Inserați legături pentru date, diagrame și formule în Excel, Word, PowerPoint

01 din 02

Inserați legături între fișiere Excel și Word

Prezentarea legăturilor de pastrare

Pe lângă copierea și lipirea datelor de la un fișier Excel la altul sau într-un fișier Microsoft Word, puteți crea și o legătură între două fișiere sau cărți de lucru care vor actualiza datele copiate în cel de-al doilea fișier dacă se schimbă datele originale.

De asemenea, este posibil să creați o legătură între o diagramă situată într-un registru de lucru Excel și un diapozitiv PowerPoint sau un document Word.

Un exemplu este prezentat în imaginea de mai sus unde datele dintr-un fișier Excel au fost legate de un document Word care ar putea fi folosit într-un raport.

În exemplu, datele sunt inserate în document ca tabel, care poate fi apoi formatat folosind toate funcțiile de formatare ale Word.

Acest link este creat utilizând opțiunea de legare a pastei . Pentru operațiile de legare la paste, fișierul care conține datele originale este cunoscut ca fișierul sursă, iar al doilea fișier sau registru de lucru care conține formula de legătură este fișierul destinație .

Legarea celulelor unice în Excel cu o formulă

Link-uri pot fi, de asemenea, create între celule individuale în registre de lucru Excel separate utilizând o formulă. Această metodă poate fi utilizată pentru a crea o legătură live pentru formule sau date, dar funcționează numai pentru celule individuale.

1. Faceți clic pe celula din registrul de lucru al destinației unde vor fi afișate datele;
2. Apăsați semnul egal ( = ) de pe tastatură pentru a porni formula;
3. Treceți la registrul de lucru sursă , faceți clic pe celula care conține datele care urmează să fie legate;
4. Apăsați tasta Enter de pe tastatură - Excel ar trebui să treacă înapoi la fișierul de destinație cu datele legate afișate în celula selectată;
5. Clicarea pe datele legate va afișa formula de legătură - cum ar fi = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 în bara de formula de deasupra foii de lucru .

Notă : semnele dolarului din referința celulei - $ A $ 1 - indică faptul că este o referință de celule absolută.

Inserați opțiunile de legătură în Word și Excel

Când lipiți o legătură pentru date, Word vă permite să alegeți formatul datelor conectate utilizând setările curente pentru fișierele sursă sau destinație. Excel nu oferă aceste opțiuni, ci doar aplică automat setările curente de formatare în fișierul de destinație.

Legarea datelor între Word și Excel

1. Deschideți registrul de lucru Excel care conține datele care urmează să fie conectate (fișierul sursă )
2. Deschideți fișierul de destinație - fie un registru de lucru Excel sau un document Word;
3. În fișierul sursă evidențiați datele care trebuie copiate;
4. În fișierul sursă , dați clic pe butonul Copiere din fila Pagina de pornire a panglicii - datele selectate vor fi înconjurate de furnici de măturat;
5. În fișierul de destinație , dați clic cu indicatorul mouse-ului pe locul în care vor fi afișate datele legate; în Excel faceți clic pe celula care va fi în colțul din stânga sus al datelor lipite;
6. După cum se arată în imaginea de mai sus, faceți clic pe săgeata mică din partea inferioară a butonului Lipire din fila Acasă a panglicii pentru a deschide meniul drop-down Opțiuni
7. În funcție de programul de destinație, opțiunile de legare a pastei vor fi diferite:
   • În cazul cuvântului Word, legătura de lipire este localizată în meniul Opțiuni de lipire ;
   • Pentru Excel, legătura de lipire este localizată în meniul Alte opțiuni de lipire .
8. Alegeți opțiunea de lipire corespunzătoare;
9. Datele legate trebuie să apară în fișierul de destinație .

Note :

• Dacă ambele fișiere sunt deschise atunci când datele sunt actualizate în fișierul sursă , fișierul de destinație ar trebui să se actualizeze imediat.
• Dacă fișierul de destinație este închis când se schimbă datele sursă, datele din celulele de destinație se vor actualiza la următoarea deschidere a fișierului.
• Dacă fișierul sursă este închis atunci când fișierul de destinație este deschis, o casetă de alertă se poate deschide indicând documentul conține legături către fișiere externe și vă cere să actualizați / nu actualizați legăturile.

Vizualizarea formulei de legături în Excel

Modul în care este afișată formula de legătură se deosebește ușor între Excel 2007 și versiunile ulterioare ale programului.

• În Excel 2010 și versiunile ulterioare ale programului, dacă faceți clic pe datele legate în fișierul de destinație, o formulă precum = [Book1] Sheet1! A1 apare în bara de formula de deasupra foii de lucru;
• În Excel 2007, formula de legătură este afișată ca: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} în bara de formule.

Note:

• În formula din 2007, referința celulară absolută este scrisă în stilul R1C1 - care reprezintă coloana 1 rândul 1 și care este echivalent cu cel mai obișnuit stil de referință celulară SAS1
• În ambele formule, Book1 indică numele fișierului sursă

Vizualizarea informațiilor despre link-uri în MS Word

Pentru a vizualiza informații despre datele conectate - cum ar fi fișierul sursă, datele legate și metoda de actualizare:

1. Faceți clic dreapta pe datele conectate pentru a deschide meniul contextual;
2. Selectați Obiect de legătură legat de lucru> Legături ... pentru a deschide caseta de dialog Legături în Word;
3. Dacă există mai multe link-uri în documentul curent, toate linkurile vor fi afișate în fereastra din partea de sus a casetei de dialog;
4. Dacă faceți clic pe un link, veți afișa informații despre acel link aflat sub fereastră în caseta de dialog.

02 din 02

Inserați o legătură între diagrame în Excel și PowerPoint

Legarea diagramei cu inserarea legăturii în PowerPoint și Word

Așa cum am menționat, pe lângă crearea unui link pentru date sau formule text, este posibilă și utilizarea link-ului paste pentru a conecta o diagramă dintr-un registru de lucru Excel cu o copie într-un al doilea registru de lucru sau într-un fișier MS PowerPoint sau Word.

După conectare, modificările datelor din fișierul sursă se reflectă atât în ​​graficul original, cât și în copia localizată în fișierul de destinație .

Alegerea formatării sursei sau a destinației

Când lipiți o legătură între diagrame, PowerPoint, Word și Excel vă permite să alegeți formatul diagramei conectate utilizând tema actuală de formatare fie pentru fișierele sursă, fie pentru fișierele de destinație.

Legarea diagramelor în Excel și PowerPoint

Așa cum se arată în imaginea de mai sus, acest exemplu creează o legătură între o diagramă dintr-un registru de lucru Excel - fișierul sursă și un diapozitiv într-o prezentare PowerPoint - fișierul destinație .

1. Deschideți un registru care conține diagrama care trebuie copiată;
2. Deschideți fișierul de prezentare destinație;
3. În registrul de lucru Excel, faceți clic pe grafic pentru al selecta;
4. Faceți clic pe butonul Copiere din fila Acasă a panglicii din Excel;
5. Faceți clic pe diapozitivul din PowerPoint unde va fi afișată schema legată;
6. În PowerPoint, faceți clic pe săgeata mică din partea de jos a butonului de lipire - după cum se arată în imagine - pentru a deschide lista verticală;
7. Faceți clic pe pictogramele Utilizare temă destinație sau Păstrare formatare sursă din lista derulantă pentru a lipi graficul conectat în PowerPoint.

Note:

• Dacă cele două fișiere care conțin diagramele conectate sunt ambele deschise, modificările la datele sursă ar trebui să se actualizeze imediat în ambele diagrame.
  
• Când deschideți o prezentare PowerPoint care conține date legate, o cutie de alertă se poate deschide indicând o problemă potențială de securitate și vă întreabă dacă doriți să actualizați datele conectate.