Dacă aveți mai multe documente pe care trebuie să le combinați, dar nu doriți să treceți prin dificultatea de a le combina manual și de a consolida formatarea, de ce să nu creați un singur document principal? S-ar putea să te întrebi ce se va întâmpla cu toate numerele paginilor , indexul și cuprinsul. Caracteristica documentului principal se poate ocupa de asta! Transformați documentele multiple într-un singur fișier Word.
Ce este?
Ce este un fișier principal? În esență, arată legăturile pentru fișierele Word individuale (cunoscute și ca subdocumente.) Conținutul acestor subdocumente nu este în documentul principal, ci doar legăturile către ele. Aceasta înseamnă că editarea subdocumentelor este ușoară, deoarece puteți face acest lucru individual, fără a perturba celelalte documente. În plus, modificările aduse documentelor separate vor fi actualizate automat în documentul principal. Chiar dacă mai multe persoane lucrează la document, puteți trimite diferite părți ale acestuia către diverse persoane prin documentul principal.
Să vă arătăm cum să creați un document master și subdocumentele acestuia. De asemenea, vom face un document de bază dintr-un set de documente existente și cum să facem un cuprins pentru documentul principal.
Crearea documentului principal de la zero
Aceasta înseamnă că nu aveți subdocumente existente. Pentru a începe, deschideți un nou document Word (gol) și salvați-l cu un nume de fișier (cum ar fi "Master").
Acum, mergeți la "File", apoi faceți clic pe "Outline". Folosind meniul de stil, puteți introduce în titlurile documentului. De asemenea, puteți utiliza secțiunea Instrumente outline pentru a plasa rubricile în diferite niveluri.
Când ați terminat, mergeți la fila Outlining și alegeți "Afișați documentul în documentul principal".
Aici veți avea și mai multe opțiuni pentru a sublinia. Evidențiați conturul pe care l-ați scris și loviți "Creați".
Acum, fiecare document va avea propria sa fereastră. Asigurați-vă că ați salvat din nou documentul principal.
Fiecare fereastră din documentul principal este un subdocument. Numele de fișier pentru aceste subdocumente va fi numele titlului pentru fiecare fereastră din documentul principal.
Dacă doriți să accesați vizualizarea anterioară, apăsați pe "Închidere vizualizare schiță".
Să adăugăm un cuprins în documentul principal. Plasați cursorul la începutul textului documentului și mergeți la " Referințe " apoi faceți clic pe "Cuprins." Alegeți opțiunea dorită din opțiunile de tabelă automată.
Puteți merge la "Acasă", apoi faceți clic pe "Paragraf" și faceți clic pe simbolul paragraf pentru a vedea pauze de secțiune și ce tipuri sunt.
Notă: Word introduce o pauză de secțiune neîntreruptă înainte și după fiecare subdocument atunci când faceți un document principal de la zero, astfel încât să nu apară pauze de pagină. Chiar și așa, puteți schimba tipul de pauze secțiunii individuale.
Exemplul nostru arată subdocumentele extinse atunci când documentul nostru este în modul contur.
Crearea unui document principal din documentele existente
Poate că aveți deja documente pe care doriți să le combinați într-un singur document principal. Începeți prin a deschide un doc nou (gol) Word și salvați-l cu "Master" în numele fișierului.
Mergeți la "Vizualizare", apoi faceți clic pe "Outline" pentru a accesa fila Outlining. Apoi selectați "Afișați documentul în documentul principal" și adăugați un subdocument înainte de a apăsa "Inserați".
Meniul Inserare subdocument vă va arăta locațiile documentelor pe care le puteți insera. Alegeți primul și apăsați pe "Deschideți".
Notă: Încercați să păstrați toate subdocumentele dvs. în același director sau același director ca și documentul principal.
O casetă pop-up vă poate spune că aveți același stil atât pentru documentul subdocument cât și pentru documentul principal. Apăsați pe "Da la toți" pentru ca totul să rămână consecvent.
Acum, repetați acest proces pentru a insera toate documentele subdocumentare dorite în documentul principal. În final, minimalizați subdocumentele făcând clic pe "Restrângeți subdocumentele", găsite în fila Outlining.
Trebuie să salvați înainte de a putea restrânge subdocumentele.
Fiecare casetă de subdocument va afișa calea completă către fișierele subdocumentului. Puteți deschide un subdocument făcând dublu clic pe simbolul său (colțul din stânga sus) sau utilizând "Ctrl + Click".
Notă: Importarea documentelor Word existente într-un fișier principal înseamnă că Word va introduce pauze de pagină înainte și după fiecare subdocument. Puteți schimba tipul de pauză de secțiune dacă doriți.
Puteți vizualiza documentul principal în afara vizualizării detaliate, accesând "Vizualizare", apoi faceți clic pe "Aspect imprimare".
Puteți adăuga un cuprins în același mod ca și pentru documentele principale create de la zero.
Acum, că toate subdocumentele se află în documentul principal, nu ezitați să adăugați sau să editați anteturi și subsoluri. De asemenea, puteți edita conținutul, crea un index sau edita alte părți ale documentelor.
Dacă faceți un document de bază într-o versiune anterioară de Microsoft Word, aceasta poate fi coruptă. Site-ul Microsoft Answers vă poate ajuta dacă se întâmplă acest lucru.