Funcția Microsoft Merge Mail vă permite să trimiteți același document cu ușoare modificări unui număr mare de destinatari. Termenul "îmbinare" provine din faptul că un document (de exemplu, o literă) este îmbinat cu un document sursă de date , cum ar fi o foaie de calcul .
Funcția de îmbinare a corespondenței în Word funcționează fără probleme cu datele din Excel. Deși Word vă permite de asemenea să creați propria sursă de date, opțiunile pentru utilizarea acestor date sunt limitate. În plus, dacă aveți deja datele dvs. într-o foaie de calcul, nu are sens să reintroduceți toate informațiile în sursa de date a Word.
Pregătirea datelor pentru corespondență în corespondență
Teoretic, puteți utiliza orice foaie de lucru Excel într-o funcție de corespondență Word fără nici o pregătire specială. Cu toate acestea, este recomandat să faceți ceva timp pentru a vă pregăti foaia de lucru pentru a optimiza procesul de îmbinare a corespondenței .
Iată câteva linii directoare pe care să le observați care vor ajuta procesul de îmbinare a corespondenței să meargă mai bine.
Organizați datele din foaia de calcul
Cu riscul de a spune clar, datele dvs. ar trebui să fie organizate cu ușurință în rânduri și coloane. Gândiți-vă la fiecare rând ca o singură înregistrare și la fiecare coloană ca câmp pe care intenționați să îl inserați în documentul dvs. (Verificați tutorialul de introducere de date Excel dacă aveți nevoie de o reîmprospătare.)
Creați un rând de antet
Creați un rând antet pentru foaia pe care intenționați să o utilizați pentru îmbinarea de corespondență. Un rând de antet este un rând care conține etichete care identifică datele din celulele de mai jos. Excel poate fi uneori în mod firav despre diferențierea dintre date și etichete, astfel încât acestea să fie clare prin utilizarea de caractere aldine, frontiere de celule și umbre de celule care sunt unice pentru rândul antet. Acest lucru va asigura că Excel o diferențiază de restul datelor dvs.
Mai târziu, când îmbinați datele cu documentul principal, etichetele vor apărea ca nume ale câmpurilor de îmbinare, astfel încât nu va exista confuzie cu privire la datele pe care le inserați în documentul dvs. În plus, este o practică bună să etichetați coloanele dvs., deoarece vă ajută să împiedicați eroarea utilizatorului.
Puneți toate datele pe o singură coală
Datele pe care intenționați să le utilizați pentru îmbinarea de corespondență trebuie să fie pe o singură coală. Dacă este răspândit pe mai multe coli, va trebui să combinați foile sau să efectuați mai multe fuziuni de e-mail. De asemenea, asigurați-vă că foile sunt denumite în mod clar , deoarece va trebui să puteți selecta foaia pe care intenționați să o utilizați fără a le vizualiza.
Asocierea unei surse de date într-o corespondență de corespondență
Următorul pas în procesul de îmbinare a corespondenței este să asociați foaia de calcul Excel pregătită cu documentul dvs. Word.
- În bara de instrumente Mergere de corespondență, faceți clic pe butonul Open Data Source (Sursă de date deschise) .
- În caseta de dialog Selectare sursă de date, navigați prin dosare până când găsiți registrul de lucru Excel. Dacă nu găsiți fișierul Excel, asigurați-vă că este selectată opțiunea "Toate sursele de date" din meniul derulant "Fișiere de tip".
- Faceți dublu clic pe fișierul sursă sursă Excel sau selectați-l și faceți clic pe Deschidere .
- În caseta de dialog Select Table, selectați foaia Excel care conține datele pe care doriți să le îmbinați cu documentul.
- Asigurați-vă că este bifată caseta de selectare de lângă "Primul rând de date conține anteturi de coloană".
- Faceți clic pe OK .
Acum că sursa de date a fost asociată cu documentul principal, puteți începe să introduceți text și / sau să editați documentul Word. Cu toate acestea, nu puteți modifica sursa de date în Excel; dacă trebuie să modificați datele, trebuie să închideți documentul principal în Word înainte de a putea deschide sursa de date în Excel.
Introducerea câmpurilor de îmbinare în documentul dvs. este ușoară, urmând acești pași:
- Faceți clic pe butonul Inserați câmpul de îmbinare din bara de instrumente pentru îmbinarea corespondenței. Se va afișa caseta de dialog Inserare combinație câmp.
- Evidențiați numele câmpului pe care doriți să îl inserați din listă și faceți clic pe Inserați .
- Cutia va rămâne deschisă, permițându-vă să introduceți mai multe câmpuri. Dacă introduceți mai multe câmpuri consecutive, Word nu va adăuga automat spațiu între câmpurile din document; trebuie să faceți asta după ce închideți caseta de dialog. În documentul dvs. veți vedea numele câmpului înconjurat de săgeți duble.
- Când ați terminat, faceți clic pe Închidere .
Introducerea blocurilor de adrese și salutări-Utilizați cu atenție
Microsoft a adăugat recent o funcție de îmbinare a corespondenței care vă permite să inserați blocuri de adrese și linii de salut. Făcând clic pe butonul respectiv de pe bara de instrumente, Word vă va permite să introduceți mai multe câmpuri simultan, aranjate în variante comune.
Butonul de inserare a adresei de adrese este cel din stânga; linia de salut inserată este în partea dreaptă.
Mai mult, când faceți clic pe oricare dintre butoane, Word afișează o casetă de dialog care vă oferă câteva opțiuni cu privire la câmpurile pe care doriți să le introduceți, cum doriți să fie aranjate, ce punctuație să includă și altele. În timp ce acest lucru suna destul de simplu - și este dacă utilizați o sursă de date creată în Word - poate deveni confuză dacă utilizați o foaie de lucru Excel.
Amintiți-vă când recomandarea privind adăugarea unui rând antet în foaia dvs. de lucru la pagina 1 a acestui articol? Dacă ați numit un câmp altceva decât ceea ce utilizează Word ca nume de domeniu pentru date similare, Word ar putea să corespundă câmpurilor incorect.
Ce înseamnă acest lucru este dacă utilizați blocul de inserare a adreselor sau inserați butoanele de linie de salut , datele pot apărea într-o altă ordine decât ați specificat - pur și simplu deoarece etichetele nu se potrivesc. Din fericire, Microsoft a anticipat acest lucru și a construit o funcție de câmpuri de potrivire care vă permite să potriviți numele câmpurilor cu cele pe care le utilizează Word în blocuri.
Utilizarea câmpurilor de potrivire pentru a marca corect câmpurile
Pentru a se potrivi cu câmpurile, urmați acești pași:
- Faceți clic pe butonul Câmpuri de potrivire din bara de instrumente.
- În caseta de dialog Câmp de potrivire, veți vedea o listă cu numele câmpurilor din partea stângă. În partea dreaptă a căsuței, veți vedea o coloană cu casete derulante. Numele din fiecare casetă derulantă este câmpul pe care Word îl folosește pentru fiecare câmp respectiv în blocul de adrese sau în linia de felicitări. Pentru a face orice modificări, selectați pur și simplu numele câmpului din caseta derulantă.
- După ce terminați modificările, faceți clic pe OK .
De asemenea, puteți afișa caseta de dialog Câmpuri de potrivire făcând clic pe butonul Se potrivesc câmpurile din partea de jos a casetelor de dialog Inserare adresă sau linie de felicitare, ambele afișează când faceți clic pe butonul respectivei bare de instrumente.
Vizualizarea documentelor de îmbinare a corespondenței
Înainte de a continua să previzualizăm și să tipărim documentele dvs. îmbinate, o notă despre formatare: Când inserați câmpurile de îmbinare într-un document, Word nu reportează formatarea datelor din sursa de date.
Aplicarea formatării speciale din foaia de calcul sursă
Dacă doriți să aplicați formate speciale, cum ar fi cursive, bold sau subliniat, trebuie să faceți acest lucru în Word. Dacă vizualizați documentul cu câmpuri, trebuie să selectați săgețile duble de pe ambele părți ale câmpului în care doriți să aplicați formatarea. Dacă vizualizați datele îmbinate în document, evidențiați pur și simplu textul pe care doriți să-l modificați.
Amintiți-vă că orice schimbare se va realiza în toate documentele îmbinate, nu doar în cele individuale.
Previzualizarea documentelor îmbinate
Pentru a previzualiza documentele dvs. îmbinate, dați clic pe butonul Vizualizare fuzionată de date din bara de instrumente Zona de corespondență. Acest buton funcționează ca un comutator de comutare, deci dacă doriți să reveniți la vizualizarea doar a câmpurilor și nu a datelor pe care le conțin, faceți clic din nou pe acesta.
Puteți naviga printre documentele îmbinate utilizând butoanele de navigare din bara de instrumente Hărți de corespondență. Acestea sunt, de la stânga la dreapta: prima înregistrare , înregistrarea anterioară , du-te la înregistrare , următoarea înregistrare , ultima înregistrare .
Înainte de a vă îmbina documentele, trebuie să le examinați pe toate sau pe cât puteți pentru a verifica dacă totul a fuzionat corect. Acordați o atenție deosebită unor lucruri precum punctuația și spațierea în jurul datelor îmbinate.
Finalizați documentul de îmbinare a corespondenței
Când sunteți gata să vă îmbinați documentele, aveți două opțiuni.
Mergeți la imprimantă
Primul este să le îmbinați la imprimantă. Dacă alegeți această opțiune, documentele vor fi trimise la imprimantă fără modificări. Puteți să fuzionați la imprimantă făcând clic pe butonul Bare de instrumente de pe imprimantă .
Mergeți într-un document nou
Dacă aveți nevoie să personalizați unele sau toate documentele (deși ați fi înțelept să adăugați un câmp de notă în sursa de date pentru note personalizate) sau să faceți alte modificări înainte de a imprima, puteți să le îmbinați cu un nou document; dacă îmbinați la un document nou, documentul principal și sursa de date de îmbinare a corespondenței va rămâne intact, dar veți avea un al doilea fișier care conține documentele îmbinate.
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Mergeți la bara de instrumente nouă .
Indiferent de metoda pe care o alegeți, vi se va prezenta o casetă de dialog în care puteți spune Word să îmbine toate înregistrările, înregistrarea curentă sau o serie de înregistrări.
Faceți clic pe butonul de opțiune de lângă opțiunea dorită, apoi faceți clic pe OK .
Dacă doriți să îmbinați un interval, va trebui să introduceți numărul de început și numărul final pentru înregistrările pe care doriți să le includeți în fuzionare înainte de a face clic pe OK .
Dacă alegeți să imprimați documentele, după ce apare fereastra de dialog, veți fi prezentat cu caseta de dialog Print (Imprimare). Puteți interacționa cu el la fel ca și pentru orice alt document.