Cum să partajați în siguranță fișierele cu oamenii
Serviciul SharePoint Online, serviciul bazat pe cloud găzduit de Microsoft, face parte din planul Office 365 sau poate fi obținut ca un add-on pentru serverul SharePoint. Interesul principal în servicii noi și actualizate SharePoint Online este de a îmbunătăți conversațiile interactive online și de a facilita și de a asigura mai multă siguranță pentru partajarea documentelor în mișcare.
Dacă sunteți deja utilizator SharePoint Online, puteți anticipa serviciile actualizate. SharePoint Online include acum utilizarea pe telefoane mobile și tablete și o experiență socială fără probleme. De asemenea, inclus în Office 365 este OneDrive for Business, o versiune profesională a OneDrive pentru stocarea documentelor în cloud, care vă permite să sincronizați cu fișierele stocate pe computerul dvs. sau pe serverul companiei.
Organizarea permisiunilor și a utilizatorilor în grupuri
Permisiunile de partajare a documentelor în SharePoint Online sunt cel mai bine realizate în funcție de accesul dorit al utilizatorului. Nivelurile permisiunilor pentru SharePoint Online includ:
- Vizitatori - vizualizați documentele într-un browser
- Membri - editați sau contribuiți la documente
- Proprietarii - au permisiunea deplină de control a site-ului SharePoint Online
Pentru vizitatorii care descarcă documente, permisiunile trebuie să includă acces "citit".
Se pot crea noi nume de grup pentru a stabili un anumit grup de utilizatori sau o colaborare în echipă . "Designeri de site-uri", "autori" și "Clienți" sunt exemple.
Partajarea documentelor în afara organizației
Utilizatorii externi sunt, în general, furnizori, consultanți și clienți pe care doriți să le partajați din când în când.
Proprietarii SharePoint Online care au permisiune de control complet pot partaja documente cu utilizatori externi. Utilizatorii externi pot fi adăugați în grupurile de vizitatori sau membri pentru a gestiona mai bine permisiunile pentru partajarea documentelor.
- Trimiteți link-uri de oaspeți. Un link de oaspeți poate fi partajat prin e-mail pentru a vizualiza documente dintr-o bibliotecă de documente SharePoint Online. Pentru a minimiza riscul ca documentele să fie distribuite altor persoane, puteți solicita utilizatorilor externi să se conecteze. Acest pas necesită setarea persoanelor din grupul permisiștilor Vizitatori (sau utilizatori fără permisiune cu permis de citire) pentru a asigura că legăturile clienților nu pot fi deschis de utilizatori anonimi.
- Trimiteți-le membrilor. Dacă utilizatorii externi au un abonament la Office 365 sau sunt membri ai site-ului dvs., le puteți solicita să se conecteze înainte de a accesa documentele partajate. Acest pas presupune că le-ați adăugat în grupul de permisiuni pentru membri. Utilizatorii externi fără Microsoft Office pot descărca fișierul, atâta timp cât au acces la citire.
- Distribuiți link-ul public din OneDrive for Business. OneDrive este o zonă de stocare a documentelor găzduită în Office 365 dacă serviciul dvs. a fost actualizat. OneDrive este cel mai bine folosit pentru a partaja fișierele cu utilizatorii publici externi separați de biblioteca de documente SharePoint Online. OneDrive poate fi considerat ca fiind versiunea finală a unui document pentru vizionarea publicului - să postați ca un link de pe un site web sau blog, de exemplu. Biblioteca de documente SharePoint Online poate fi sursa, deci faceți o copie pentru OneDrive pentru a vă ajuta să distingeți cele două zone, dacă alegeți să utilizați OneDrive în acest fel.
- Partajarea documentelor în interiorul organizației. Utilizatorii interni sunt persoane din cadrul organizației dvs. sau din alte departamente. De obicei, partajați documente diferit, în funcție de locul în care lucrați și colaborați într-un grup sau dacă postați documente pe un intranet pentru alții pentru a vedea starea actuală a cunoștințelor sau a versiunii de document.
- Trimiteți-le membrilor. Utilizarea Office 365 cu SharePoint Online oferă acces la Office Web Apps, serviciul ușor de utilizat bazat pe browser pe care îl puteți utiliza pentru a crea, edita și partaja documente online. Utilizatorii cu Microsoft Office pot sincroniza fișierele de pe calculatorul lor cu fișierele stocate în SharePoint Online pentru a le partaja cu membrii. De asemenea, utilizatorii cu Microsoft Office pot sincroniza fișierele și folderele din SharePoint Online pe un computer sau pe un dispozitiv mobil pentru a lucra offline.
- Distribuiți-vă cu membrii non-membri. Presupunând că nu toată lumea din organizația dvs. are un abonament la Office 365, documentele pot fi distribuite în funcție de grupul de permisiuni. De exemplu, membrii non-membri, cum ar fi echipele executive din cadrul organizației dvs., ar putea fi nevoiți să păstreze aprecierea unei biblioteci de documente de marketing în care se înregistrează informații despre piață sau experiențele clienților în domeniu.
- Distribuiți de la OneDrive. Puteți partaja fișierele cu utilizatori interni de la OneDrive. Puteți utiliza OneDrive ca zonă de așteptare înainte de a muta documente într-o bibliotecă de documente SharePoint Online.