Pentru a vă menține fișierul Folders Personal implicit subțire și mic, în formă perfectă pentru acces rapid, de zi cu zi, Outlook dispune de o funcție AutoArchive la îndemână care mută automat articole vechi într-un fișier de arhivă .
Dar dacă ar trebui să arhivați doar o dată pe an și pe un suport detașabil? Să spunem în fiecare an între Crăciun și Revelion, doriți să mutați un e-mail vechi de la Outlook la un DVD-ROM de un an. Cu unele Juggling fișier PST, puteți.
Arhivați Outlook Mail la un mediu detașabil
Pentru a arhiva mesaje vechi Outlook pe un mediu amovibil:
- Selectați Fișier | Gestionarea fișierelor de date ... din meniul din Outlook.
- Dați clic pe Adăugați ....
- Permiteți selectarea fișierului Foldere personale din Outlook Office (.pst) .
- Dacă trebuie să aveți posibilitatea de a accesa mesajele arhivate dintr-o versiune Outlook înainte de Outlook 2003, selectați Office 97-2002 File Folders Personal (.pst) .
- Faceți clic pe OK .
- Sub Salvare în:, accesați mediul amovibil, unitatea de rețea sau alt loc unde doriți să stocați arhiva.
- Tastați numele dorit al arhivei sub Numele fișierului:.
- Faceți clic pe OK .
- Dați arhivei dvs. un nume descriptiv (anul e-mailului arhivat, de exemplu) sub Nume:.
- Opțional, puteți cripta și proteja prin parolă mesajele dvs. arhivate.
- Faceți clic pe OK .
- Faceți clic pe Închideți .
- Mutați dosarele pe care doriți să le arhivați în noua locație de arhivare din panoul de navigare Outlook.
- Dacă doriți să arhivați numai mesaje individuale, nu dosare întregi, faceți clic dreapta pe noua locație de arhivă și selectați Folder nou ... pentru a crea un nou folder Mail and Post Items în el. Apoi mutați mesajele dorite în noul folder.
- Faceți clic pe locația arhivei cu butonul drept al mouse-ului.
- Selectați Închidere "..." din meniu.
Mesajele dvs. sunt acum arhivate și în afara drumului. Desigur, le puteți conecta înapoi în Outlook oricând ușor de citit sau recuperat.