Cum să utilizați categoriile de contacte ca liste de distribuire în Outlook

O alternativă la grupuri și liste de distribuție

Outlook listele de distribuție sunt la îndemână pentru a trimite la un grup de oameni rapid. Ele sunt, de asemenea, imposibil de a căuta, greu de administrat și un pic finly pentru boot. Contactele clasificate fac ca listele de distribuire a e-mailului flexibile să utilizeze îmbinarea corespondenței Outlook

Outlook vă permite să atribuiți contactelor dvs. oricăror categorii de categorii. Puteți apoi să sortați agenda prin categorie - și, presto, iată noua listă de distribuție elegantă, versatilă și stabilă.

Utilizați Categoriile de contact ca liste de distribuție în Outlook

Puteți crea o listă de distribuire sau de corespondență cu categorii în Outlook cu următorii pași.

1. Deschideți Contacte în Outlook.
   • Apăsați de exemplu Ctrl-3 .
2. Asigurați-vă că toate contactele pe care doriți să le adăugați la noua listă de distribuție sunt evidențiate.
   • Pentru a adăuga persoane care nu sunt încă în contactele Outlook , creați-le mai întâi, desigur, utilizând Ctrl-N .
   • Puteți evidenția mai multe intrări ținând apăsată tasta Shift-Ctrl în timp ce le selectați cu mouse-ul și un interval, ținând apăsat numai Shift .
3. Asigurați-vă că este selectată și extinsă panglica Acasă .
4. Faceți clic pe Categorizați în secțiunea Etichete .
5. Selectați Toate categoriile ... din meniul derulant.
6. Faceți clic pe New ... din fereastra Color Categories .
7. Introduceți numele dorit al listei de distribuție (de ex. "Prieteni și familie (listă)") sub Nume :.
8. Alegeți Niciuna în Culoare: sau, desigur, culoarea dorită.
9. Faceți clic pe OK .
10. Acum, faceți clic din nou pe OK după ce ați confirmat că noua categorie este bifată în fereastra Categorii de culori .

Pentru a adăuga noi membri în lista de distribuție în orice moment:

1. Accesați Persoane de contact din Outlook.
2. Evidențiați toate persoanele de contact pe care doriți să le adăugați în listă.
3. Asigurați-vă că panglica Acasă este extinsă.
4. Faceți clic pe Categoria în secțiunea Etichete pentru panglică.
5. Asigurați-vă că este selectată categoria listei.
   • Dacă categoria nu apare în meniu:
     1. Selectați Toate categoriile ... din meniu.
     2. Asigurați-vă că categoria listei este bifată în coloana Nume .
     3. Faceți clic pe OK .

Trimiteți un mesaj către lista dvs. de distribuire a categoriilor

Pentru a compune un mesaj nou sau o solicitare de întâlnire tuturor membrilor listei de distribuire pe categorii:

1. Accesați Persoane de contact din Outlook.
2. Faceți clic pe Căutare contacte .
   • Puteți, de asemenea, să apăsați pe Ctrl-E .
3. Asigurați-vă că panglica Căutare este extinsă.
4. Faceți clic pe Categorized în secțiunea Rafinare căutare panglică.
5. Selectați categoria dorită din meniul care a apărut.
6. Deschideți panglica Acasă .
7. Faceți clic pe Merge în coală în secțiunea Acțiuni .
8. Asigurați-vă că în Contacte sunt selectate toate persoanele de contact din vizualizarea curentă .
9. De obicei, asigurați-vă
   • Formularul Scrisori este selectat sub Tip document: și
   • E-mail în secțiunea Mergeți la: în secțiunea Opțiuni de îmbinare .
10. Introduceți subiectul e-mailului sub linia Subiect mesaj :.
11. Faceți clic pe OK .
12. Compuneți textul e-mailului în Word.
    • Puteți utiliza instrumentele din secțiunea Scrieți și inserați câmpuri din panglica Corespondență pentru a adapta felicitările pentru fiecare destinatar, de exemplu, și introduceți sau utilizați alte câmpuri pentru agendă.
    • Previzualizarea Rezultate vă permite să testați ce vor produce câmpurile și regulile dvs. în textul e-mail al fiecărui destinatar.
13. Faceți clic pe Finalizați & Mergeți în secțiunea de finisare a panglicii de corespondență .
14. Selectați Trimitere mesaj email ... din meniul care a apărut.
15. Asigurați-vă că este selectat câmpul corespunzătoare adresei de e-mail (de obicei E-mail ) în secțiunea Către: pentru opțiunile Mesaj .

1. Selectați Text simplu sau HTML (include formatare) în formatul Mail:.
   • Este de obicei mai bine să evitați atașamentul pentru această selecție; acesta va livra textul mesajului ca atașament Word, pe care destinatarii nu îl pot citi în mod direct, dar trebuie să se deschidă separat.
2. Asigurați-vă că este selectat Toate sub Trimitere înregistrări .
3. Faceți clic pe OK .
4. Dacă vi se solicită:
   1. Faceți clic pe Permiteți în cadrul unui program încearcă să acceseze informațiile despre adresa de e-mail stocate în Outlook.

Puteți închide și arunca sau salva documentul în Word așa cum vă place.

Utilizați Categoriile de contact ca liste de distribuție în Outlook 2007

Pentru a crea o listă de distribuire sau de corespondență cu categorii în Outlook 2007:

• Accesați Persoane de contact din Outlook.
• Evidențiați toate persoanele de contact pe care doriți să le adăugați la noua listă de distribuție.
  • Pentru a adăuga persoane care nu sunt încă în contactele Outlook, creați-le mai întâi folosind Ctrl-N .
• Faceți clic pe butonul Categoria bara de instrumente.
  • De asemenea, puteți selecta Acțiuni> Categorize din meniu.
• Selectați Toate categoriile ... din meniul derulant.
• Faceți clic pe Nou ...
• Introduceți numele dorit al listei de distribuție (de ex. "Prieteni și familie (listă)").
• Alegeți Niciuna din meniul derulant Culoare:
• Faceți clic pe OK .
• Faceți clic din nou pe OK după ce ați confirmat că noua categorie este bifată.

Pentru a adăuga noi membri mai târziu, asociați-le categoriei corespunzătoare în mod individual.

Trimiteți un mesaj către lista dvs. de distribuție a categoriilor în Outlook 2007

Pentru a compune un mesaj nou sau o solicitare de întâlnire tuturor membrilor listei de distribuire pe categorii:

• Accesați Persoane de contact din Outlook.
• Selectați Vizualizare> Vizualizare curentă> După categorie din meniu.
• Faceți clic pe titlul categoriei de listă dorită.
• Selectați din meniu Acțiuni> Creare> Mesaj nou pentru contact sau Acțiuni> Creați> Cerere nouă de contactare a unei persoane de contact .
• Faceți clic pe OK dacă Outlook vă anunță că acțiunea dvs. se va aplica tuturor elementelor din grup.
• Faceți clic pe câmpul Către ....
  • Outlook a pus toată adresa în câmpul Către : . Pentru mesajele din listă, este de obicei mai bine să aveți toate adresele în câmpul Bcc : pentru a evita dezvăluirea adreselor. Dacă este cazul, puteți lăsa adresele în câmpul Către: Desigur, sau le puteți muta în câmpul Cc:.
  • Pentru contactele cu mai multe adrese de e-mail, Outlook a inserat fiecare. Cel mai bine este să ștergeți adresele care nu sunt necesare.
• Apăsați pe Ctrl-A .
• Apăsați pe Ctrl-X .
• Asigurați-vă că câmpul Bcc ... este vizibil.
• Faceți clic pe câmpul Bcc ....
• Apăsați pe Ctrl-V .
• Introduceți adresa dvs. de e-mail în câmpul Către ....
• Continuați să compuneți mesajul sau solicitarea de întâlnire.

(Testați cu Outlook 2007 și Outlook 2016)