O mică organizație merge mult atunci când căutați fișiere
Dacă petreceți mai mult timp în căutarea fișierelor dvs. Microsoft Word decât lucrați la acestea, atunci este timpul să profitați de unele dintre caracteristicile organizaționale ale Word și de oferta calculatorului dumneavoastră.
Salvați toate fișierele cu miniaturi
Salvarea fiecărui fișier Word cu o imagine de previzualizare sau o miniatură le face mai ușor de identificat fără a le deschide. Puteți să salvați toate documentele Word cu o previzualizare sau o imagine miniaturală urmând doar câțiva pași:
- Deschideți Microsoft Word.
- Faceți clic pe fișier din bara de meniu.
- Selectați Proprietăți din partea de jos a meniului drop-down.
- Faceți clic pe fila Rezumat .
- Puneți un marcaj de lângă Salvare imagine de previzualizare cu acest document sau Salvare miniaturi pentru toate documentele Word (în funcție de versiunea dvs. de Word).
- Faceți clic pe OK .
Actualizați proprietățile documentelor Word
Dacă lucrați cu cantități masive de documente Word care au nume și locații similare, cu siguranță veți dori să profitați de caracteristica proprietăților documentului Word. Reveniți la Fișier > Proprietăți > Rezumat și includeți comentarii, cuvinte cheie, informații despre categorii, titluri sau subiecte - orice vă va ajuta să distingeți fișierele. Când vine timpul să faceți o căutare, Word poate găsi exact ceea ce aveți nevoie.
Faceți folderele pe computer și le folosiți
Configurați un dosar pentru toate documentele Word care merg înainte și denumiți-l cu ceva ce nu veți uita - cum ar fi "MyWordDocs". Populați-l cu dosare cu nume care vă sunt sensibile și le folosiți. Dacă sunteți responsabil de producerea notelor de întâlnire săptămânale, de exemplu, creați un dosar pentru aceste note și includeți foldere suplimentare în interiorul acestuia timp de luni sau ani.
Dacă aveți ani de documente Word difuzate pe computerul dvs. și nu aveți timp să le deschideți și să decideți dacă sunt păzitori sau nu, trebuie doar să faceți un dosar pentru fiecare dintre acele ani în care sunt documente vechi și să renunțe la toate documentele din 2010 un dosar, 2011 în altul și așa mai departe până când aveți timp să le revizuiți.
Utilizați un sistem de numire consecventă a fișierelor
Stabilirea unui sistem de numire este probabil cel mai important lucru pe care îl puteți face pentru a vă ajuta atunci când vine timpul să găsiți fișierele pe care le doriți. Nu există nici o cale corectă de a numi fișierele dvs., dar alegerea unui sistem de numire și utilizarea consistentă merită efortul. Sugestiile sunt:
- Includeți tipul de document, astfel încât să puteți spune dintr-o dată că orice nume de fișier care conține "contract", "leasing" sau "buletin informativ" nu este litera pe care o căutați.
- Începeți numele cu numele clientului (sau numele de familie al destinatarului dacă documentele sunt litere).
- Includeți data în numele fișierului.
Nu vă grăbiţi
În cazul în care calculatorul dvs. este deja plin de fișiere, nu încercați să abordați toate problemele organizaționale simultan. Păstrați jobul în bucăți ușor de manevrat și petreceți 15 minute pe zi lucrați la el. În timp ce înșelați fișierele Word pe calculatorul dvs., puneți-le într-unul din folderele pe care le-ați făcut, creați un folder nou sau ștergeți-le dacă nu mai aveți nevoie de ele. Dacă nu vă puteți gândi, puneți-le într-un dosar intitulat HoldUntilDate și alegeți o zi destul de departe în viitor, dacă nu ați deschis dosarul până atunci, veți simți confortabil ștergerea acestuia. Indiferent de tipurile de foldere pe care le faceți, puneți-le pe toate într-un singur mare dosar Word, astfel încât să știți unde să căutați.