Buclea de corespondență este un instrument care simplifică crearea unui set de documente care sunt similare, dar conțin elemente de date unice și variabile. Aceasta se realizează prin legarea unei baze de date care conține aceste elemente de date într-un document care conține câmpuri de îmbinare în care vor fi populate respectivele date unice.
Fluxul de corespondență vă economisește timp și efort prin automatizarea procesului de introducere într-un document a unor fragmente standardizate de date, precum nume și adrese. De exemplu, puteți să conectați o scrisoare de formular la un grup de contacte din Outlook; această literă ar putea avea un câmp de îmbinare pentru fiecare adresă de contact și unul pentru numele contactului respectiv, ca parte a salutului scrisorii.
Utilizări ale corespondenței
Fluxul de corespondență, pentru mulți oameni, atrage gânduri de e-mail. În timp ce comercianții folosesc fără îndoială hibridul de corespondență pentru a genera cantități mari de corespondență rapid și ușor, multe alte utilizări vă pot surprinde și puteți schimba modul în care creați unele dintre documentele dvs.
Puteți utiliza îmbinarea de corespondență pentru a crea orice tip de document imprimat, precum și documente distribuite electronic și faxuri. Tipurile de documente pe care le puteți crea utilizând o îmbinare de corespondență sunt practic nelimitate. Aici sunt cateva exemple:
- cataloage
- Stocurile
- facturile
- etichete
- plicuri
- Și, desigur, scrisori
Atunci când este folosit în mod inteligent, îmbinarea prin poștă vă poate îmbunătăți foarte mult productivitatea. De asemenea, poate crește eficiența documentelor pe care le creați. De exemplu, prin personalizarea literelor cu numele destinatarilor sau cu alte elemente specifice fiecărui destinatar, prezentați o imagine personală lustruită care stabilește stadiul pentru rezultatul dorit.
Anatomia unei corespondențe
O îmbinare a corespondenței constă din două părți principale: documentul și sursa de date , denumită și baza de date. Microsoft Word vă simplifică munca, permițându-vă să utilizați ca surse de date alte aplicații Office precum Excel și Outlook. Dacă aveți suita completă Office, folosiți una dintre aplicațiile sale, deoarece sursa de date este ușor, convenabilă și foarte recomandată. Utilizarea contactelor pe care le-ați introdus deja în contactele Outlook, de exemplu, vă va salva de la reintroducerea acestor informații într-o altă sursă de date. Utilizând o foaie de calcul existentă Excel vă oferă o flexibilitate și mai mare cu datele dvs. decât cu sursa de date Word va crea.
Cu toate acestea, dacă aveți numai programul Word, puteți utiliza funcția de îmbinare a corespondenței. Word are capacitatea de a crea o sursă de date complet personalizabilă, pe care să o utilizați în fuzionarea de corespondență.
Configurarea unei colacii de corespondență
O îmbinare a corespondenței poate părea complicată și complexă, documentele grele de date care se bazează pe baze de date mari cu siguranță pot fi. Cu toate acestea, Word simplifică configurarea unei îmbinări de poștă electronică pentru utilizări obișnuite, oferind experți care vă parcurg procesul de conectare a documentului la o bază de date. În general, puteți finaliza procesul în mai puțin de 10 pași destul de ușor, inclusiv găsirea și corectarea erorilor. Este mai puțin decât pregătirea manuală a documentului dvs., cu mult mai puțin timp și greutăți.