Tutorial pentru baza de date Excel 2003

01 din 09

Vizualizarea bazei de date Excel 2003

Uneori trebuie să ținem evidența informațiilor și un loc bun pentru aceasta este într-un fișier de bază de date Excel. Indiferent dacă este vorba despre o listă personală de numere de telefon, o listă de contacte pentru membrii unei organizații sau o echipă sau o colecție de monede, cărți sau cărți, un fișier de bază de date Excel permite introducerea, stocarea și găsirea unor informații specifice.

Excel a construit instrumente care vă ajută să țineți evidența datelor și să găsiți informații specifice atunci când doriți. De asemenea, cu sutele de coloane și mii de rânduri, o foaie de calcul Excel poate conține o cantitate enormă de date.

De asemenea, consultați tutorialul corelat: Excel 2007/2010/2013 Pas cu pas Tutorial de baze de date .

02 din 09

Tabele de date

Formatul de bază pentru stocarea datelor într-o bază de date Excel este un tabel. Într-un tabel, datele sunt introduse în rânduri. Fiecare rând este cunoscut ca o înregistrare .

Odată ce a fost creat un tabel, instrumentele de date Excel pot fi utilizate pentru a căuta, sorta și filtra înregistrări în baza de date pentru a găsi informații specifice.

Deși există mai multe moduri în care puteți utiliza aceste instrumente de date în Excel, cel mai simplu mod de a face acest lucru este să creați o listă din datele dintr-un tabel.

Pentru a urma acest tutorial:

• introduceți datele așa cum este prezentat în imaginea de mai sus.

Sfat - Pentru a introduce rapid ID-ul studentului:

1. Introduceți primele două ID - ST348-245 și ST348-246 în celulele A5 și respectiv A6.
2. Evidențiați cele două numere de identificare pentru a le selecta.
3. Faceți clic pe mânerul de umplere și trageți-l în jos în celula A13.
4. Restul ID-ului studentului trebuie introduse corect în celulele A6 - A13.

03 din 09

Introducerea corectă a datelor

La introducerea datelor, este important să vă asigurați că sunt introduse corect. În afară de rândul 2 între titlul foii de calcul și titlurile coloanelor, nu lăsați alte rânduri goale la introducerea datelor. De asemenea, asigurați-vă că nu lăsați niciun fel de celule goale.

Erori de date, cauzate de introducerea incorectă a datelor, reprezintă sursa multor probleme legate de gestionarea datelor. Dacă datele sunt corect introduse la început, este mai probabil ca programul să vă dea rezultatele dorite.

04 din 09

Rândurile sunt înregistrări

După cum sa menționat, rândurile de date, într-o bază de date sunt cunoscute ca înregistrări. La introducerea înregistrărilor, țineți cont de aceste linii directoare:

• Nu lăsați rânduri goale în tabelul creat, nici chiar între titluri și primul rând de date.
• O înregistrare poate conține date despre un singur element specific.
• O înregistrare trebuie să conțină, de asemenea, TOATE datele din baza de date despre acel element. Nu pot exista informații despre un element în mai mult de un rând.
  

05 din 09

Coloanele sunt câmpuri

În timp ce rândurile dintr-o bază de date Excel sunt denumite înregistrări, coloanele sunt cunoscute sub denumirea de câmpuri . Fiecare coloană are nevoie de o rubrică pentru a identifica datele pe care le conține. Aceste titluri se numesc nume de câmpuri.

• Numele câmpurilor sunt folosite pentru a se asigura că datele pentru fiecare înregistrare sunt introduse în aceeași ordine.
• Asigurați-vă că toate datele dintr-o coloană sunt introduse utilizând același format. Dacă începeți să introduceți numere ca cifre (cum ar fi 10 sau 20), păstrați-le în sus. Nu schimbați o parte și introduceți numere ca cuvinte (cum ar fi zece sau douăzeci). Fii consistent.
• Nu lăsați coloane în tabel.

06 din 09

Crearea listei

Odată ce datele au fost introduse în tabel, acestea pot fi transformate într-o listă . Pentru a face acest lucru:

1. Evidențiați celulele A3 până la E13 în foaia de lucru.
2. Faceți clic pe Date> List> Create List din meniu pentru a deschide caseta de dialog Create List .
3. În timp ce caseta de dialog este deschisă, celulele A3 până la E13 din foaia de lucru trebuie să fie înconjurate de furnicile marșului.
4. Dacă furnicile marchate înconjoară intervalul corect de celule, faceți clic pe Ok din caseta de dialog Creare listă .
5. Dacă furnicile marching nu înconjoară intervalul corect de celule, evidențiați intervalul corect din foaia de lucru și apoi faceți clic pe Ok în caseta de dialog Creare listă .
6. Masa ar trebui să fie înconjurată de o margine întunecată și să fie adăugate săgeți în jos lângă fiecare nume de câmp.

07 din 09

Utilizarea instrumentelor bazei de date

Odată ce ați creat baza de date, puteți utiliza instrumentele aflate sub săgețile derulante de lângă numele fiecărui câmp pentru a sorta sau filtra datele.

Sortarea datelor

1. Faceți clic pe săgeata derulantă din dreptul numelui câmpului Nume ultim .
2. Faceți clic pe opțiunea Sortare ascendentă pentru a sorta baza de date în ordine alfabetică de la A la Z.
3. Odată sortit, Graham J. ar trebui să fie primul record din tabel și Wilson R. ar trebui să fie ultimul.

Filtrarea datelor

1. Faceți clic pe săgeata derulantă din dreptul numelui câmpului Program .
2. Faceți clic pe opțiunea Business pentru a filtra toți studenții, nu în programul de afaceri.
3. Faceți clic pe OK.
4. Numai doi studenți - G. Thompson și F. Smith ar trebui să fie vizibili deoarece sunt singurii doi înscriși în programul de afaceri.
5. Pentru a afișa toate înregistrările, faceți clic pe săgeata derulantă din dreptul numelui câmpului Program .
6. Faceți clic pe opțiunea Toate .
   

08 din 09

Extinderea bazei de date

Pentru a adăuga înregistrări suplimentare în baza de date:

• Un rând gol care conține un asterisc (celule A14-E14) este adăugat la baza bazei de date atunci când este creat.
• Date suplimentare pot fi adăugate în baza de date utilizând acest rând gol.
• Adăugați următoarele date:
  
  Cell - date
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Știință

09 din 09

Finalizarea formatării bazei de date

Notă : Acest pas implică utilizarea pictogramelor aflate pe bara de instrumente Formatare , care este situată în mod normal în partea de sus a ecranului Excel 2003. Dacă nu este prezent, citiți cum să găsiți barele de instrumente Excel pentru a vă ajuta să o localizați.

1. Evidențiați celulele A1 până la E1 în foaia de lucru.
2. Faceți clic pe pictograma Îmbinare și centru de pe bara de instrumente pentru formatare pentru a centraliza titlul.
3. Cu celulele A1 până la E1 încă selectate, dați clic pe pictograma Completați culoarea din Bara de instrumente de formatare (arată ca o vopsea) pentru a deschide lista derulantă pentru culoarea de fundal.
4. Selectați Sea Green din listă pentru a schimba culoarea de fundal a celulelor A1 - E1 până la verde închis.
5. Faceți clic pe pictograma Culoare font de pe bara de instrumente pentru formatare (este o literă mare "A") pentru a deschide lista verticală a culorilor de fonturi.
6. Alegeți Alb din listă pentru a schimba culoarea textului în celule A1 - E1 în alb.
7. Evidențiați celulele A2 - E2 în foaia de lucru.
8. Faceți clic pe pictograma Completare culoare din bara de instrumente pentru formatare pentru a deschide lista derulantă pentru culoarea de fundal.
9. Selectați Light Green din listă pentru a schimba culoarea de fundal a celulelor A2 - E2 pentru a aprinde verde.
10. Evidențiați celulele A3 - E14 pe foaia de lucru.
11. Selectați Format> AutoFormat din meniuri pentru a deschide caseta de dialog AutoFormat .
12. Alegeți lista 2 din lista de opțiuni pentru formarea celulelor A3 - E14.
13. Evidențiați celulele A3 - E14 pe foaia de lucru.
14. Faceți clic pe opțiunea Centericon din bara de instrumente Formatting pentru a centra aliniați textul în celulele A3 în E14.
15. În acest moment, dacă ați urmat corect pașii din acest tutorial, foaia dvs. de calcul trebuie să semene cu foaia de calcul prezentată în Pasul 1 al acestui tutorial.