Arhivați vechea corespondență în Outlook și păstrați fișierul PST Small

Pe măsură ce grămada de e-mailuri pe care o păstrați în Outlook crește, de obicei, este timpul necesar ca Outlook să facă ceea ce doriți să facă. Limita de dimensiune a fișierului PST se întârzie. (Fișierul PST sau "Dosare personale" , desigur, este în cazul în care Outlook păstrează toate datele dvs., inclusiv calendare , contacte și e-mailuri.)

Un mic fișier PST este un fișier PST rapid

În orice caz, se cuvine să păstrați dimensiunea fișierului principal PST mic și ușor de gestionat. Puteți avea Outlook face unele dintre care folosind AutoArchive . Sau vă împărțiți mesajele între mai multe fișiere PST, care pot fi nedureroase și rapide.

Arhivați vechea corespondență în Outlook și păstrați fișierul PST Small

Pentru a crea o arhivă a mesajelor vechi în Outlook separate de fișierul PST pe care îl utilizați în fiecare zi:

1. • În Outlook 2007:
     1. Selectați Fișier | Gestionarea fișierelor de date din meniul din Outlook.
   • În Outlook 2016:
     1. Faceți clic pe Fișier .
     2. Accesați categoria Info .
     3. Faceți clic pe Setări cont .
     4. Selectați Setări cont ... din meniul afișat.
     5. Accesați fila Fila de date .
2. Faceți clic pe Adăugați:
   • În Outlook 2016:
     1. Introduceți numele arhivei sub Numele fișierului:.
     2. Alegeți formatul dorit din Salvare ca tip :; de obicei, selectați fișierul de date Outlook .
   • În Outlook 2007:
     1. Alegeți formatul dorit. Cu excepția cazului în care este posibil să aveți nevoie să accesați direct datele cu Outlook 2002 sau versiuni anterioare, este sigur să evidențiați fișierul Personal Folders (.pst) din Office Outlook .
     2. Faceți clic pe OK .
     3. Introduceți numele fișierului dorit.
        • Arhivele anuale funcționează bine, iar denumirea fișierului PST după anul are sens. Desigur, puteți alege arhivele lunare dacă aveți o mulțime de corespondență mare pentru a trata sau o altă schemă. Doar asigurați-vă că dimensiunile fișierelor PST rezultate sunt undeva în jur de 1-2 GB. Fișierele mai mari tind să fie mai puțin eficiente.
     4. Faceți clic pe OK .
     5. Tastați numele dorit al fișierului de arhivare PST sub Nume:.
        • Din nou, este logic să-ți numiți arhiva după conținutul ei (o corespondență de un an în cazul meu).

1. Opțional, protejați accesul cu o parolă .
2. Faceți clic pe OK .
3. Acum faceți clic pe Închidere .

Mutați mesajul în arhivă

Pentru a popula arhiva recent creată PST:

• Glisați și plasați întregi dosare în dosarul rădăcină nou apărute sub Folderele de poștă electronică .
  • Acest lucru este util dacă aveți deja un dosar "Archive" care conține, de exemplu, toate mesajele de anul trecut. Doar puneți-o în arhiva PST.
• Alternativ, pentru arhivarea elementelor individuale:
  1. Faceți clic pe folderul rădăcină numit după arhiva PST sub Mail Folders cu butonul drept al mouse-ului.
  2. Selectați Folder nou ... din meniu.
  3. Tastați numele dosarului dorit.
  4. Asigurați-vă că este selectată opțiunea Mail and Post Items (Poștă și poștă ) din Folder contains (Folder contains): dacă doriți să arhivați e-mailuri. Pentru arhivarea altor elemente, alegeți categoria corespunzătoare.
  5. Faceți clic pe OK .
  6. Glisați și fixați individual sau grupuri de e-mailuri în dosarul nou creat.
• Pentru a muta toate mesajele anterioare unei anumite date într-un dosar (sau în foldere imbricate):
  1. • În Outlook 2016:
       1. Faceți clic pe Fișier .
       2. Accesați categoria Info .
       3. Faceți clic pe Instrumente de curățare .
       4. Selectați Arhiva ... din meniul care a apărut.
     • În Outlook 2007:
       1. Selectați Fișier | Arhiva ... din meniul din Outlook.
  2. Asigurați-vă că ați selectat Arhivarea acestui dosar și a tuturor subfolderelor:
  3. Evidențiați dosarul dorit.
  4. Specificați e-mailurile de dată anterioare cărora doriți să le mutați sub elementele de arhivă mai vechi de: __ .
  5. Utilizați butonul Răsfoire ... pentru a selecta fișierul PST de arhivare creat mai sus.
  6. Faceți clic pe OK .

• Opțional, compactați-vă fișierul live PST pentru a revendica spațiul imediat eliberat imediat.

Închideți fișierul PST de arhivă

După ce ați arhivat toate elementele, puteți închide fișierul PST în Outlook:

1. Faceți clic pe folderul rădăcină al arhivei dvs. PST sub Mail Folders cu butonul drept al mouse-ului.
2. Selectați Închidere "___" din meniu.

Accesați poșta dintr-un fișier PST închis în arhivă

Pentru a prelua mesajele dintr-un fișier PST de arhivare pe care l-ați închis:

1. • În Outlook 2016:
     1. Faceți clic pe Fișier .
     2. Selectați Open & Export .
     3. Faceți clic pe Deschideți fișierul de date Outlook .
   • În Outlook 2007:
     1. Selectați Fișier | Deschideți | Outlook Data File ... din meniul din Outlook.
2. Evidențiați fișierul de arhivă PST dorit.
3. Faceți clic pe Deschideți .

Fișierul PST și folderele acestuia vor apărea sub Mail Folders , gata pentru acțiune.