Filtrarea datelor într-o foaie de calcul înseamnă stabilirea condițiilor pentru afișarea anumitor date. Acesta este făcut pentru a face mai ușor să se concentreze pe informații specifice într-un set mare de date sau tabel de date. Filtrarea nu elimină sau modifică date; acesta doar modifică care rânduri sau coloane apar în foaia de lucru activă Excel.
Filtrarea înregistrărilor de date
Filtrele funcționează cu înregistrări sau rânduri de date în foaia de lucru. Condițiile care sunt setate sunt comparate cu unul sau mai multe câmpuri din înregistrare. Dacă condițiile sunt îndeplinite, este afișată înregistrarea. Dacă condițiile nu sunt îndeplinite, înregistrarea este filtrată astfel încât să nu fie afișată împreună cu restul înregistrărilor de date.
Filtrarea datelor urmează două abordări diferite, în funcție de tipul de date care sunt date filtrat-numerice sau text.
Filtrarea datelor numerice
Datele numerice pot fi filtrate pe baza:
- dacă datele sunt egale cu un anumit număr
- dacă datele sunt mai mari sau mai mici decât un anumit număr
- datele sunt superioare sau inferioare valorii medii a datelor în ansamblu
Filtrarea datelor de text
Datele de text pot fi filtrate pe baza:
- dacă datele corespund unui anumit cuvânt
- dacă datele sunt un cuvânt care conține una sau mai multe litere
- dacă datele sunt un cuvânt care începe sau se încheie cu o literă specifică a alfabetului
Copierea înregistrărilor filtrate
În plus față de ascunderea temporară a înregistrărilor, Excel vă oferă opțiuni de copiere a datelor dorite într-o zonă separată a foii de lucru . Adesea, această procedură se face atunci când o copie permanentă a listei filtrate întrunește anumite cerințe de afaceri.
Cele mai bune practici pentru filtrare
Salvează-ți unele greutăți, respectând instrucțiunile de bună practică pentru a lucra cu date filtrate:
- Dacă nu există un motiv bun pentru aceasta, nu radeți o foaie de calcul comună cu filtrele active. Alți utilizatori ar putea să nu observe că fișierul este filtrat.
- Deși puteți filtra mai multe coloane simultan, aceste filtre sunt aditive, nu exclusive. Cu alte cuvinte, filtrarea unei liste de contacte pentru a arăta tuturor în statul California și care sunt mai vechi de 60 de ani vă va oferi tuturor celor care au peste 60 de ani în California. Un astfel de filtru nu vă va arăta persoanele de 60 de ani sau californienii.
- Filtrele text complexe funcționează, precum și datele care stau la baza acestora. Datele "murdare" vor duce la rezultate filtrate care pot fi înșelătoare sau incorecte. De exemplu, filtrarea pentru persoanele care trăiesc în Illinois nu va prinde persoanele care trăiesc în "IL" sau care locuiesc în "Ilinois" sau "Illenois".
- Atenție la sortarea datelor filtrate. Sortarea datelor parțial filtrate va duce la o restructurare a fișierului de date - o situație de obicei evitată cel mai bine. Dacă trebuie să sortați un set de date filtrat, copiați datele filtrate într-o foaie de lucru nouă și apoi sortați-o.