Cum se creează și se utilizează șabloane Word

Creați propriile șabloane Word pentru a economisi timp, dar planificați-le mai întâi

Dacă creați în mod frecvent documente care conțin aceeași formatare specializată, dar nu conțin întotdeauna același text - cum ar fi facturi, buletine de ambalare, scrisori de formă etc. - puteți automatiza procesul și salvați o perioadă considerabilă de timp creând o șablon în Word.

Ce este un șablon?

Pentru cei care nu sunt familiarizați cu șabloanele, iată o explicație rapidă: Un șablon Microsoft Word este un tip de document care creează o copie după ce îl deschideți. Această copie are toate de proiectare și formatare a șablonului, cum ar fi logo-uri și tabele, dar le puteți modifica prin introducerea de conținut, fără a modifica șablonul original.

Puteți deschide șablonul de câte ori doriți și de fiecare dată când creează o nouă copie a sa pentru un nou document. Fișierul creat este salvat ca un tip standard de fișier Word (de exemplu, .docx).

Un șablon Word poate conține formate, stiluri, text de pe tablă, macrocomenzi , antete și subsoluri, precum și dicționare personalizate , bare de instrumente și intrări AutoText .

Planificarea unui șablon de cuvânt

Înainte de a crea șablonul Word, este o idee bună să creați o listă de detalii pe care doriți să o includeți în el. Timpul petrecut în planificare vă va economisi mai mult timp pe termen lung.

Iată câteva sfaturi despre ce trebuie să includeți:

• Orice text care ar trebui să fie în toate documentele bazate pe șablon.
• Formatarea ca coloane, margini, opriri de tab, note de subsol, note de subsol etc.
• Macroanele pe care doriți să le utilizați, dar sunt specifice acestui document.
• Pentru litere, introduceți un câmp de dată care se va actualiza automat de fiecare dată când șablonul este deschis.
• De asemenea, pentru scrisori, includeți adresa și informațiile de contact.
• Utilizați câmpurile sau textul automat pentru informații care se pot modifica, dar vor conține întotdeauna același tip de informații (de exemplu, numere de pagini, titlu de document, cale de fișier etc.). Acest tip de informații sunt adesea în anteturi și subsoluri.
• Dacă documentul dvs. conține secțiuni cu formatare diferită, aveți posibilitatea să utilizați un text descriptiv de substituent, cum ar fi TITLE sau HEADING, pe care îl puteți scrie în copia creată din șablon. În acest fel va avea formatarea specifică acelei secțiuni.

Odată ce aveți o schiță a ceea ce doriți, întocmiți documentul prototip într-un document Word gol. Includeți toate elementele pe care le-ați enumerat și designul dorit pentru documentele dvs.

Salvarea noului dvs. model

Salvați documentul ca șablon urmând acești pași:

Word 2003

1. Faceți clic pe fișierul din meniul de sus.
2. Faceți clic pe Salvare ca ...
3. Navigați la locația în care doriți să salvați șablonul. Word începe în locația de salvare implicită pentru șabloane. Rețineți că șabloanele salvate în alte locații decât locația prestabilită nu vor apărea în caseta de dialog Șabloane atunci când creați documente noi.
4. În câmpul "Nume fișier", introduceți un nume de fișier șablon recunoscut.
5. Faceți clic pe lista de tip "Salvați ca tip" și selectați Șabloane de documente .
6. Dați clic pe Salvați .

Word 2007

1. Faceți clic pe butonul Microsoft Office din partea stângă sus.
2. Poziționați indicatorul mouse-ului peste opțiunea Salvare ca .... În meniul secundar care se deschide, faceți clic pe Șablon Word .
3. Navigați la locația în care doriți să salvați șablonul. Word începe în locația de salvare implicită pentru șabloane. Rețineți că șabloanele salvate în alte locații decât locația prestabilită nu vor apărea în caseta de dialog Șabloane.
4. În câmpul "Nume fișier", introduceți un nume de fișier șablon recunoscut.
5. Dați clic pe Salvați .

Word 2010 și versiunile ulterioare

1. Faceți clic pe fila Fișier.
2. Faceți clic pe Salvare ca ...
3. Navigați la locația în care doriți să salvați șablonul. Word începe în locația de salvare implicită pentru șabloane. Rețineți că șabloanele salvate în alte locații decât locația prestabilită nu vor apărea în caseta de dialog Șabloane atunci când creați documente noi.
4. În câmpul "Nume fișier", introduceți un nume de fișier șablon recunoscut.
5. Faceți clic pe lista de tip "Salvați ca tip" și selectați Șabloane de documente .
6. Dați clic pe Salvați .

Documentul dvs. este acum salvat ca un șablon cu extensia de fișier .dot sau .dotx care poate fi utilizat pentru a genera noi documente bazate pe acesta.