceste informații de proiectare cu fiecare alt desen din proiectul Vault. Un clic al unui buton și ceea ce a fost odată un proces manual confuz, se face într-un mod coerent și eficient.
Există zeci de alte tipuri de integrare între produsele Vault și AutoCAD, cum ar fi conectarea automată la Manager de seturi de foi, astfel încât să puteți genera seturi de desene întregi într-un singur pas și să vă actualizați automat blocurile de titlu și foile de acoperire atunci când modificați proprietățile proiectului și adăugați sau ștergeți fișiere. Vaultul este un pachet EDMS foarte puternic și personalizabil și primește cea mai mare recomandare pentru oricine utilizează în mod regulat produsele Autodesk. Mai Mult "
02 din 05
Integrarea Meridian
Meridian Integration este un pachet EDMS foarte puternic, care are unele dintre cele mai avansate funcții de integrare disponibile pe piață. Meridian funcționează cu aproape orice pachet software important pe care îl aveți pe sistemul dvs. și are o interfață foarte dezvoltată cu toate sistemele principale CAD existente acolo. Deși nu se concentrează pe o anumită industrie AEC, Meridian are foarte multe controale generice pentru integrarea cu pachetele standard AutoCAD, MicroStation și alte pachete de redactare. Pentru a trece dincolo de aceasta, Meridian a lăsat deschisă o interfață de utilizator programabilă pe care o puteți folosi pentru a personaliza programul pentru a accesa aproape orice funcție din cadrul acestor sisteme CAD.
Scalabilitatea este una dintre punctele forte ale lui Meridian; puteți adapta programul într-adevăr la propriul proces de lucru cu puțină programare. Dacă nu aveți un programator pe personal, majoritatea revânzătorilor oferă personalizarea la prețuri rezonabile. Am folosit acest program in pozitia noastra curenta pentru cea mai mare parte a unui deceniu si am reusit sa realizam cateva functii de economisire in timp real cu investitii minime. Relocarea proiectelor, plotarea pe loturi, semnăturile electronice și alte jumătăți de personalizare ne-au salvat nenumărate mii de ore facturabile.
Abilitatea Meridianului de a urmări modificările unui fișier, de a crea copii de rezervă și de a face revizuiri cu un singur clic și de a vizualiza fișiere în linie roșie fără a fi nevoie să deschidă desenul real sunt instrumente fantastice. Vă voi avertiza, totuși, că este un sistem complex și că există o curbă definitivă de învățare implicată în a vă ajuta pe utilizatorii dvs. să se simtă confortabil. Meridianul este foarte interesat de Autodesk Inventor, dar este atât de configurabil încât adaptarea la diferite industrii nu reprezintă o problemă. Cu toate acestea, când lucrăm cu Inventor, facem o treabă minunată de a crea cataloage de piese, de a urmări revizuirile componentelor și de a crea fișiere de vizualizare. Dacă programul Inventor este programul principal de proiectare, atunci Meridian este cu siguranță pachetul pentru dvs. Mai Mult "
03 din 05
părtaș
Adeptul de la Synergis Software este un software complet de gestiune a documentelor, care are toate procedurile de bază standard pe care le veți găsi în orice sistem EDMS avansat. Permite configurarea completă a metadatelor câmpurilor personalizate, verificarea documentelor de către utilizatori, controlul versiunii și traseele de audit pentru a urmări cine a făcut ce și când, la toate fișierele.
Adept se concentrează puternic pe industria prelucrătoare și se integrează cu programe cum ar fi Inventor și SolidWorks , ceea ce înseamnă că Adept are capacitatea de a conecta direct la elemente de desen, cum ar fi atributele și numele blocurilor, pentru a genera automat piese și facturi de liste de materiale. Adept are, de asemenea, un client integrat care rulează în interiorul oricărui software AutoCAD pentru a oferi utilizatorilor acces direct la structurile de fișiere ale proiectului fără a fi nevoie să părăsească AutoCAD. De asemenea, Adept are o integrare identică cu linia de produse Bentley MicroStation.
Deoarece sa concentrat atat de mult asupra productiei, integrarea Adept cu SolidWorks de la sistemele Dassault este una dintre cele mai puternice componente. Utilizatorii pot accesa piese și ansambluri, pot rula solicitări de stare pe ele, pot căuta chiar și prin mai multe revizii și pot actualiza automat componentele lor prin panoul Adept Task Pane, care rulează în întregime în interiorul SolidWorks. Prin acest panou, puteți naviga la orice parte sau ansamblu și treceți cu mouse-ul peste el pentru a obține sfaturi de instrucțiuni care afișează starea curentă a fiecărei părți. Puteți, de asemenea, să faceți clic dreapta pe orice fișier din baza de date pentru a-l deschide / edita fără a fi necesar să lăsați fișierul deschis. Acesta este un mare economizor de timp: puteți modifica piesele din designul dvs. în zbor și puteți vedea imediat acele modificări reflectate în planurile dvs. generale, fără a fi nevoie să închideți vreodată un fișier.
Singurul negativ al lui Adept este, de asemenea, cel mai mare pozitiv: este destinat în mod special industriei prelucrătoare. Dacă asta e lumea ta, atunci Adept poate fi EDMS-ul potrivit pentru tine. Dacă lucrați în primul rând în orice altă industrie AEC, poate doriți să evitați acest pachet și să căutați ceva mai potrivit pentru ceea ce faceți. Mai Mult "
04 din 05
AutoEDMS
AutoEDMS de la ACS Software este un Software Engineering Document Management care poate apela la firmele mai mici. AutoEDMS are standardul de check-in / out, fluxul de lucru, revizuirea și blocul de titlu care leagă controalele pe care le așteptați să le vedeți în orice pachet EDMS, dar dincolo de acestea, păstrează lucrurile destul de simple. AutoEDMS nu are datele avansate și componentele care leagă faptul că mulți dintre concurenții săi au și nici nu suportă instrumentele de personalizare și integrare de vârf ale programelor mai mari. Asta nu e neapărat un lucru rău. Uneori, o interfață mai simplă este tot ceea ce aveți nevoie, de ce să cumpărați un program care vă oferă mai mult decât veți folosi vreodată?
AutoEDMS este mai mult un sistem generic de gestionare a documentelor, care permite controlul de bază al unei baze de date centrale pentru stocarea și manipularea fișierelor, în loc să se concentreze pe pachetele de design specifice industriei. Se integrează cu AutoCAD, MicroStation, SolidWorks și alte produse similare, dar nu oferă datele complete extinse care fac legătura între celelalte pachete EDMS.
Dacă doriți să vă mutați într-un EDMS pentru prima dată, aceasta poate fi o alegere bună pentru dvs. Interfața mai simplă va permite angajaților dvs. să se simtă confortabil cu conceptele de bază ale gestionării documentelor, fără a confunda subiectul cu zeci de funcții avansate pe care nu le veți avea nevoie niciodată. Începeți cu software-uri mai mici, cum ar fi acesta, și dați-vă personalului și personalului dvs. timpul să deveniți confortabil într-un mediu EDMS înainte de a trece la un pachet mai robust, care este specializat în industria dvs. Mai Mult "
05 din 05
Control Central
Conținutul Central de la Ademero este mai mult decât un pachet direct de gestionare a documentelor decât un sistem EDMS, dar deoarece vă permite să stocați și să accesați orice tip de fișier folosind programul lor nativ, am decis să îl includ aici. Content Central este un sistem extins de gestionare a fișierelor care vă permite să păstrați toate fișierele într-o structură de fișiere definită în proiect și să atribuiți informații extinse fiecărui fișier din structura respectivă. Dispune de funcții standard pentru check-in / out și dispune de instrumente pentru denumirea și indexarea automată a fișierelor.
Spre deosebire de celelalte pachete EDMS, Control Central are, de asemenea, funcționalități integrate pentru scanarea documentelor și utilizarea funcțiilor de recunoaștere automată pentru a determina ce sunt și unde se află în proiectul dvs. Aceasta poate fi o trăsătură foarte bună pentru a face față facturilor și contractelor de la consultanți și clienți. Acest program are, de asemenea, un sistem foarte plăcut pentru monitorizarea aprobărilor și pentru partajarea / colaborarea pe fișiere cu alți utilizatori.
Din punct de vedere ingineresc, acest pachet este oarecum limitat. Nu are integrarea pe care o puteți dori cu pachetul de proiectare și nu are un simplu plug-in pentru a accesa baza de date din interiorul altui software. Cea mai mare parte a gestionării fișierelor dvs. se dorește a fi făcută direct prin intermediul clientului Control Central, care lansează fișierele dvs. în programul care le-a creat atunci când faceți dublu clic pe acestea. Acest software pare să se concentreze mai mult pe un model generic de management al biroului decât pe cel tehnic, dar are caracteristici frumoase care pot fi adoptate pentru o firmă AEC de dimensiuni mici până la mijlocie. Mai Mult "