Utilizarea textului conectat în mai multe fișiere MS Word economisește timp
Actualizarea aceluiași text în mai multe documente Word poate dura mult timp, consumând mult timp dacă aveți o mulțime de documente de editat. Din fericire, MS Word include o funcție de legătură extrem de utilă, care poate face acest proces foarte ușor, dar trebuie să vă pregătiți.
Acest tip de legare este util dacă textul este același în toate documentele și , atunci când textul trebuie să fie actualizat, tot textul trebuie să fie actualizat . Acesta este un scenariu foarte specific, dar unul care vă poate salva o mulțime de timp dacă îl utilizați.
De exemplu, spuneți că aveți 20 de documente Microsoft Word configurate pentru a imprima 20 de coli diferite de etichete de adrese și fiecare pagină are zeci de etichete. Dacă credeți că este posibil să aveți nevoie să actualizați acele adrese, puteți evita să o faceți manual, făcând un document separat, care enumeră cele 20 de adrese. Apoi, conectați doar cele 20 de documente la o singură pagină de adrese, astfel încât, atunci când actualizați o adresă acolo, orice document care le va conecta va fi și el actualizat.
Un alt exemplu pentru a ajuta la înțelegerea conceptului de legare a documentelor Word poate fi văzut dacă aveți mai multe documente Word cu numele dvs. tastat în fiecare, dar vă veți căsători în curând. În loc să vă întoarceți la fiecare document mai târziu pentru a vă schimba numele de familie, trebuie doar să puneți un link la un alt document, iar atunci când vă actualizați numele de familie acolo, numele dvs. se va schimba în toate celelalte documente!
După cum puteți vedea, este o modalitate simplă de a înlocui textul în mai multe documente Word simultan. Din nou, cu toate acestea, este foarte util doar dacă introduceți același bloc de text peste tot și textul va trebui să fie actualizat la un moment dat.
Notă: Acest tip de legare de text nu este același cu hyperlink-urile care deschid paginile web sau alte fișiere atunci când se face clic.
Cum se introduce o legătură text în Word
- Într-un nou document Microsoft Word , introduceți textul de la care urmează să faceți legătura din celelalte documente. Formați-o exact așa cum doriți să apară în toate documentele. Pentru a împrumuta din primul exemplu de mai sus, acest document este locul unde ați tastat cele 20 de adrese diferite.
- Salvați fișierul pentru a genera legătura. Nu contează unde îl salvezi, dar fii sigur că știi unde e.
- Important: Dacă mutați fișierul care conține textul, trebuie să reintroduceți un link actualizat la text în toate documentele legate, deci este mai bine să luați în considerare acest lucru înainte de a alege unde să îl salvați.
- Evidențiați textul pe care doriți să îl conectați astfel încât să fie selectat.
- Faceți clic dreapta sau atingeți și mențineți apăsat textul selectat și apoi alegeți Copiere din meniu. O altă opțiune este folosirea tastaturii : utilizați Ctrl + C pe un PC sau pe Command + C pe un Mac.
- Dintr-un document diferit sau chiar același, plasați cursorul oriunde doriți textul conectat. Puteți schimba întotdeauna locația mai târziu, la fel cum puteți și la mutarea oricărui text.
- Din fila Acasă în edițiile mai noi ale Word, selectați săgeata mică din "Lipire" și apoi alegeți opțiunea Paste Special .... În versiunile mai vechi, utilizați meniul Modificați pentru a selecta elementul Paste special .
- Din caseta de dialog "Lipire specială", selectați opțiunea Inserare legătură .
- În partea dreaptă a ecranului sunt mai multe opțiuni, dar textul formatat (RTF) este cel care lipeste textul legat exact așa cum apare în documentul original.
- Repetați acest proces de câte ori este necesar în același document sau pentru fiecare document separat pe care doriți să îl conectați la textul original.