Accesați cu ușurință informațiile de care aveți nevoie
Dacă utilizați Microsoft Word pentru a crea documente comerciale, cum ar fi rapoarte și planuri de afaceri, este inevitabil că va trebui să includeți datele create în Excel . Aveți la dispoziție două opțiuni: Puteți să vă conectați fie la un document Excel pentru a extrage datele dorite în fișierul dvs. Word, fie puteți încorpora documentul Excel în sine în fișierul Word.
În timp ce acestea sunt procese ușoare, trebuie să fiți conștienți de opțiunile dvs. și de limitările inerente fiecăruia. Aici veți învăța cum să vă conectați și să încorporați un document Excel în documentul dvs. Word.
Conectarea la o foaie de calcul Excel
Pentru utilizatorii care doresc să se asigure că informațiile sunt actualizate de fiecare dată când se efectuează o modificare a foii de calcul, legarea este calea de urmat. Se creează o legătură într-o direcție care alimentează datele din fișierul dvs. Excel în documentul Word. Legarea unui document Excel va păstra, de asemenea, fișierul dvs. Word mic, deoarece datele în sine nu sunt salvate cu documentul Word.
Legarea la un document Excel are unele limitări:
- Dacă mutați fișierul Excel, va trebui să restabiliți legătura în documentul Word.
- Dacă intenționați să transportați fișierul Word sau să îl utilizați pe un alt computer, trebuie să vă amintiți să transportați fișierul Excel alături de el.
- Trebuie să faceți toate editările de date în documentul Excel. În general, aceasta nu este o problemă dacă nu aveți nevoie de formate diferite în documentul Word.
Notă: Dacă utilizați Word 2007, veți dori să citiți articolul despre modul de conectare la date Excel în Word 2007.
Dacă utilizați o versiune anterioară de Word, urmați acești pași simpli:
- Deschideți atât documentul Word, cât și foaia de calcul Excel la care vă veți conecta.
- În Excel, selectați și copiați gama de celule pe care doriți să le includeți (dacă intenționați să inserați mai multe coloane sau rânduri în foaia de calcul, selectați întreaga foaie de lucru făcând clic pe caseta din colțul din stânga sus, la locul unde se află numerele de rând și coloanele literelor).
- În poziția documentului dvs. Word poziționați cursorul în locul în care doriți să fie inserat tabelul conectat.
- În meniul Modificați , selectați Paste Special ...
- Faceți clic pe butonul radio de lângă linkul Lipire .
- Sub eticheta As :, selectați Obiect de lucru Microsoft Excel .
- Faceți clic pe OK .
Datele dvs. Excel trebuie să fie acum inserate în și legate de foaia de calcul Excel. Dacă efectuați modificări în fișierul sursă Excel, data viitoare când deschideți documentul dvs. Word vi se va solicita să actualizați datele legate.
Încorporarea unei foi de calcul Excel
Procesul de încorporare a unei foi de lucru Excel în documentul dvs. Word este, în esență, același lucru ca și legarea la o foaie de lucru Excel. Singura diferență este în opțiunile pe care le specificați în caseta de dialog Paste special . În timp ce rezultatele pot apărea la fel la început, acestea sunt dramatic diferite.
Rețineți că atunci când încorporați un document Excel într-un document Word, întregul document Excel va fi inclus. Word formatează datele încorporate pentru a afișa ceea ce ați selectat, dar întregul document Excel va fi inclus în fișierul Word.
Încorporarea unui document Excel va face dimensiunea fișierului documentului dvs. Word mai mare.
Dacă utilizați Word 2007, aflați cum să încorporați date Excel în Word 2007. Pentru versiunile anterioare de Word, urmați acești pași simpli pentru a încorpora un fișier Excel în documentul dvs. Word:
- Deschideți atât documentul Word, cât și foaia de calcul Excel.
- În Excel, copiați gama de celule pe care doriți să le includeți.
- În poziția documentului dvs. Word poziționați cursorul în locul în care doriți să introduceți tabelul.
- În meniul Modificați , selectați Paste Special ...
- Faceți clic pe butonul radio de lângă Paste .
- Sub eticheta "As :," selectați obiectul de lucru Microsoft Excel .
- Faceți clic pe OK .
Foaia de calcul Excel este încorporată în documentul dvs. Word.