Probleme legate de apelul conferinței audio și modul de abordare a acestora
Semnalele audio de conferință par interesante atunci când credeți că beneficiile pe care acestea le oferă pentru întâlnirile dvs. de afaceri sau sociale. Dar când vă gândiți la problemele asociate cu înființarea și funcționarea fără probleme, vă dați seama în curând că participarea la unul sau la unul este destul de dificilă. În timp ce organizați un apel de conferință, există o serie de probleme pe care trebuie să le includeți în planificarea dvs., pentru a evita problemele care pot face acest lucru un eșec.
1. Contextul zgomotului
Acesta este orice zgomot care provine de la un participant în afară de vocea lor, cum ar fi scaunele zgomotoase, oamenii care vorbeau în spatele lor, zgomotele mașinilor, zgomotele de hârtie etc. Ați luat aceste zgomote în special cu participanții care folosesc VoIP , microfoanele de interfață, în timp ce VoIP funcționează cu un microfon cu dispozitiv care este mai sensibil. Un exemplu este sistemul de microfoane pe care îl aveți la cele mai recente computere portabile. Unii oameni participă la conferințe utilizând dispozitivele lor hands-free.
Singura modalitate de a remedia această situație este de a face participanții conștienți de perturbările pe care le provoacă, ceea ce se face cel mai bine prin comunicare înainte de apelul la conferință. De exemplu, ca organizator, poate doriți să difuzați un e-mail pe etichete pentru un apel de conferință înainte de sesiune.
2. Echo
Echo-ul poate fi parte a zgomotului de fundal, dar este mai tehnic decât asta. Cine participă la apelul de conferință poate avea condiții cu telefonul sau poate utiliza un telefon care nu are o anulare a ecoului. Aflați mai multe despre cum să opriți producerea ecoului .
Cineva cu ecou este în mod normal rugat să închidă. Deci, din nou, este importantă o conștientizare adecvată cu privire la anumite aspecte tehnice cu telefoanele și alte echipamente utilizate într-un apel de conferință.
3. Managementul prezenței
Într-un apel de conferință audio, veți folosi doar unul dintre simțurile voastre: auzul. Nu veți vedea persoane cu care vorbiți sau nu ascultați. Aceasta înseamnă că, dacă nu țineți evidența fiecărei intrări și ieșiri din apelul dvs. de conferință, este posibil să nu fiți conștienți de prezența în publicul dvs., o dată adânc în conferință.
Această problemă a fost fără soluție până acum pentru conferințe audio, până la dezvoltarea de instrumente care permit o anumită cantitate de gestionare a prezenței. Primul instrument care dă acest lucru este UberConference, unde puteți vedea cine vorbește atunci când o fac, cine este aici și cine nu este, și așa mai departe. În ultima perioadă au apărut o serie de astfel de instrumente, unele cu interfețe vizuale interesante care reprezintă participanții cu icoane.
4. Muzică în așteptare
Oamenii în mod obișnuit îngrijesc interfața telefonică pentru persoane fizice, dar niciodată pentru apelurile de conferință. În timp ce ar fi frumos pentru cineva care a fost pus în așteptare să audă niște muzică, va fi cu siguranță neplăcută într-un apel de conferință. Unii participanți pot pune conferința în așteptare în timp ce participă la un alt apel sau sarcină, adăugând astfel atmosferă ritmică conferinței. Aici, din nou, campania de conștientizare a eticii preliminare va avea valoare.
5. Leadership
În unele cazuri, dacă un grup nu are un lider, haosul va conduce. Acest lucru este posibil să se întâmple într-o conferință, mai ales una care implică chestiuni sensibile, în care nu există o persoană care să țină călăul. Acest lider trebuie să se asigure că toată lumea are suficient timp să se exprime și că are nevoie de atenție. De asemenea, ar trebui să fie capabili să pună lucrurile înapoi pe drumul cel bun, în cazul în care există încurcătură sau conflict direct.
6. Materiale și documente
Multe conferințe, în special cele de afaceri, implică trimitere la documente, materiale și instrumente. Diseminarea incorectă a unor astfel de informații îi face pe unii participanți să se afle în întuneric în anumite puncte, cauzând astfel dezinteresul. Prin urmare, ar trebui să se acorde atenție difuzării informațiilor și documentelor necesare tuturor părților solicitate cu mult înainte de începerea conferinței. O altă modalitate mai bună este de a utiliza instrumentele de colaborare online, în care trimiterea la documente și la alte materiale nu va fi doar pasivă, ci și productivitate activă în timpul sesiunii de lucru online.
7. Calitate slabă a vocii
Nu mă refer la vocea unui cineva care are o durere în gât aici, ci la vocea cuiva care folosește un serviciu de telefonie care oferă o calitate slabă a apelurilor. Acum, acest lucru se întâmplă adesea cu serviciul VoIP, care depinde de un anumit număr de factori , inclusiv lățimea de bandă , codecurile folosite, telefoanele și alte dispozitive utilizate. Din păcate, din păcate, nu puteți face nimic dacă sunteți liderul conferinței sau organizatorul. Participantul care suferă de calitatea slabă a vocii trebuie să îmbunătățească lucrurile de partea lor.