Excel Tutorial de bază pas cu pas

Utilizarea Excel nu este atât de tare cum pare

Excel este un program electronic de calcul tabelar (aka software ) folosit pentru stocarea, organizarea și manipularea datelor.

Datele sunt stocate în celule individuale care sunt de obicei organizate într-o serie de coloane și rânduri într-o foaie de lucru. Această colecție de coloane și rânduri este denumită tabel. Tabelele utilizează titlurile din rândul de sus și în partea stângă a tabelului pentru a identifica datele stocate în tabel.

Excel poate efectua, de asemenea, calcule pe date folosind formule . Și pentru a facilita găsirea și citirea informațiilor într-o foaie de lucru, Excel are o serie de caracteristici de formatare care pot fi aplicate la celule individuale, la rânduri și coloane sau la tabele întregi de date.

Deoarece fiecare foaie de lucru din versiunile recente ale Excel conține miliarde de celule per foaie de lucru, fiecare celulă are o adresă cunoscută ca o referință de celule, astfel încât aceasta să poată fi menționată în formule, diagrame și alte caracteristici ale programului.

Acest tutorial acoperă pașii necesari pentru a crea și a formata o foaie de calcul de bază care conține tabelul de date, formulele și formatările văzute în imaginea de mai sus.

Subiectele incluse în acest tutorial sunt:

• Introducerea datelor în tabel
• Extindeți coloanele din foaia de lucru individuală
• Adăugarea datei curente și a unui interval numit în foaia de lucru
• Adăugarea formulei de deducere
• Adăugarea formulei salariului net
• Copiați formulele cu mânerul de umplere
• Adăugarea formatării numărului la date
• Adăugarea formatării celulare

01 din 08

Pornirea tabelului de date

Introducerea datelor în celulele din foaia de lucru este întotdeauna un proces în trei pași.

Acești pași sunt:

1. Faceți clic pe celula în care doriți să meargă datele.
2. Introduceți datele în celulă.
3. Apăsați tasta Enter de pe tastatură sau faceți clic pe altă celulă cu mouse-ul.

După cum sa menționat, fiecare celulă dintr-o foaie de lucru este identificată printr-o adresă sau o referință de celule , care constă din litera și numărul coloanei care se intersectează la o locație a celulei.

Atunci când scrieți o referință de celule, scrisoarea de coloană este întotdeauna scrisă mai întâi, urmată de numărul rândului - cum ar fi A5, C3 sau D9.

Când introduceți datele pentru acest tutorial, este important să introduceți datele în celulele din foaia de calcul corectă. Formulele introduse în etapele următoare utilizează referințele de celule ale datelor introduse acum.

Introducerea datelor Tutorial

1. Pentru a urma acest tutorial, utilizați referințele de celule ale datelor văzute în imaginea de mai sus pentru a introduce toate datele într-o foaie de lucru albă.

02 din 08

Extindeți coloanele în Excel

În mod prestabilit, lățimea unei celule permite afișarea numai a opt caractere ale oricărei intrări de date înainte ca datele să se varsă în celula următoare spre dreapta.

Dacă celula sau celulele din partea dreaptă sunt goale, datele introduse sunt afișate în foaia de lucru, după cum se observă în titlul foii de calcul " Calcularea deducerilor pentru angajați" introduse în celula A1.

Dacă celula din dreapta conține date cu toate acestea, conținutul primei celule este trunchiat la primele opt caractere.

Mai multe celule de date introduse în etapa anterioară, cum ar fi rata de deducere a etichetelor : introduse în celula B3 și Thompson A. introduse în celula A8, sunt trunchiate deoarece celulele din dreapta conțin date.

Pentru a corecta această problemă, astfel încât datele să fie pe deplin vizibile, coloanele care conțin aceste date trebuie să fie lărgite.

Ca și în cazul tuturor programelor Microsoft, există mai multe modalități de lărgire a coloanelor . Pașii de mai jos descriu modul de extindere a coloanelor utilizând mouse-ul.

Extindeți coloanele din foaia de lucru individuală

1. Așezați indicatorul mouse-ului pe linia dintre coloanele A și B din antetul coloanei .
2. Pointerul se va schimba într-o săgeată cu două capete.
3. Faceți clic și țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului și glisați săgeata cu două capete spre dreapta pentru a lărgi coloana A până când este vizibilă întreaga intrare Thompson A.
4. Extindeți alte coloane pentru a afișa datele după cum este necesar.

Lățimea coloanelor și titlurile foii de lucru

Deoarece titlul foii de lucru este atât de lung în comparație cu celelalte etichete din coloana A, dacă coloana a fost lărgită pentru a afișa întregul titlu din celula A1, foaia de lucru nu ar arăta ciudată, ci ar fi dificilă utilizarea foii de lucru din cauza decalajele dintre etichetele din stânga și celelalte coloane de date.

Deoarece nu există alte intrări în rândul 1, nu este incorect să lăsăm titlul, deoarece acesta se varsă în celulele din dreapta. Alternativ, Excel are o caracteristică numită îmbinare și centru, care va fi utilizată într-un pas ulterior pentru a centraliza rapid titlul peste tabelul de date.

03 din 08

Adăugarea datei și a unui interval denumit

Data Prezentare funcții date

Este normal să adăugați data la o foaie de calcul - destul de des pentru a indica când ultima listă a fost actualizată.

Excel are o serie de funcții date care facilitează introducerea datei într-o foaie de lucru.

Funcțiile sunt doar formule încorporate în Excel pentru a facilita completarea sarcinilor frecvente - cum ar fi adăugarea datei într-o foaie de lucru.

Funcția TODAY este ușor de utilizat, deoarece nu are argumente - ceea ce reprezintă date care trebuie furnizate funcției pentru ca aceasta să funcționeze.

Funcția TODAY este, de asemenea, una dintre funcțiile volatile ale Excel, ceea ce înseamnă că se actualizează de fiecare dată când se recalculează - de obicei, când se deschide foaia de lucru.

Adăugarea datei cu funcția TODAY

Pașii de mai jos vor adăuga funcția TODAY în celula C2 a foii de lucru.

1. Faceți clic pe celula C2 pentru a deveni celula activă
2. Faceți clic pe fila Formule a panglicii
3. Faceți clic pe opțiunea Date & Time de pe bandă pentru a deschide lista funcțiilor date
4. Faceți clic pe funcția Astăzi pentru a afișa caseta de dialog a funcției
5. Faceți clic pe OK în caseta de dialog pentru a introduce funcția și a reveni la foaia de lucru
6. Data curentă trebuie adăugată la celula C2

Văzând ###### Simboluri în loc de Data

Dacă un șir de simboluri de etichetă hash apare în celula C2 în loc de data după adăugarea funcției TODAY acelei celule, aceasta se datorează faptului că celula nu este suficient de largă pentru a afișa datele formatate.

Așa cum am menționat anterior, numerele neformate sau datele de text se varsă spre celulele goale spre dreapta dacă sunt prea largi pentru celulă. Datele care au fost formatate ca un anumit tip de număr - cum ar fi valută, date sau un timp, totuși, nu se varsă în celula următoare, dacă sunt mai mari decât cel în care se află. În schimb, ele afișează eroarea ######.

Pentru a corecta problema, lărgiți coloana C utilizând metoda descrisă în etapa anterioară a tutorialului.

Adăugarea unui interval denumit

Un interval numit este creat când unul sau mai multe celule au primit un nume pentru a face mai ușor identificarea intervalului. Intervalele numite pot fi folosite ca substitut pentru referința celulelor atunci când sunt utilizate în funcții, formule și diagrame.

Cea mai ușoară modalitate de a crea intervale numite este să utilizați caseta cu nume aflată în colțul din stânga sus al foii de lucru de deasupra numerelor de rând.

În acest tutorial, rata de nume va fi dată celulei C6 pentru a identifica rata de deducere aplicată salariilor angajaților. Intervalul numit va fi folosit în formula de deducere care va fi adăugată la celulele C6 - C9 ale foii de lucru.

1. Selectați celula C6 din foaia de lucru
2. Introduceți "rata" (fără citate) în caseta Nume și apăsați tasta Enter de pe tastatură
3. Celula C6 are acum numele de "rată"

Acest nume va fi folosit pentru a simplifica crearea formulelor de deducere în pasul următor al tutorialului.

04 din 08

Introducerea formulei de deducere a angajaților

Excel Formule Overview

Formulele Excel vă permit să efectuați calcule pe datele despre numere introduse într-o foaie de lucru .

Formulele Excel pot fi folosite pentru numărătoarea de bază a numerelor, cum ar fi adăugarea sau scăderea, precum și calcule mai complexe, cum ar fi găsirea mediei unui student pe baza rezultatelor testelor și calcularea plăților ipotecare.

• Formulele din Excel încep întotdeauna cu semnul egal ( = )
• Semnul egal este întotdeauna introdus în celula în care doriți să apară răspunsul
• Formula este completă apăsând tasta Enter de pe tastatură

Utilizarea referințelor de celule în formule

O modalitate obișnuită de a crea formule în Excel implică introducerea datelor formulare în celulele foii de lucru și apoi utilizarea referințelor celulare pentru datele din formula, în locul datelor în sine.

Principalul avantaj al acestei abordări este că, dacă mai târziu devine necesară modificarea datelor , este o simplă chestiune de înlocuire a datelor în celule, mai degrabă decât de rescriere a formulei.

Rezultatele formulei vor fi actualizate automat odată ce datele se schimbă.

Utilizarea intervalelor numite în formule

O alternativă la referințele de celule este folosirea intervalelor numite - cum ar fi rata de interval numită creată în etapa anterioară.

Într-o formulă, o gamă numită funcționează la fel ca o referință a celulei, dar este folosită în mod normal pentru valori care sunt utilizate de mai multe ori în formule diferite - cum ar fi o rată de deducere pentru pensii sau beneficii pentru sănătate, o rată de impozitare sau o constantă - întrucât referințele de celule sunt mai practice în formulele care se referă doar la date specifice.

În pașii de mai jos, ambele referințe de celule și un interval numit sunt utilizate pentru a crea formule.

Introducerea formulei de deducere a angajaților

Prima formulă creată în celula C6 va înmulți salariul brut al angajatului B. Smith cu rata de deducere din celula C3.

Formula finală din celula C6 va fi:

= Rata B6 *

Folosind indicarea pentru a intra în formula

Deși este posibil doar să tastați formula de mai sus în celula C6 și să apară răspunsul corect, este mai bine să folosiți indicarea adăugării referințelor celulei la formule, pentru a minimiza posibilitatea apariției de erori prin introducerea unei referințe de celule greșite.

Afișarea implică clic pe celula care conține datele cu indicatorul mouse-ului pentru a adăuga referința celulei sau intervalul numit în formula.

1. Faceți clic pe celula C6 pentru a deveni celula activă
2. Introduceți semnul egal ( = ) în celula C6 pentru a începe formula
3. Faceți clic pe celula B6 cu indicatorul mouse-ului pentru a adăuga acea referință de celule la formula după semnul egal
4. Introduceți simbolul de multiplicare ( * ) în celula C6 după referința celulei
5. Faceți clic pe celula C3 cu indicatorul mouse-ului pentru a adăuga rata numitului interval la formula
6. Apăsați tasta Enter de pe tastatură pentru a completa formula
7. Răspunsul 2747.34 ar trebui să fie prezent în celula C6
8. Chiar dacă răspunsul la formula este afișat în celula C6, faceți clic pe acea celulă va afișa rata formula = B6 * în bara de formula de deasupra foii de lucru

05 din 08

Introducerea formulei salariale nete

Introducerea formulei salariale nete

Această formulă este creată în celula D6 și calculează salariul net al unui angajat prin scăderea cuantumului deducerii calculat în prima formulă din salariul brut .

Formula finală din celula D6 va fi:

= B6-C6

1. Faceți clic pe celula D6 pentru a deveni celula activă
2. Introduceți semnul egal ( = ) în celula D6
3. Faceți clic pe celula B6 cu indicatorul mouse-ului pentru a adăuga acea referință de celule la formula după semnul egal
4. Introduceți un semn minus ( - ) în celula D6 după referința celulei
5. Faceți clic pe celula C6 cu indicatorul mouse-ului la respectiva referință a celulei la formula
6. Apăsați tasta Enter de pe tastatură pentru a completa formula
7. Răspunsul 43,041.66 ar trebui să fie prezent în celula D6
8. Pentru a vedea formula din celula D6, faceți clic pe acea celulă pentru a afișa formula = B6 - C6 în bara de formule

Relative referințe pe celule și formule de copiere

Până acum, formulele de deducere și salariul net au fost adăugate la o singură celulă, fiecare în foaia de lucru - C6 și, respectiv, D6.

Ca urmare, foaia de lucru este în prezent completă pentru un singur angajat - B. Smith.

În loc să treacă prin sarcina consumatoare de timp de a recrea fiecare formulă pentru ceilalți angajați, Excel permite, în anumite circumstanțe, formulele care trebuie copiate în alte celule.

Aceste circumstanțe implică cel mai adesea utilizarea în formule a unui tip specific de referință de celule - cunoscut ca referință de celule relativă .

Referințele celulelor care au fost introduse în formulele din etapele anterioare au fost referințe relative la nivel de celule și sunt tipul de referință celular implicit din Excel, pentru a face formulele de copiere cât mai simple posibil.

Următorul pas din tutorial utilizează funcția de umplere pentru a copia cele două formule în rândurile de mai jos pentru a completa tabela de date pentru toți angajații.

06 din 08

Copierea formulelor cu mânerul de umplere

Umpleți Prezentarea mânerului

Mânerul de umplere este un mic punct negru sau pătrat în colțul din dreapta jos al celulei active .

Mânerul de umplere are o serie de utilizări, inclusiv copierea conținutului unei celule în celule adiacente. umplerea celulelor cu o serie de numere sau etichete de text și copierea formulelor.

În acest pas al tutorialului, mânerul de umplere va fi utilizat pentru a copia formulele de deducere și salariul net din celulele C6 și D6 până la celulele C9 și D9.

Copierea formulelor cu mânerul de umplere

1. Evidențiați celulele B6 și C6 în foaia de lucru
2. Așezați indicatorul mouse-ului peste pătratul negru din colțul din dreapta jos al elementului D6 - indicatorul se va schimba la semnul plus "+"
3. Faceți clic pe și mențineți apăsat butonul stâng al mouse-ului și glisați mânerul de umplere în jos în celula C9
4. Eliberați butonul mouse-ului - celulele C7-C9 ar trebui să conțină rezultatele formulei de deducere și celulele D7-D9 formula salarială netă

07 din 08

Aplicarea formării numărului în Excel

Prezentare generală a formatării numărului Excel

Formatul numărului se referă la adăugarea de simboluri valutare, marcaje zecimale, semne procentuale și alte simboluri care ajută la identificarea tipului de date prezente într-o celulă și la facilitarea citirii.

Adăugarea simbolului Procent

1. Selectați celula C3 pentru ao evidenția
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii
3. Faceți clic pe opțiunea General pentru a deschide meniul derulant Format format
4. În meniu, faceți clic pe opțiunea Procentaj pentru a modifica formatul valorii în celula C3 de la 0,06 la 6%

Adăugarea simbolului valutar

1. Selectați celulele D6 până la D9 pentru a le evidenția
2. În fila Acasă a panglicii, faceți clic pe opțiunea Generală pentru a deschide meniul drop-down Format format
3. Faceți clic pe meniul din meniu pentru a modifica formatarea valorilor din celulele D6 până la D9 în valută cu două zecimale

08 din 08

Aplicarea formatării celulelor în Excel

Prezentarea generală a formatării celulelor

Formatul de celule se referă la opțiunile de formatare - cum ar fi aplicarea formatării cu caractere aldine la text sau numere, modificarea alinierii datelor, adăugarea de frontiere în celule sau utilizarea funcției de îmbinare și centru pentru a schimba aspectul datelor dintr-o celulă.

În acest tutorial, formatele de celule menționate mai sus vor fi aplicate la anumite celule din foaia de lucru, astfel încât să se potrivească cu foaia de lucru terminată prezentată la pagina 1 a tutorialului.

Adăugarea formatării îngroșate

1. Selectați celula A1 pentru ao evidenția.
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii .
3. Faceți clic pe opțiunea de formatare boldă identificată în imaginea de mai sus pentru a introduce bold datele din celula A1.
4. Repetați secvența de pași de mai sus pentru a bold datele din celulele A5 până la D5.

Modificarea alinierii datelor

Acest pas va schimba alinierea la stânga a mai multor celule pentru alinierea centrului

1. Selectați celula C3 pentru ao evidenția.
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii.
3. Faceți clic pe opțiunea de aliniere a centrului așa cum este identificată în imaginea de mai sus pentru a centra datele din celula C3.
4. Repetați secvența de pași de mai sus pentru a centra aliniați datele în celulele A5 până la D5.

Merge și celulele de centru

Merge și opțiunea Centrare combină un număr de elemente selectate într-o singură celulă și centrează intrarea datelor în cea mai stângă celulă din noua celulă îmbinată. Acest pas va fuziona și centraliza titlul foii de lucru - Calcularea deducerilor pentru angajați ,

1. Selectați celulele A1 până la D1 pentru a le evidenția.
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii.
3. Faceți clic pe opțiunea Merge & Center, așa cum este identificată în imaginea de mai sus, pentru a îmbina celulele A1 până la D1 și pentru a centra în titlu aceste celule.

Adăugarea de frontiere de fund la celule

Acest pas va adăuga margini inferioare la celulele care conțin date în rândurile 1, 5 și 9

1. Selectați celula A1 - D1 pentru a o evidenția.
2. Faceți clic pe fila Acasă a panglicii.
3. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă opțiunea Frontieră, așa cum este identificată în imaginea de mai sus, pentru a deschide meniul derulant al frontierelor.
4. Faceți clic pe opțiunea Frontieră inferioară din meniu pentru a adăuga o margine în partea inferioară a celulei îmbinate.
5. Repetați secvența de pași de mai sus pentru a adăuga un margine inferioară la celulele A5 până la D5 și la celulele A9 până la D9.