Sfaturi simple pentru organizarea unui seminar bazat pe web
Într-o epocă în care bugetele evenimentelor se reduc și accesul la internet în bandă largă crește, seminariile web devin din ce în ce mai populare. Webinarurile sunt seminarii bazate pe web, care de obicei includ peste 30 de participanți și sunt folosite pentru a organiza prezentări, ateliere, conferințe și întâlniri la scară largă. Deoarece seminariile web sunt ținute online, ele permit companiilor să economisească bani în călătorii, catering și locații, toate acestea fiind costuri asociate frecvent cu seminarii față-în-față. Cu toate acestea, datorită participării lor mari, seminariile web au nevoie de o planificare atentă pentru a avea succes. Acesta este motivul pentru cei care planifică să găzduiască un webinar trebuie să își ia timp pentru a se asigura că aceștia trec în mod corespunzător prin toți pașii necesari care vor asigura succesul webinarului.
Pentru a vă ajuta să vă organizați webinarul, am evidențiat pașii cei mai importanți pe care trebuie să îi faceți mai jos.
Alegeți o dată cu mult înainte
Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți atunci când planificați un webinar sau o serie de seminarii web este să vă referiți la un calendar de sărbători și evenimente cu mult în avans. Rețineți că veți invita mai multe persoane cu programe de lucru aglomerate, astfel încât să le dați suficientă atenție pentru a vă face timp pentru webinar. De exemplu, săptămâna anterioară pauză de Crăciun ar putea fi extrem de ocupată, deoarece oamenii încearcă să lege mai multe capete înainte de a pleca în vacanță. Luând în considerare cu atenție datele selectate, puteți asigura participarea maximă.
Asigurați-vă că aveți dreptul de timp
Luați în considerare diferențele de fus orar; dacă vă aflați pe coasta de vest, dar și invitați participanți de pe coasta de est (și invers), nu programați un webinar atunci când participanții dvs. vor ieși din birou. De asemenea, nu programați webinar-ul prea aproape de sfârșitul zilei - atunci participanții vor dori să se răsucească și să vadă ce mai trebuie să facă pentru a ajunge acasă la timp. Dacă invitați persoane din alte țări, fie alegeți un timp care poate funcționa, în general, pentru toți participanții (care este rar), fie planificați să țineți webinarul de mai multe ori pentru a ține cont de diferite fusuri orare.
Alegeți Instrumentul Webinar
Majoritatea instrumentelor de întâlnire online au opțiuni pentru webinar, trebuie doar să alegeți planul care corespunde numărului de participanți pe care vă așteptați să îi invitați. Testați diferitele instrumente disponibile și alegeți unul cu funcțiile și funcționalitatea care vă convine cel mai bine. În funcție de tipul de webinar pe care îl veți prezenta, este posibil să fie nevoie să schimbați cu ușurință difuzoarele sau să înregistrați webinarul pentru a putea posta online. Cercetați toate caracteristicile din mai multe instrumente diferite și sunteți sigur că veți găsi software-ul perfect pentru ocazia dvs. Asigurați-vă că, odată ce ați ales instrumentul, furnizorul dvs. este dispus să vă instruiască, astfel încât să puteți profita la maximum de webinar.
Exersați un webinar
În calitate de gazdă, va trebui să vă asigurați că webinarul rulează fără probleme. Nu există scuze pentru a nu ști cum să comutați între difuzoare, să luați un sondaj sau să înregistrați webinar, de exemplu. Invitați unii colegi să vă ajute să testați instrumentul de câteva ori după antrenamentul dvs. cu furnizorul. De asemenea, asigurați-vă că toți prezentatorii dvs. sunt familiarizați cu instrumentul webinar.
Elaborați o agendă și o invitație
Înainte de a vă invita publicul, configurați-vă cu atenție webinarul. Gândiți-vă cât va dura webinarul dvs. și elementele principale pe care doriți să le discutați în ordinea în care doriți să le discutați. Planificați și o sesiune de întrebări și răspunsuri, deoarece participanții dvs. vor avea probabil întrebări la sfârșitul prezentării. Apoi, subliniați ordinea de zi în invitație. Acesta este cel mai simplu mod pentru participanții dvs. pentru a afla dacă webinarul dvs. va fi relevant pentru aceștia. Invitația ar trebui să includă, de asemenea, o legătură care să permită participanților dvs. să se conecteze la webinar, precum și un număr de convorbire, în cazul în care preferă să asculte telefonic.
Invitați-vă publicul
Gândiți-vă cu atenție la ceea ce doriți să prezentați și alegeți publicul în consecință. Asigurați-vă că țineți evidența răspunsurilor dvs., astfel încât să știți cine va participa la webinar. Monitorizând îndeaproape lista participanților, veți putea să vă planificați urmărirea înainte.
Planificați-vă prezentarea
Rețineți că cele mai bune prezentări de întâlniri online sunt extrem de vizuale și pline de implicare. Dacă utilizați PowerPoint, de exemplu, nu creați diapozitive doar cu cuvinte. Includeți imagini care sunt relevante pentru ceea ce prezentați. Puteți utiliza, de asemenea, jocuri video și chiar jocuri online, dacă este cazul, pentru a vă aduce la viață prezentarea. Unii planificatori de webinar trimit chiar materiale la birourile participanților înainte de întâlnire. Învățați să gândiți creativ, iar webinarul dvs. va veni la viață.
Înregistrați-vă webinar-ul
Făcând o înregistrare a webinarului dvs. disponibilă, cei care ar dori să reexamineze o parte din discuții sau cei care nu au reușit să facă acest lucru, au posibilitatea de a asculta ceea ce sa spus în timpul lor. Dacă vă conectați webinar la o campanie de marketing online, puteți utiliza înregistrarea în orice e-mailuri pe care le trimiteți, întărind mesajul.
Urmare
Ca și în cazul întâlnirilor online, urmărirea unui webinar este extrem de importantă. Reamintiți-le participanților dvs. despre ceea ce sa discutat și efectuați un sondaj pentru a vă aduna gândurile despre modul în care a urmat webinarul. Dacă planificați un alt webinar care ar putea fi de interes pentru publicul dvs., asigurați-vă că îi informați când se pot aștepta la o invitație.
Examinați-vă feedbackul
Întotdeauna trebuie să revedeți orice feedback pe care l-ați primit în cadrul seminariilor dvs. web. Acesta este modul în care vă puteți îmbunătăți următorii. Acordați o atenție deosebită feedback-ului referitor la prezentare, deoarece acesta constituie nucleul webinarului.