Urmăriți contactele, colecțiile și alte date cu o bază de date Excel
Uneori trebuie să ținem evidența informațiilor și un loc bun pentru aceasta este într-un fișier de bază de date Excel. Indiferent dacă este vorba despre o listă personală de numere de telefon, o listă de contacte pentru membrii unei organizații sau o echipă sau o colecție de monede, cărți sau cărți, un fișier de bază de date Excel permite introducerea, stocarea și găsirea unor informații specifice.
Microsoft Excel a construit unelte pentru a vă ajuta să urmăriți datele și să găsiți informații specifice atunci când doriți. De asemenea, cu sutele de coloane și mii de rânduri , o foaie de calcul Excel poate conține o cantitate enormă de date .
Introducerea datelor
Formatul de bază pentru stocarea datelor într-o bază de date Excel este un tabel.
Odată ce a fost creat un tabel, instrumentele de date Excel pot fi utilizate pentru a căuta, sorta și filtra înregistrări în baza de date pentru a găsi informații specifice.
Pentru a urmări împreună cu acest tutorial, introduceți datele așa cum este prezentat în imaginea de mai sus.
Introduceți rapid Student ID-ul:
- Introduceți primele două ID - ST348-245 și ST348-246 în celulele A5 și respectiv A6 .
- Evidențiați cele două numere de identificare pentru a le selecta.
- Faceți clic pe mânerul de umplere și trageți-l în jos în celula A13 .
- Restul ID-ului studentului trebuie introduse corect în celulele A6 - A13.
Introducerea corectă a datelor
La introducerea datelor, este important să vă asigurați că sunt introduse corect. În afară de rândul 2 între titlul foii de calcul și titlurile coloanelor, nu lăsați alte rânduri goale la introducerea datelor. De asemenea, asigurați-vă că nu lăsați niciun fel de celule goale.
Erori de date , cauzate de introducerea incorectă a datelor, reprezintă sursa multor probleme legate de gestionarea datelor. Dacă datele sunt corect introduse la început, este mai probabil ca programul să vă dea rezultatele dorite.
Rândurile sunt înregistrări
Fiecare rând individual de date, într-o bază de date, este cunoscut ca o înregistrare . La introducerea înregistrărilor, țineți cont de aceste linii directoare:
- Nu lăsați rânduri goale în tabelul creat. Aceasta include NU lăsând un rând gol între titlurile coloanelor și primul rând de date.
- O înregistrare poate conține date despre un singur element specific.
- O înregistrare trebuie să conțină, de asemenea, TOATE datele din baza de date despre acel element. Nu pot exista informații despre un element în mai mult de un rând.
Coloanele sunt câmpuri
În timp ce rândurile dintr-o bază de date Excel sunt denumite înregistrări, coloanele sunt cunoscute sub denumirea de câmpuri . Fiecare coloană are nevoie de o rubrică pentru a identifica datele pe care le conține. Aceste titluri se numesc nume de câmpuri.
- Numele câmpurilor sunt folosite pentru a se asigura că datele pentru fiecare înregistrare sunt introduse în aceeași ordine.
- Asigurați-vă că toate datele dintr-o coloană sunt introduse utilizând același format. Dacă începeți să introduceți numere ca cifre (cum ar fi 10 sau 20), păstrați-le în sus. Nu schimbați o parte și introduceți numere ca cuvinte (cum ar fi zece sau douăzeci). Fii consistent.
- Nu lăsați coloanele goale în tabel.
Crearea mesei
Odată ce datele au fost introduse, pot fi transformate într-un tabel . Pentru a face acest lucru:
- Evidențiați celulele A3 până la E13 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe fila Pagina principală.
- Faceți clic pe opțiunea Formatare tabelă de pe bandă pentru a deschide meniul derulant.
- Alegeți opțiunea Blue Style Medium 9 pentru a deschide caseta de dialog Format ca tabel .
- În timp ce caseta de dialog este deschisă, celulele A3 până la E13 din foaia de lucru trebuie să fie înconjurate de furnicile marșului.
- Dacă furnicile marșului înconjoară intervalul corect de celule, faceți clic pe Ok în caseta de dialog Format ca tabel .
- Dacă furnicile de marchare nu înconjoară intervalul corect de celule, evidențiați intervalul corect din foaia de lucru și apoi faceți clic pe Ok în caseta de dialog Format ca tabel .
- Tabelul ar trebui să aibă săgețile cu drop-down adăugate lângă fiecare nume de câmp, iar rândurile tabelului ar trebui să fie formate în lumină alternativă și albastru închis.
Utilizarea instrumentelor bazei de date
Odată ce ați creat baza de date, puteți utiliza instrumentele aflate sub săgețile derulante de lângă numele fiecărui câmp pentru a sorta sau filtra datele.
Sortarea datelor
- Faceți clic pe săgeata de lângă numele câmpului Nume ultim .
- Faceți clic pe opțiunea Sortare A la Z pentru a sorta baza de date în ordine alfabetică.
- Odată sortit, Graham J. ar trebui să fie prima înregistrare în tabel și Wilson. R ar trebui să fie ultimul.
Filtrarea datelor
- Faceți clic pe săgeata derulantă din dreptul numelui câmpului Program .
- Dați clic pe caseta de selectare de lângă opțiunea Selectați toate pentru a șterge toate casetele de selectare.
- Dați clic pe caseta de selectare de lângă opțiunea Business pentru a adăuga un marcator în casetă.
- Faceți clic pe OK .
- Numai doi studenți - G. Thompson și F. Smith ar trebui să fie vizibili deoarece sunt singurii doi înscriși în programul de afaceri.
- Pentru a afișa toate înregistrările, faceți clic pe săgeata derulantă din dreptul numelui câmpului Program .
- Faceți clic pe opțiunea Șterge filtrul din "Program" .
Extinderea bazei de date
Pentru a adăuga înregistrări suplimentare în baza de date:
- Plasați indicatorul mouse-ului peste punctul mic din colțul din dreapta jos al mesei.
- Indicatorul mouse-ului se va schimba într-o săgeată cu două capete.
- Când se întâmplă acest lucru, faceți clic și țineți apăsat butonul din dreapta al mouse-ului și glisați cursorul în jos pentru a adăuga un rând gol în partea de jos a bazei de date.
- Adăugați următoarele date la acest nou rând:
Cell - date
A14 - ST348-255
B14 - Christopher
C14 - A.
D14 - 22
E14 - Știință
Finalizarea formatării bazei de date
- Evidențiați celulele A1 până la E1 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe fila Pagina principală.
- Faceți clic pe opțiunea Îmbinare și centru pentru a centraliza titlul.
- Faceți clic pe Culoarea de umplere (arată ca o vopsea) pe panglică pentru a deschide lista verticală de culoare de umplere.
- Alegeți Albastru, Accent 1 din listă pentru a schimba culoarea fundalului în celulele A1 - E1 până la albastru închis.
- Faceți clic pe pictograma Culoare font de pe bara de instrumente Formatare (este o literă mare "A") pentru a deschide lista verticală a culorilor de fonturi.
- Alegeți Alb din listă pentru a schimba culoarea textului în celule A1 - E1 în alb.
- Evidențiați celulele A2 - E2 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe Culoarea de umplere a panglicii pentru a deschide lista verticală de culori de umplere.
- Alegeți Albastru, Accent 1, Brichetă 80 din listă pentru a schimba culoarea fundalului în celulele A2 - E2 până la albastru.
- Evidențiați celulele A4 - E14 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe opțiunea Centru din panglică pentru a centra aliniați textul în celulele A14-E14.
- În acest moment, dacă ați urmat corect pașii din acest tutorial, foaia dvs. de calcul trebuie să semene cu foaia de calcul prezentată în Pasul 1 al acestui tutorial.
Funcțiile bazei de date
Sintaxă : Dfun (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Unde funcția D este una dintre următoarele:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tip : Baza de date
Funcțiile bazei de date sunt deosebit de utile atunci când se utilizează Foi de calcul Google pentru a menține date structurate, cum ar fi o bază de date. Fiecare funcție de bază de date, Dfunction , calculează funcția corespunzătoare pe un subset dintr-o gamă de celule considerată ca o tabelă de baze de date. Funcțiile bazei de date iau trei argumente:
- Database_arr este o gamă, matrice sau matrice încorporată generată de o expresie de array care este structurată astfel încât fiecare rând după rândul 1 este o înregistrare de bază de date și fiecare coloană este un câmp bază de date. Rândul 1 conține etichetele pentru fiecare câmp.
- Field_str | num indică care coloană (câmp) conține valorile care urmează să fie calculate în medie. Acest lucru poate fi exprimat fie ca nume de câmp (șir de text), fie ca numărul coloanei, unde coloana cea mai din stânga ar fi reprezentată ca 1.
- Criteria_arr este o gamă, matrice sau matrice încorporată, generată de o expresie de array care este structurată astfel încât primul rând să conțină numele câmpului la care se va aplica criteriul (criteriile), iar rândurile ulterioare conțin testul condițional (e) .
Primul rând din criterii specifică numele câmpurilor. Fiecare alt rând din criterii reprezintă un filtru, care reprezintă un set de restricții privind câmpurile corespunzătoare. Restricțiile sunt descrise utilizând notația Interogare după exemplu și pot include o valoare pentru potrivire sau un operator de comparație, urmată de o valoare de comparație. Exemple de restricții sunt: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". O celulă goală nu înseamnă nici o restricție în câmpul corespunzător.
Un filtru se potrivește cu un rând de baze de date dacă toate restricțiile filtru (restricțiile din rândul filtrului) sunt îndeplinite. Un rând de baze de date (înregistrare) satisface criteriile dacă și numai dacă cel puțin un filtru se potrivește cu acesta. Un nume de câmp poate să apară de mai multe ori în intervalul Criteriu pentru a permite restricții multiple care se aplică simultan (de exemplu, temperatura> = 65 și temperatura <= 82).
DGET este singura funcție de bază de date care nu agregă valori. DGET returnează valoarea câmpului specificat în al doilea argument (similar unui VLOOKUP) numai atunci când exact o înregistrare se potrivește criteriilor; în caz contrar, returnează o eroare care indică nicio potrivire sau mai multe potriviri