Când distribuiți documentele în format electronic, nu puteți conta pe destinatarii care au instalat Word pe calculatoarele lor.
De asemenea, mulți oameni nu le place să primească documente Word , chiar dacă au instalat Word pe mașinile lor. Aceasta deoarece documentele Word pot conține macrocomenzi rău-intenționate.
Deci, cel mai bun mod de a distribui documentele este în format PDF. Adobe Acrobat este standardul de aur în crearea PDF-urilor. Dar poartă o etichetă de preț. Dacă creați numai ocazional PDF, probabil că nu doriți să achiziționați Acrobat.
În acest caz, puteți să descărcați gratuit programul Microsoft Save as PDF pentru Office 2007. Acesta vă permite să creați documente PDF în Word și alte șase aplicații Office. De asemenea, vă permite să creați documente XPS. XPS este formatul plat de fișiere al Microsoft. Deoarece nu are acceptarea pe scară largă a PDF-ului, nu recomand să distribuiți documente în format XPS.
După ce descărcați și instalați programul de completare, urmați acești pași pentru a crea un PDF în Word:
- Faceți clic pe butonul Office
- Faceți clic pe Imprimare
- În caseta de dialog Imprimare, selectați PDF din lista de opțiuni ale imprimantei
- Faceți clic pe Imprimare
Programul de completare funcționează cu Office XP.