Cum se creează o listă de date în Excel 2003

01 din 08

Gestionarea datelor în Excel

Uneori trebuie să urmărim informațiile. Ar putea fi o listă personală de numere de telefon, o listă de contacte pentru membrii unei organizații sau o echipă sau o colecție de monede, cărți sau cărți.

Indiferent de datele pe care le aveți, o foaie de calcul , cum ar fi Excel, este un loc minunat pentru a-l stoca. Excel a construit instrumente care vă ajută să țineți evidența datelor și să găsiți informații specifice atunci când doriți. De asemenea, cu sutele de coloane și mii de rânduri, o foaie de calcul Excel poate conține o cantitate enormă de date .

Excel este, de asemenea, mai simplu de folosit decât un program de baze de date cu drepturi depline, cum ar fi Microsoft Access. Datele pot fi introduse cu ușurință în foaia de calcul și, cu doar câteva clicuri ale mouse-ului, puteți sorta datele și puteți găsi ceea ce doriți.

02 din 08

Crearea de tabele și liste

Formatul de bază pentru stocarea datelor în Excel este un tabel. Într-un tabel, datele sunt introduse în rânduri. Fiecare rând este cunoscut ca o înregistrare .

Odată ce a fost creat un tabel, instrumentele de date Excel pot fi utilizate pentru a căuta, sorta și filtra filmele pentru a găsi informații specifice.

Deși există mai multe moduri în care puteți utiliza aceste instrumente de date în Excel, cel mai simplu mod de a face acest lucru este să creați o listă din datele dintr-un tabel.

03 din 08

Introducerea corectă a datelor

Primul pas în crearea unui tabel este să introduceți datele. Atunci când faceți acest lucru, este important să vă asigurați că este introdus corect.

Erori de date, cauzate de introducerea incorectă a datelor, reprezintă sursa multor probleme legate de gestionarea datelor. Dacă datele sunt corect introduse la început, este mai probabil ca programul să vă dea rezultatele dorite.

04 din 08

Rândurile sunt înregistrări

După cum sa menționat, rândurile de date sunt cunoscute ca înregistrări. La introducerea înregistrărilor, țineți cont de aceste linii directoare:

• Nu lăsați rânduri goale în tabelul creat, nici chiar între titluri și primul rând de date.
  
• O înregistrare poate conține date despre un singur element specific.
  
• O înregistrare trebuie să conțină, de asemenea, TOATE datele din listă despre acel element. Nu pot exista informații despre un element în mai mult de un rând.
  
• Pentru a crea o listă, un tabel de date trebuie să conțină cel puțin două înregistrări de date.

05 din 08

Coloanele sunt câmpuri

În timp ce rândurile din tabel sunt denumite înregistrări, coloanele sunt cunoscute sub formă de câmpuri . Fiecare coloană are nevoie de o rubrică pentru a identifica datele pe care le conține. Aceste titluri se numesc nume de câmpuri.

• Numele câmpurilor sunt folosite pentru a se asigura că datele pentru fiecare înregistrare sunt introduse în aceeași ordine.
  
• Asigurați-vă că toate datele dintr-o coloană sunt introduse utilizând același format. Dacă începeți să introduceți numere ca cifre (cum ar fi 10 sau 20), păstrați-le în sus. Nu schimbați o parte și introduceți numere ca cuvinte (cum ar fi zece sau douăzeci). Fii consistent.
  
• Nu lăsați coloane în tabel.
  
• Pentru a crea o listă, tabelul trebuie să aibă cel puțin două coloane.

06 din 08

Crearea listei

Odată ce datele au fost introduse în tabel, acestea pot fi transformate într-o listă . Pentru a face acest lucru:

1. Selectați o singură celulă din tabel.
   
2. Alegeți Listă> Creare listă din meniu pentru a deschide caseta de dialog Creare listă .
   
3. Caseta de dialog prezintă gama de celule care urmează să fie incluse în listă. Dacă tabela a fost creată corect, Excel va selecta de obicei intervalul corect.
   
4. Dacă selecția intervalului este corectă, faceți clic pe OK .

07 din 08

Dacă gama listă este incorectă

Dacă, dintr-o anumită șansă, intervalul afișat în caseta de dialog Creare listă este incorectă, va trebui să selectați din nou gama de celule folosite în listă.

Pentru a face acest lucru:

1. Faceți clic pe butonul de returnare din caseta de dialog Creare listă pentru a reveni la foaia de lucru.
   
2. Caseta de dialog Creare listă se micșorează la o cutie mică și gama actuală de celule poate fi văzută pe foaia de lucru înconjurată de furnicile marching.
   
3. Trageți selecția cu mouse-ul pentru a selecta intervalul corect de celule.
   
4. Faceți clic pe butonul de revenire din caseta de dialog Creare listă mică pentru a reveni la dimensiunea normală.
   
5. Faceți clic pe OK pentru a termina lista.

08 din 08

Lista

Odată creat,

• lista va avea o margine întunecată în jurul acesteia.
  
• Vor apărea săgeți în jos în dreptul fiecărui nume de domeniu care deschide meniurile derulante atunci când se face clic pe acesta.
  
• Meniurile derulante conțin opțiuni pentru sortarea listei cu oricare dintre numele câmpurilor și pentru căutarea în listă a înregistrărilor care corespund anumitor criterii.
  
• Un rând gol care conține un asterisc este adăugat în partea de jos a listei. Date suplimentare pot fi adăugate la listă utilizând acest rând nou.