Urmăriți sarcinile personale și proiectele profesionale cu acest instrument simplu
Trello este un instrument de management al proiectului în stil Kanban, care reprezintă o modalitate vizuală de a vedea toate sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți dvs. sau echipa dvs., ceea ce face mai ușor să vedeți ce face toată lumea din echipă la un moment dat. Este, de asemenea, gratuit, ceea ce înseamnă că este accesibil pentru grupuri mici și mari, precum și pentru persoane fizice care conduc afaceri sau care doresc să urmărească sarcini personale. Printre instrumentele de gestionare a proiectelor, Trello este unul dintre cele mai simple care se utilizează și se implementează, dar interfața sa netedă poate fi un pic cam descurajantă. Din fericire, avem câteva sfaturi pentru a vă ajuta pe dumneavoastră și pe echipa dvs. să profitați la maxim de Trello, indiferent de ce îl folosiți pentru a urmări.
Ce este Kanban?
Stilul de management al proiectului Kanban este inspirat de un proces de fabricație japonez implementat de Toyota la sfârșitul anilor 1940. Scopul său a fost creșterea eficienței în fabricile sale prin urmărirea inventarului în timp real, prin utilizarea cardurilor care au trecut între lucrătorii de pe podea. Când un anumit material a fugit, muncitorii ar face o notă de acest lucru pe card, care ar face drumul către furnizorul care ar trimite apoi materialul solicitat la depozit. Aceste cărți erau adesea numite Kanban, ceea ce înseamnă semn sau panou în japoneză.
Deci, cum se traduce acest lucru la managementul de proiect? Software-ul ca Trello ia acest concept de trecere a cărților și o pune într-o interfață vizuală, unde sarcinile sunt prevăzute pe o placă și sunt potrivite cu capacitatea de lucru a echipei. La cele mai de bază, o tablă va avea trei secțiuni, așa cum se arată în imaginea de mai sus: să faci, să faci (sau în proces) și să termini. Cu toate acestea, echipele pot folosi acest instrument în orice mod care funcționează pentru ei. Unele echipe pot prefera o placă reală, în timp ce altele doresc confortul unei soluții virtuale, cum ar fi Trello.
Cum se utilizează Trello
Trello utilizează panouri , care conțin liste, care sunt alcătuite din cărți. Tabelele pot reprezenta proiecte (reproiectarea site-ului, renovarea băii), liste pot fi folosite pentru sarcini (grafică, tigla), iar cardurile pot conține sub-sarcini sau opțiuni (închirierea unui designer, dimensiunile plăcilor și a culorilor).
Odată ce ați decis cum să vă organizați listele, puteți începe să adăugați cărți, care la rândul lor pot avea liste de verificare și etichete. Listele de verificare reprezintă o modalitate de a descompune sarcinile în sub-sarcini. De exemplu, dacă utilizați Trello pentru a planifica o vacanță, este posibil să aveți un card pentru un restaurant pe care doriți să îl încercați, cu o listă de verificare care include efectuarea unei rezervări, cercetarea celor mai bune feluri de mâncare și verificarea dacă este adecvată pentru copii . Etichetele pot fi folosite pentru a reprezenta statutul unei cărți (aprobate, trimise etc.) sau categorii (știință, tehnologie, arte etc.) sau orice etichetă pe care o doriți. Apoi, puteți efectua o căutare care va aduce toate cardurile legate de știință sau toate cardurile aprobate, de exemplu. Nu trebuie să adăugați un titlu la o etichetă; le puteți folosi și pentru codificarea culorilor (sunt disponibile până la 10 culori, opțiunea color blind).
Pe măsură ce începeți să lucrați și finalizați sarcini, puteți trage cu ușurință cartele dintr-o listă în alta și, eventual, arhivați cărțile și listele odată ce interfața devine greoaie.
Puteți atribui carduri membrilor echipei, precum și puteți adăuga comentarii, fișiere atașate, etichete colorate și date scadente. Membrii echipei pot @ menționa pe alții în comentarii pentru a începe o conversație. Puteți încărca fișiere de pe computer, precum și din serviciile de stocare în cloud, incluzând Google Drive, Dropbox, Box și OneDrive.
De asemenea, este inclusă o integrare inteligentă prin e-mail. Fiecare placă are o adresă de e-mail unică pe care o puteți utiliza pentru a crea carduri (sarcini). Puteți trimite atașamente și la adresa de e-mail respectivă. Și mai bine, când primești o notificare prin e-mail, poți să-i răspunzi direct în loc să lansezi Trello.
Notificările, inclusiv mențiunile și comentariile, sunt disponibile în aplicațiile mobile, în browser-ul desktop și prin e-mail. Trello are aplicații pentru iPhone, iPad, telefoane Android, tablete și ceasuri, precum și tablete Kindle Fire.
Trello oferă peste 30 de caracteristici suplimentare și integrare, pe care le numește power-ups. Exemple de reîncărcări includ afișarea calendarului, un repetor de carduri pentru sarcini recurente, precum și integrarea cu Evernote, Google Hangouts, Salesforce și multe altele. Conturile gratuite includ o singură încărcare a banilor.
Toate caracteristicile principale ale lui Trello sunt gratuite, deși există o versiune plătită numită Trello Gold (5 $ pe lună sau 45 $ pe an), care adaugă unele avantaje, inclusiv trei pachete de putere pe placă (mai degrabă decât unul). De asemenea, include fundaluri și autocolante atractive din bord, emojiuri personalizate și încărcări de atașamente mai mari (250 MB, nu 10 MB). Trello oferă o singură lună gratuită de membru de Aur pentru fiecare persoană pe care o puteți înscrie în Trello, până la 12 luni.
Așa cum am spus, la prima vedere, înființarea lui Trello este un pic intimidant, deoarece nu există multe restricții cu privire la modul în care îl puteți folosi. Pe de o parte, puteți crea placi care să arate pur și simplu ce ați terminat, la ce lucrați și ce urmează. Pe de altă parte, puteți merge mai adânc, creând liste de sarcini împărțite în categorii sau departamente.
Puteți folosi Trello pentru a urmări orice, de la sarcini personale la proiecte profesionale, până la planificarea evenimentelor, dar aici sunt câteva exemple din lumea reală pentru a începe.
Folosirea Trello pentru administrarea unei renovări la domiciliu
Să presupunem că intenționați să renovați una sau mai multe încăperi în casa dvs. Dacă ați supraviețuit vreodată unei renovări, știți că există o mulțime de părți în mișcare și multe surprize, indiferent de cât de pregătiți cu atenție. Organizarea tuturor deciziilor pe care trebuie să le luați în Trello, poate ajuta la menținerea proiectului pe drumul cel bun. Să presupunem că plănuiți o renovare la bucătărie. În acest caz, puteți crea o placă numită Renovare bucătărie și apoi adăugați liste dedicate fiecărui element pe care îl înlocuiți.
Placa de renovare pentru bucătărie poate include liste pentru:
- Contractori potențiali
- Fiecare aparat pe care îl înlocuiți
- Cabinetry
- Blaturi și backsplash
- pardoseală
- Instalatii sanitare
- Electric
Cardurile pentru fiecare listă ar include dimensiunile, bugetul și trebuie să aibă caracteristici, precum și orice modele pe care le gândiți. Cardurile pentru instalații sanitare ar putea include înlocuirea țevilor, noua linie de apă, precum și prețul estimat și preocupările legate de acestea, cum ar fi închiderea apei. Puteți atașa cu ușurință imagini ale materialelor și aparatelor pe care le gândiți și le puteți conecta la liste de produse, astfel încât să puteți cumpăra prețuri. Odată ce luați o decizie, puteți utiliza etichete pentru a numi sau a culori produsul sau materialele.
În cele din urmă, pentru fiecare card, puteți crea liste de verificare. De exemplu, un card frigider ar putea avea o listă de verificare care să includă eliminarea vechii frigidere și instalarea unei linii de apă pentru gheață.
Dacă renovați mai multe camere, creați doar o placă pentru fiecare, și listați tot ce trebuie să vă gândiți; adăugați în mod continuu liste și cărți și mutați elementele în funcție de necesități.
Invitați alți membri ai familiei la consiliile dvs. și atribuiți cărțile pentru a distribui lucrările necesare, cum ar fi cercetarea produselor, prețurile, programarea și alte tipuri de logistică. Trello are o placă de renovare a locuinței publice pe care o puteți copia pe cont propriu.
Planificarea unei vacanțe cu Trello
Călătorind cu mai mulți membri ai familiei sau prieteni se pot complica rapid. Utilizați Trello pentru a alege o destinație, a planifica activități și pentru a programa transportul. În acest caz, puteți avea o singură placă care să conțină posibile locuri de vizitat și un altul pentru călătoria după ce ați decis unde să mergeți.
Placa Trip poate include liste pentru:
- Opțiunile de zbor
- Transportul pe sol
- Hoteluri, înregistrări Airbnb, închirieri de cabină și campinguri
- Atractii turistice
- Restaurante și magazine alimentare
Sub placa de destinații potențiale, veți crea o listă pentru fiecare loc, cu carduri pentru timpul de călătorie, buget, pro / contra și orice alte considerente. Listele din bordul călătoriei vor include cărți pentru companiile aeriene, mașini de închiriat, bucătăria notabilă din zonă și atracții cum ar fi muzee, magazine și cartiere pentru a explora. Dacă vă decideți să mergeți într-o croazieră, puteți crea liste pentru lucruri de făcut la bord și pentru opririle planificate, precum și transportul necesar pentru a ajunge pe navă. Utilizați etichete pentru a indica elementele selectate sau pentru a evidenția contendere după ce vă restrângeți opțiunile. Adăugați liste de verificare pentru carduri pentru rezervarea și planificarea tururilor sau evenimentelor de croazieră. Trello are, de asemenea, un consiliu de vacanță public pe care îl puteți utiliza ca punct de plecare.
Urmărirea obiectivelor personale și a proiectelor
Indiferent dacă doriți să eliminați dezordinea din casa sau garajul dvs., faceți un hobby sau exercițiu mai mult, îl puteți urmări cu ușurință în Trello. Creați panouri pentru rezoluțiile de Anul Nou sau pentru proiecte în mai multe etape, cum ar fi curățarea mansardelor sau organizarea de birouri la domiciliu.
Pentru o placă de rezoluții, creați o listă pentru fiecare rezoluție și apoi carti pentru modul în care puteți să le implementați, cum ar fi aderarea la o sală de gimnastică, mersul pe jos pentru plimbări zilnice sau cumpărarea de echipament de exerciții fizice. Utilizați listele pe un proiect personal pentru a descompune sarcinile mari, cu cărți pentru sub-sarcini. De exemplu, o placă de curățare de primăvară ar putea include liste pentru camere și alte zone ale casei. Listele ar avea cărți pentru sarcinile asociate, cum ar fi necesitățile de curățare necesare, inventarul articolelor pe care doriți să le vindeți, donați sau aruncați și sarcinile pe care doriți să le externalizați, cum ar fi curățarea ferestrelor sau eliminarea copacilor.
Gestionarea unei afaceri independente sau consultanță
În cele din urmă, dacă îți conduci propria afacere, Trello poate fi asistentul tău de top. Tabelele pot reprezenta proiecte, cu liste pentru fiecare etapă sau punct de reper, și carduri pentru sarcini conexe. Scriitorii independenți pot folosi Trello pentru a gestiona scenele de poveste și lucrările publicate.
Să presupunem că aveți un consiliu de proiect pentru redesenarea unui site web. Listele dvs. ar putea include sarcini importante, cum ar fi angajarea unui designer și alte roluri importante, precum și etapele importante, cum ar fi alegerea unei scheme de culori, gestionarea planurilor și obținerea de aprobări pe parcurs. Cardurile ar include scheme de culori propuse și machete și pașii necesari pentru a se pregăti pentru întâlniri. Un scriitor independent ar putea avea table pentru idei de poveste, publicații și marketing. Listele pot reprezenta etape, cum ar fi procesul, depunerea și publicarea, sau puteți folosi etichete pentru a face acest lucru.
Trello este un instrument simplu, dar puternic, și merită să vă petreceți ceva timp cu asta. Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, navigați prin comunitatea de utilizatori a Trello, care include și panouri publice pe care le puteți copia în contul dvs.